Pustakawan Tunggal (One-Person Librarian): Belajar dari Perpustakaan ELSAM

Dunia Perpustakaan | Apakah anda bekerja sebagai seorang pustakawan secara sendirian, baik di perpustakaan sekolah, perpustakaan instansi, perpustakaan khusus dan lainya?

Jika iya, maka tulisan yang sedang anda baca ini sangat cocok, karena tulisan yang ditulis oleh Hendro Wicaksono ini membahas tentang hal tersebut. Tulisan ini sebelumnya sudah pernah dimuat di Majalah Visi Pustaka Edisi : Vol. 15 No. 1 - April 2013.

ilustrasi: canberratimes.com.au

Abstrak

One-person librarian diakui sebagai salah satu jenis kepustakawanan yang secara entitas makin meningkat jumlahnya. Dibanyak negara seperti Australia, Jerman dan Amerika Serikat, solo librarianship mempunyai organisasi profesi tersendiri karena jumlahnya yang signifikan. Ini masuk akal karena di negara maju biaya untuk membayar SDM memang mahal.

Di Indonesia tren ini juga sudah lama marak. Hanya saja masih jarang diekspos dan tidak ada organisasi profesi khusus. Organisasi profesi pustakawan yang ada di Indonesia pun masih belum punya perhatian terhadap solo librarian. Artikel ini mencoba membahasone-person librariandaribest practiceyang sudah lama dilakukan perpustakaan ELSAM.

Perpustakaan ELSAM diambil sebagai contoh karena sudah melakukan one-person librarian sejak lama (lebih dari 10 tahun) dan beberapa kali menjadi tempat penelitian skripsi bagi dua skripsi di Universitas Indonesia yang membahas terkait one-person librarian.

Diharapkan artikel ini bisa menjadi sumber inspirasi bagi one-person librarian untuk terus menjadi lebih baik dalam mengelola perpustakaannya.

Pendahuluan

Di berbagai instansi swasta maupun pemerintah, salah satu jenis perpustakaan yang banyak dibangun adalah perpustakaan berskala kecil atau small librarianship. Khusus lembaga swasta biasanya lebih ketat dalam penggunaan dana.

Dikelola hanya oleh satu orang pustakawan, biasa disebut one-man-show librarian atau yang lebih populer dan resmi seperti solo librarian atau one-person librarian (One-person librarian). Dalam hal ini tantangannya jelas banyak dan hampir sama; manajemen waktu, kemampuan bekerja multitasking, sulitnya menghadiri kegiatan profesi diluar waktu kerja dan lain-lain.

Diluar semua keterbatasan yang ada itulah One-person librarian mempunyai tantangan khas tersendiri. Karena One-person librarian dituntut lebih mandiri, berani berinovasi, fast learning skill, cakap berkomunikasi dan bekerja diluar pakem-pakem pengelolaan perpustakaan yang konvensional. Dalam banyak kasus One-person librarian yang potensial seringkali mampu meraih capaian karir yang lebih baik.

Tulisan ini coba membahas lebih dalam tentang one-person librarian di Perpustakiaan ELSAM serta melihat studi kasusnya. Metode yang dilakukan adalah melakukan studi literatur dan mewawancarai pustakawan di sana.

Pustakawan Tunggal (One-person Librarian)

Istilah one-person librarian diperkenalkan pertama kali oleh Guy St. Clair –yang juga pendiri newsletter One-Person Librarian– pada tahun 1972, pada konferensi Special Libraries Association di Boston. Istilah one-person librarian sekarang lebih dikenal dengan solo librarianship (Wilson, 2003).

Sekilas solo librarian dapat diartikan seseorang atau individu yang melakukan semua pekerjaan. One-person library juga biasa didefinisikan sebagai: dimana semua pekerjaan dilakukan oleh satu pustakawan. Definisi yang lebih spesifik oleh Special Libraries Association (SLA): “the isolated librarian or information provider who has no professional peers within the immediate organization”.

Bisa diartikan sebagai seorang pustakawan yang berada di suatu lembaga informasi atau perpustakaan yang tidak memiliki staf profesional atau asisten dalam mengelola perpustakaan. One-person librarian bisa saja merupakan tenaga perpustakaan profesional ataupun non-profesional. Apabila dia merupakan tenaga non- profesional, maka dia merupakan satu-satunya tenaga perpustakaan.

One-person librarian bisa saja memiliki asisten. Bisa disebut tenaga sukarela atau tenaga paruh waktu. Kendati one-person librarian itu sendiri merupakan satu-satunya tenaga perpustakaan profesional yang ada di perpustakaan tersebut. (Yamini, 2007).

Sebuah perpustakaan dikelola oleh one-person librarian karena berbagai alasan.

Pertama, organisasi  induknya yang baru saja didirikan dan belum mengetahui dengan pasti berapa  jumlah staf yang dibutuhkan untuk mengelola perpustakaannya.

Kedua, kondisi keuangan organisasi induk yang buruk atau kurangnya dukungan manajemen perpustakaan, yang memungkinkan adanya pengurangan jumlah tenaga perpustakaan hingga hanya ada seorang pustakawan dalam perpustakaannya.

Ketiga, kebijakan perpustakaan itu sendiri yang hanya membutuhkan seorang pustakawan yang terlatih untuk melayani kebutuhan informasi dari organisasi induknya dengan lebih efisien. One-person librarian memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dari pustakawan biasa yang memiki rekan kerja dalam mengelola perpustakaan.

Beberapa karakteristik dari one-person librarian yang membedakannya dari pustakawan biasa menurut Judith A. Siess adalah:

1. One-person librarian biasanya mengelola perpustakaan khusus yang tidak memiliki koleksi dan sumber informasi yang terlalu luas. Beberapa juga terdapat di perpustakaan sekolah, rumah sakit, lembaga hukum dan lain-lain.
2. One-person librarian melakukan semua tugas pustakawan dalam mengelola perpustakaannya. One-person librarian bisa jadi memiliki asisten paruh waktu atau asisten bersih-bersih, tetapi hanya one-person librarian yang merupakan pustakawan dalam perpustakaan tersebut.
3. One-person librarian tidak memiliki rekan kerja. Dia memiliki tugas dan pekerjaan yang sama seperti dapat dimintai bantuan, saran, atau bercerita.
4. One-person librarian biasanya bekerja atau berada di bawah pengawasan seorang atasan yang bukan pustakawan atau tidak memiliki latar belakang ilmu perpustakaan dan tidak banyak mengetahui mengenai pekerjaan one-person librarian.
5. Keadaan keuangan organisasi yang tidak baik atau memang kebutuhan perpustakaan itu sendiri sesuai kebijakan organisasi merupakan penyebab munculnya one-person librarian yang paling sering dijumpai.

Menurut St. Clair dan Williamson, hal yang paling menonjol dari one-person librarian adalah kemandiriannya dalam mengerjakan seluruh tugasnya. Kemandirian ini bisa menjadi hal yang positif bagi one-person librarian dan dapat menjadi hal yang negatif.

Siess (2006) menyatakan bahwa untuk menjadi one-person librarian diperlukan sifat dan kemampuan antara lain fleksibel dan kreatif, inisiatif, mau mencoba hal yang baru dan tidak takut untuk mengambil resiko, percaya diri pada kemampuan sendiri, mau membagi informasi kepada pemakai dan kolega, mampu beradaptasi dalam berkerja seorang diri, mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun melalui tulisan, mampu berpikir analitis, memiliki wawasan yang luas, mampu mengatur waktunya sendiri, memiliki selera humor dan kesabaran.

Di akhir tahun 1980-an One-Man Group dibentuk sebagai bagian dari ASLIB (Association of Special Libraries and Information Bureaux). Dan pada tahun 1991 The Solo Librarians Caucus menjadi divisi penuh dari SLA dan Judith Siess sebagai ketuanya yang pertama.

Peresmian divisi baru pada tubuh organisasi SLA ini memacu One-person librarian lain di seluruh dunia untuk bergabung pada organisasi pustakawan di negaranya masing-masing, seperti di Australia dan Jerman.

Tahun 1995 di Australia, One-Person Australian Librarians (OPAL) menjadi bagian dari the Australian Library and Information Association (ALIA). Tahun 1997 di Jerman, One-person librarian Kommission resmi menjadi bagian dari Verein der Diplom-Bibliothekare (Yamini, 2007).

Pasca krisis ekonomi one-person librarian makin sering ditemukan dengan alasan untuk merampingkan organisasi dan menghemat anggaran. Dapat ditemukan di perpustakaan khusus – utamanya di korporat (swasta), perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi (biasanya perpustakaan jurusan).

Perpustakaan ELSAM

Lembaga Studi dan Advokasi Masyarakat (Institute for Policy Research and Advocacy), disingkat ELSAM, adalah organisasi advokasi kebijakan, berbentuk perkumpulan. ELSAM berdiri sejak Agustus 1993 di Jakarta.

Tujuan didirikannya ELSAM untuk turut berpartisipasi dalam usaha menumbuhkembangkan, memajukan dan melindungi hak-hak sipil politik serta hak-hak asasi manusia pada umumnya – sebagaimana diamanatkan oleh konstitusi UUD 1945 dan Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia Perserikatan Bangsa-Bangsa.

Sejak awal, semangat perjuangan ELSAM adalah membangun tatanan politik demokratis di Indonesia melalui pemberdayaan masyarakat sipil lewat advokasi dan promosi hak asasi manusia (HAM).

Perpustakaan ELSAM adalah perpustakaan yang mengoleksi literatur yang berkaitan dengan wacana hak asasi manusia kontemporer, hak sipil politik (sipol) dan hak ekonomi sosial budaya (ekosob), hukum pidana, keadilan di masa transisi (transitional justice), serta konflik dan kekerasan struktural.

Koleksi berupa buku tercetak dan downloadable e-book, prosiding, laporan, jurnal, rekaman suara dan gambar, peraturan perundang-undangan, dan dokumen persidangan terkait dengan Pengadilan HAM. Sampai saat ini koleksi yang terdata sekitar 5.000 judul dan telah digunakan oleh peneliti, akademisi, mahasiswa semua strata, dan siswa sekolah menengah.

Misi utama perpustakaan Elsam adalah “menjadi pusat pengetahuan yang menyediakan data komprehensif mengenai hak asasi manusia dalam berbagai bentuk bahan pustaka”. Perpustakaan Elsam adalah perpustakaan khusus, dalam arti mempunyai kekhususan dalam koleksi dan pengguna.

Kekhususan ini berimplikasi pada kebijakan akuisisi dan kegiatan sirkulasi bahan pustaka. Untuk kepentingan sosialisasi gagasan dan membangun kesiagaan (awareness) terhadap penegakan hak asasi manusia, perpustakaan juga mengkoleksi film-film dokumenter yang didalamnya mengandung nilai-nilai bermuatan isu hak asasi manusia.

Pustakawan di perpustakaan ELSAM bernama Triana Dyah, S.S. (biasa dipanggil Ana) yang secara resmi merupakan Kepala Divisi Informasi dan Dokumentasi. Ana bertanggung jawab atas perencanaan dan implementasi semua program yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan dokumentasi ELSAM. Meraih gelar sarjana di bidang Ilmu Perpustakaan dari Universitas Indonesia, pada tahun 2001.

Selain aktif mengikuti seminar-seminar mengenai pengembangan perpustakaan, Ana juga berpartisipasi dalam Kursus HAM untuk Pengacara yang diselenggarakan oleh ELSAM untuk memperdalam pemahaman tentang HAM dan program-program ELSAM. Pernah mengikuti International Human Rights Training Programme di Montreal Kanada danHuman Rights Training for Indonesian Agencies di New Zealand.

One-person Librarian di Perpustakaan ELSAM

Wawancara ke Perpustakaan ELSAM dilakukan tanggal 8 Oktober 2012. Dengan kunjungan dan wawancara sekitar 90 menit.

Ketika ditanyakan apa yang menjadi tanggungjawab pekerjaannya sekarang, Ana menjawab bahwa dia melakukan banyak hal. Ana sangat mencintai profesinya sebagai pustakawan. Passion-nya pada dunia tersebut diwujudkan dengan aktifnya Ana di pengembangan perpustakaan, khususnya di dunia nirlaba.

Bersama beberapa pustakawan lembaga swadaya masyarakat, Ana membentuk ‘Ruang Pustaka’ wadah berbagi pengetahuan dan keterampilan kepustakawanan yang  aktif memberi pelatihan-pelatihan pengelolaan perpustakaan sederhana.

Selain itu Ana juga dipercaya dalam berbagai kegiatan ditempatnya bekerja, baik sebagai pimpinan proyek atau support. Ana menambahkan secara administratif kerja di ELSAM tidak terlalu ketat karena sistem kerja berdasarkan program yang dibuat sehingga mengerjakan dua pekerjaan dengan jobdesk yang berbeda sangat dimungkinkan dengan pertimbangan bahwa jabat rangkap ini tidak terlalu menyita waktu dan tidak ada pekerjaan yang dikesampingkan.

Latar belakang Ana menjabat sebagai sekretaris redaksi awalnya pada setiap rapat program diharapkan ada satu orang internal yang bertugas untuk mencatat hasil rapat atau yang biasa disebut notulen, dan berhubung pada saat itu tidak ada orang lain dan Ana termasuk staf yang paling muda, maka ia yang ditugaskan menjadi notulis.

Makin lama, setiap ada rapat program Ana ditugaskan menyiapkan dan mengatur rapat, pencatatan hasil rapat dan kemudian mendistribusikan hasil notulen itu ke setiap staf ELSAM, Ana juga mulai mengurusi surat-menyurat internal untuk program. Sejak itulah jabatannya bertambah menjadi sekretaris redaksi ELSAM.

Yang dibutuhkan dari Ana bukan hanya kemampuan untuk mengolah koleksi yang dimiliki oleh ELSAM tapi juga Ana dituntut untuk bisa mengerti tentang konten hak asasi manusia dan segala aspek yang berkaitan dengannya.

Ana mengatakan bahwa one-person librarian di ELSAM merupakan kebijakan dan kultur organisasi. Pihak manajemen merasa perpustakaan bisa dikelola oleh satu orang pustakawan.

Ana juga menambahkan bahwa kondisi keuangan LSM yang relatif terbatas dan pengeluaran ekstra hati-hati karena tergantung lembaga donor. Perpustakaan di ELSAM juga relatif masih berusia muda dibanding unit kerja yang lain dengan jumlah koleksi yang relatif lebih terbatas. Karenanya penambahan staf harus sangat diperhitungkan.

Selain mengelola perpustakaan, Ana saat ini juga diberi tanggungjawab sebagai sekretaris redaksi bulletin ASASI yang diterbitkan oleh ELSAM. Ana mengatakan, karena kurangnya SDM yang ada di ELSAM, kadang Ana bertugas menjadi sekretaris program-program ELSAM yang sedang berjalan.

Pekerjaan pustakawan yang relatif terbatas di ELSAM, tuntutan organisasi, membuat Ana mendapatkan tanggungjawab tambahan seperti: menjadi sekretaris program, ikut terlibat aktif dalam program dan kegiatan yang dijalankan oleh ELSAM, penanggung jawab bidang acara untuk kegiatan seminar yang dijalankan ELSAM .

Ana mengatakan bahwa saat ini praktis pekerjaan sebagai pustakawan hanya dilakukan sekitar 20% dari waktu kerjanya. Tuntutan yang ada di organisasi menuntutnya agar mampu bekerja multitasking.

Pengelolaan perpustakaan pun masih dilakukan meski tidak lagi menghabiskan sebagian besar waktunya. Pekerjaan seperti: pengadaan, pengkatalogan, deskripsi bibliografi, pencarian informasi secara online, sirkulasi, layanan referens, menentukan kebijakan dan anggaran, sampai membersihkan perpustakaan jika diperlukan.

Biasanya pagi hari Ana ada di perpustakaan untuk merapikan perpustakaan seperti shelving, mengolah koleksi, dan tugas administrasi lainnya. Biasanya menjelang siang hari Ana sudah mulai disibukkan dengan ragam tugas diluar perpustakaan.

Karenanya untuk layanan sirkulasi Ana menyerahkan sepenuhnya kepada kejujuran pengguna. Siapapun staf ELSAM yang ingin meminjam koleksi diharapkan kejujurannya untuk mengisi buku catatan peminjaman dan mengembalikannya ketika sudah selesai menggunakannya.

Untuk memudahkan pekerjaan administrasi diperpustakaan, Ana memutuskan untuk menggunakan aplikasi SliMS/Senayan. SLiMS digunakan mayoritas untuk kebutuhan pengolahan koleksi seperti: pengatalogan, cetak barcode dan label. Sedangkan modul keanggotaan dan sirkulasi tidak digunakan karena layanan sirkulasi dilakukan secara mandiri dengan mencatat pada buku peminjaman.

Perpustakaan ELSAM juga terbagi menjadi 2 ruangan, yaitu: ruangan pustakawan yang relatif kecil dan ruangan pemakai. Terdapat meja yang bisa digunakan dengan duduk lesehan, jadi tanpa kursi. Tidak ada komputer untuk OPAC dan pengguna relatif tidak terlalu kesulitan mencari koleksi karena jumlahnya yang relatif sedikit. Untuk meningkatkan wawasannya tentang kepustakawanan, Ana mendapatkan dari banyak hal.

Jaringan dengan pustakawan di berbagai LSM serta metode diskusi secara online di mailing list, media sosial seperti Facebook dan Twitter, serta chatting. Diakuinya dulu dia sulit meninggalkan kantor karena layanan perpustakaan akan terganggu jika dia tidak ada.

Tetapi sejak diterapkannya sistem peminjaman mandiri, Ana bisa lebih mudah meninggalkan perpustakaan untuk mengikuti berbagai macam kegiatan diluar baik yang terkait dengan peningkatan kompetensi ataupun pekerjaan kantor lainnya diluar urusan perpustakaan.

Praktis untuk layanan di perpustakaan ELSAM masih relatif tradisional seperti: sirkulasi dan fotokopi. Model seperti current awareness service relatif lebih jarang karena biasanya by-project, tidak setiap hari ada. Ana menambahkan bahwa saat ini sulit bagi dia mengembangkan layanan lain karena:

1. Organisasi tidak keberatan dengan layanan perpustakaan yang ada.
2. Tugas non-perpustakaan yang sekarang mendominasi waktunya (80%).
3. Tidak ada kebutuhan secara eksplisit untuk menambahkan jenis layanan baru di perpustakaan apalagi jika itu tidak menjadi prioritas organisasi.

Ada banyak tantangan yang dihadapi Ana sekarang. Misal: makin menumpuknya buku baru yang harus diolah. Buku baru terus datang sedangkan alokasi waktunya dirasa sangat sedikit sekali.

Salah satu strategi untuk itu, setiap buku yang datang diinput dulu ke SLiMS, diberikan nomor barcode dan label (nomor panggil). Kemudian jika ada waktu baru dilakukan klasifikasi lebih detail. Itupun seringkali sulit dilakukan karena (lagi-lagi) waktu.

Mungkin masalah minimnya waktu untuk mengelola perpustakaan menjadi kendala umum di perpustakaan dengan model one-person librarian. Karena biasanya pustakawan tidak hanya melakukan (hampir) semuanya mandiri tetapi sebagian juga dituntut bisa melakukan pekerjaan diluar urusan perpustakaan dalam waktu yang bersamaan (multitasking).

Di ELSAM bahkan lumayan ekstrim, waktu pustakawannya untuk mengelola hanya tinggal 20%. Sesuatu yang luar biasa yang hanya bisa dicapai dengan sistem yang sudah relatif tertata baik, dukungan manajemen dan pengguna/pemustaka yang mau belajar dan bisa diajak kerjasama.

Ana sudah bekerja di ELSAM 10 tahun lebih sejak 2001. Sampai sekarang Ana mengatakan masih betah bekerja disana karena beberapa alasan.

Pertama, waktu kerja yang relatif fleksibel, tidak dikungkungi dengan kewajiban presensi yang kaku. Sehingga memudahkannya ketika ada urusan keluarga yang mendesak.

Kedua, lingkungan dan kultur kerja yang saling menghargai dan memberikan peluang mengembangkan potensi diri diluar urusan perpustakaan. Ana mengaku urusan perpustakaan saja bisa membosankan dan dia butuh tantangan baru. Apalagi Ana mengaku dia suka belajar dan suka dengan bidang yang digeluti oleh LSM tempat dia bekerja.

Penutup

Menurut St Clair dan Williamson (1992), beberapa sebab adanya One-Person Librarian adalah karena:

1. Kebutuhan inkorporasi (Incorporated Need). Di beberapa jenis institusi dan organisasi, dibutuhkan perpustakaan atau pusat informasi yang dibangun dari awal untuk menyediakan layanan informasi dan riset bagi mereka yang bekerja di institusi tersebut. Contoh: sekelompok dokter yang akan mendirikan rumah sakit, agar mampu bekerja dengan baik dengan tantangan kerja yang beragam, menambahkan layanan perpustakaan dan informasi dirumah sakit tersebut.
2. Kebutuhan yang ditemukan (Discovered need). Contoh: sebuah organisasi yang memiliki banyak cabang, biasanya ketika akumulasi dan kebutuhan informasi sudah semakin membesar, akan menyadari perlunya layanan perpustakaan dan informasi.
3. Kebutuhan negatif (Negative need). Situasi dimana sebuah organisasi, disebabkan kondisi (bisnis) yang tidak menguntungkan, kemudian memutuskan operasional one-person library disebabkan ketidakmampuan untuk membiayai pustakawan lebih dari satu orang dan harus melepas (PHK) pustakawan lainnya.
4. Kebutuhan minimal (Minimal need). Beberapa organisasi hanya membutuhkan layanan perpustakaan minimal. Biasanya organisasi dengan perpustakaan berskala kecil. Contoh: perpustakaan di kantor hukum dengan dua atau tiga partners dan seorang sekretaris.

Menjadi one-person librarian tidaklah mudah meski sebagian orang mungkin memandangnya berbeda. Sering kali membutuhkan usaha lebih karena dituntut mampu memecahkan banyak permasalahan secara mandiri. Ada beberapa karakteristik yang sebaiknya dipelajari.

Rasa percaya diri. Dalam bidang apapun, rasa percaya diri terhadap kemampuan diri dan kekuatan profesional merupakan kunci kesuksesan. John Nathan, seorang pembuat film dan pelaku bisnis, mengatakan:

Saya sudah pernah bertemu dengan beragam orang dengan pemikiran hebat dan orisinal. Apa yang saya lihat, orang-orang seperti itu seperti tersekat dengan kekurangan kepercayaan akan diri sendiri, padahal itu merupakan sumber kekuatan buat orang menguasai dunianya.

Rasa percaya diri membuat orang bisa mengartikulasikan visinya, menjadi energi untuk merealisasikan semua detail. Termasuk membujuk dan melakukan tindakan persuasif. Rasa percaya diri merupakan sumber energi luar biasa.

Ada beberapa karakteristik dasar terkait kemampuan mandiri sebagai seorang one-person librarian:

• Kemampuan untuk melakukan penilaian secara jujur dan obyektif.
• Teliti.
• Mampu memotivasi diri sendiri.
• Mampu bekerja sendiri atau dalam tim.
• Punya pemahaman tentang bisnis dan pengetahuan dari badan induknya.
• Standar pencapaian yang berkualitas tinggi.
• Skill sosial yang memadai.
• Skill Kemas Ulang Informasi.

Ada banyak hal positif yang bisa dipelajari dari sepak terjang Ana sebagai one-person librarian di ELSAM. 

Pertama, Ana punya ambisi yang kuat untuk mengembangkan potensi diri. Mau belajar dengan hal-hal baru dan berjejaring dengan kolega dari berbagai unit kerja dan LSM.

Kedua, Ana membangun layanan sirkulasi mandiri dimana pengguna meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan tanpa dibantu dan diawasi oleh pustakawan. Tentu untuk membangun kultur ini Ana harus melakukan edukasi pemakai yang cukup.

Keuntungan dari layanan sirkulasi mandiri adalah tanpa adanya keberadaan fisik Ana di perpustakaan, layanan minimal perpustakaan bisa berjalan. Ana juga bisa melakukan pengembangan diri yang terkadang harus dilakukan diluar kantor.