Analisis Perbedaan AACR2 dan RDA

Dunia Perpustakaan | Sebagai pustakawan atau mahasiswa ilmu perpustakaan, tentunya memahami AACR2 dan RDA sudah menjadi kebutuhan dan keharusan. Pada jurnal yang berjudul “Analisis Perbedaan AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules 2nd Edition) dan RDA (Resources Description and Access)” dibahas secara lengkap terkait dengan Perbedaan AACR2 dan RDA.

A. Pendahuluan

Perpustakaan merupakan sebuah ruangan dari sebuah gedung ataupun yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca (Sulistyo-Basuki, 1991:3).

Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia (Perpustakaan, 2012).

Jadi perpustakaan merupakan lembaga informasi yang berfungsi mengelola, menyimpan dan menyajikan informasi bagi kebutuhan penggunanya. Dalam menyajikan informasi, perpustakaan menyediakan alat telusur informasi yang dinamakan katalog.

Katalog adalah alat telusur yang disediakan oleh perpustakaan. Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit dan lain-lain. Katalog juga merupakan presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subjek) koleksi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tersebut yang disusun secara sistematis.

ilustrasi

Sesuai perkembangan perpustakaan, ada beberapa bentuk katalog, yaitu

1. katalog buku,
2. katalog berkas, merupakan katalog kumpulan kertas,
3. katalog kartu, yaitu kartu katalog berukuran 7,5 cm x 12,5 cm kemudian kartu katalog dijajarkan dalam laci katalog,
4. katalog komputer (Online Public Access Catalog), yaitu katalog terbacakan komputer.

Katalog berfungsi sebagai wakil karya dari bahan pustaka yang disusun dengan susunan tertentu. Wakil ini mengarah kepada susunan yang ada di rak.

Dalam penelusuran informasi katalog juga berfungsi sebagai bantuan penemuan informasi yang tepat. Penelusuran dengan menggunakan katalog mengarahkan penelusur menemukan informasi yang tepat.

Jika sistem penelusuran tidak menggunakan katalog, maka penelusuran informasi membutuhkan waktu dalam menemukan informasi yang tepat bagi penelusur. Oleh karena itu, katalog dibutuhkan pada sistem penelusuran informasi.

Dalam hal katalog, perpustakaan memiliki pedoman peraturan yang harus dipatuhi dalam pembuatan katalog. Pedoman ini berlaku secara internasional dirumuskan oleh organisasi perpustakaan internasional.

Pedoman peraturan itu dinamakan AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules 2nd Edition).

AACR2 merupakan pedoman pengatalogan dunia perpustakaan yang dirumuskan pada tahun 1967. Pedoman katolog itu disesuaikan dengan berbagai amandemen dengan tujuan penyempurnaan katalog.

AACR2 mempedomani pengatalogan dari jenis bahan pustaka konvensional (koleksi tercetak dan audiovisual). Namun, seiring dengan perkembangan informasi global, pedoman katalog AACR2 tidak mampu mendukung lagi.

Hal ini disebabkan oleh berbagai kekurangan, seperti ketidakmampuan AACR2 menampung informasi (jenis bahan pustaka digital) yang berkembang di masa kini oleh perkembangan perpustakaan dan informasi.

Kekurangan tersebut mendorong organisasi perpustakaan, yakni International Federation Library Asosiasion (IFLA), American Library Asosiasion (ALA) , British Library, dan Library of Congress untuk merancang pedoman pengatalogan baru. Pedoman pengatalogan baru itu disebut dengan RDA (Resources Description and Access).

RDA merupakan pedoman pengatalogan yang dirumuskan untuk menggantikan AACR2 yang tidak mampu menampung perkembangan dunia informasi.

RDA tidak hadir dalam bentuk cetak seperti AACR2 tetapi hadir dengan versi web-based tool. RDA dapat menampung semua jenis bahan pustaka baik itu dalam jenis tercetak maupun digital.

RDA berkonsep pada Functional Requirement Bibliographic Record (FRBR) yang memilki empat konsep dalam mengindentifikasi bahan informasi, yaitu work, relationship, expression, dan item.

Dengan lahirnya RDA dalam dunia perpustakaan, muncul pertanyaan bagaimana perbedaan antara RDA dan AACR2?

Beranjak dari pertanyaan itu dalam makalah ini dibahas tentang perbedaan tersebut.

Berdasarkan uraian diatas, tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan perbedaan AACR2 dan RDA.

B. Pembahasan

AACR2 merupakan pedoman pengatalogan yang hadir dalam dunia perpustakaan pada tahun 1967.

AACR2 dalam perkembangannya telah banyak melakukan amandemen-amandemen sesuai perkembangan bahan pustaka, namun di masa sekarang dengan berkembangnya jenis bahan pustaka dan pengaruh teknologi, AACR tidak mampu lagi mengiringi perkembangan tersebut.

Dengan hal tersebut organisasi di bidang perpustakaan merancang pedoman pengatalogan yang mampu menampung perkembangan jenis bahan pustaka. Pedoman yang dihasilkan dinamakan RDA (Resourses Description and Acces).

RDA merupakan pengatalogan yang hadir untuk menggantikan AACR2 yang tidak mampu lagi menampung perkembangan jenis bahan pustaka.

RDA tidak lagi hadir dalam versi cetak seperti AACR2 tetapi dalam versi web-based tool, dengan pedoman pengatalogan baru RDA terdapat beberapa perbedaan dengan AACR2

Perbedaan ini dapat dilihat pada tabel berikut.

Baca selengkapnya dalam format pdf berikut, untuk download full pdf ada di bagian bawah ini (jika versi pdf tidak muncul, silahkan refresh atau ganti browser).

Sumber: Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1, No. 1, September2012, Seri C

Peran Pustakawan Dalam Pengembangan Institutional Repository: SebuahTantangan

Dunia Perpustakaan | Pustakawan memiliki tanggungjawab yang besar dalam hal sistem pengelolaan perpustakaan itu sendiri. Salah satu bagian yang tidak luput dari tanggungjawab seorang pustakawan yaitu terkait dengan pengembangan institutional Repository.

Tulisan berjudul "Peran Pustakawan Dalam Pengembangan Institutional Repository: Sebuah Tantangan", ini mengulas banyak hal yang terkait dengan pengembangan Institutional Repository di sebuah perpustakaan.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 16 No. 1 - April 2014

Abstrak

Sumber daya perpustakaan terus berubah, menurut Saw and Todd perubahan tersebut di dorong oleh teknologi, perilaku pemustaka, profil angkatan kerja dan angkatan kerja antar generasi. Perubahan harus dapat diadaptasi oleh pustakawan dengan baik agar pemustaka tetap mengandalkan perpustakaan sebagai sumber informasi/pengetahuan baginya.

Teknologi informasi dan komputer menjadi salah satu faktor perubah yang sangat dominan. Akuisisi, penyimpanan, akses, desiminasi, sampai konservasi informasi/pengetahuan dilakukan dengan TIK. Dengan alat bantu berupa  ontologi dan manajemen pengetahuan pustakawan akan lebih mudah dalam memahami seluk beluk institutional repository dan melibatkan diri pada pengembangannya.

Komponen ontologi dapat menunjukkan hubungan antara unit-unit yang ada pada suatu perguruan tinggi dengan pengetahuan beserta berbagai aliran pengetahuan yang terjadi.

Data menunjukkan bahwa institutional repository di Indonesia belum dikelola dengan baik, dari 2.647 perguruan tinggi (PTN dan PTS) baru 42 (1,59%) yang masuk dalam daftar Ranking Web of Repositories.

Terdapat berbagai kendala yang menghadang pustakawan untuk terlibat dalam pengembangan institutional repository, diantaranya “sindrom autis” dan lemah dalam penguasaan TIK. Tetapi dengan pendekatan SECI model partisipasi pustakawan pada pengembangan institutional repository akan dapat terwujud.

Artikel Lengkap

Perpustakaan adalah institusi yang mengelola berbagai sumber informasi dalam bentuk tercetak atau digital. Sebagai institusi pengelola informasi perpustakaan mempunyai fungsi informasi, edukasi, rekreasi, pelestarian, deposit, dan penelitian (Martoatmojo, 2009: 1.10). Optimalisasi fungsi perpustakaan dari waktu ke waktu menjadi tantangan bagi orang yang berkecimpung di dalamnya.

Setiap periode waktu menghadirkan tantangan yang berbeda. Tantangan terbesar optimalisasi fungsi perpustakaan saat ini bagaimana menghimpun berbagai sumber informasi dan mendistribusikan informasi tersebut secara efektif dan efisien kepada pemustaka menggunakan teknologi mutakhir.  Jika tantangan ini terjawab dengan baik, berbagai manfaat dapat diperoleh oleh semua stakeholder perpustakaan.

Berbagai sumber daya perpustakaan terus berubah baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Menurut Saw dan Todd (2007) perubahan tersebut didorong oleh teknologi, perilaku pemustaka, profil angkatan kerja dan angkatan kerja antar generasi. Pemustaka mengalami perubahan perilaku dalam mencari informasi seiring dengan perubahan lingkungan yang melingkupinya.

Lingkungan tidak saja berpengaruh pada perilaku mereka tetapi juga berpotensi tinggi mempengaruhi laju dan kedalaman kemampuan belajar (Lozanov dalam Davidson, 2005) seseorang/pemustaka, serta sebagai salah satu komponen pembentuk kreativitas (Jhing & Shalley (Editor), 2008).

Perubahan-perubahan yang ada tersebut harus dapat diadaptasi dengan baik oleh pustakawan. Contoh akibat dari kurangnya langkah adaptasi pustakawan terhadap perubahan lingkungannya adalah larinya pemustaka ke sumber informasi lain atau ke lembaga/negara lain. Hal ini terungkap paska diadakannya International Summit Ikatan Ilmuwan Indonesia Internasional (I-4) 16 – 18 Desember 2010.

Menurut beberapa ahli/peneliti Indonesia yang sekarang melaksanakan aktivitasnya di luar negeri, seperti Ken Kawan Soetanto mengatakan bahwa ”orang-orang kini lebih percaya Google …” (Republika, 2010a), sedang Mulyoto Pangestu mengatakan ”… saya menyadari bahwa akses literatur yang berlimpah dan pengadaan prasarana penelitian mendukung iklim penelitian di Australia” (Republika, 2010b).

Gambaran di atas adalah kondisi yang diakibatkan oleh kurang responsifnya perpustakaan di Indonesia dalam menghadapi perubahan yang terjadi. Perkembangan teknologi informasi dan komputer telah berkembang cukup cepat beberapa dekade terakhir, tetapi adopsinya untuk perpustakaan belum optimal dan merata. Konsep baru yang lahir dari perkembangan teknologi informasi dan komputer yaitu institutional repository, tetapi adopsinya belum cukup menggembirakan.

Pengertian, Definisi dan Tujuan

Institutional Repository terdiri dari suku kata yaitu institutional dan repository. Institutional mempunyai arti kata bersifat kelembagaan, yang berhubungan dengan lembaga (Echols dan Shadily, 1995: 325 kol. 2).

Sedang repository dalam bahasa Inggris (Echols dan Shadily, 1995: 479 kol. 1) berarti sebagai tempat penyimpan (an)/gudang, sedang menurut Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Dagun, 2005: 959, kol. 2) kata repository berasal dari bahasa Latin (repositoria atau repositorium) artinya tempat untuk menyimpan barang-barang berharga di dalam candi, di dalam gereja Romawi kuno dan lain-lain.

Berdasarkan arti kata menurut kamus tersebut institutional repository secara sederhana diartikan sebagai tempat untuk menyimpan barang-barang berharga yang berhubungan dengan suatu lembaga.

Definisi tentang institutional repository (selanjutnya disingkat IR) menurut Lynch adalah “a set of services that a university offers to the members of its community for the management and dissemination of digital materials created by the institutions and its community members.” (Lynch, 2003: 2).

“seperangkat layanan yang ditawarkan universitas kepada anggota komunitasnya dalam mengelola dan diseminasi material digital yang diciptakan oleh institusi dan anggota komunitasnya.”

Definisi menurut Lynch tersebut berlaku pada lingkungan perguruan tinggi (Wheatly, 2004), karena secara implisit menyebutkan universitas/perguruan tinggi dan komunitasnya. IR adalah konsep baru untuk mengumpulkan, mengelola, menyebarluaskan, dan melestarikan hasil kerja kesarjanaan yang dibuat dalam bentuk digital oleh fakultas dan para mahasiswa pada masing-masing universitas atau perguruan tinggi.

IR menawarkan seperangkat layanan yang meliputi aplikasi, organisasi, akses, distribusi, dan preservasi konten digital (Chang, 2003: 77). IR untuk perguruan tinggi meliputi artikel jurnal pra cetak dan cetak, laporan teknis, paper, data penelitian, thesis, disertasi, perkembangan pekerjaan, koleksi gambar/foto dan bahan tercetak yang penting, materi kuliah dan latihan, dan materi-materi dokumentasi sejarah institusional (Drake, 2004).

Menurut Johnson (2002) IR menggambarkan sebuah perwujudan historis dan nyata dari kehidupan intelektual dan produk suatu institusi, dan IR mempunyai dua tujuan/sasaran pokok (Vishala and Bhandi, 2007: 632), yaitu:

1. Menyediakan akses terbuka ke hasil penelitian institusional dengan pengarsipan sendiri hasil penelitian tersebut,


2. Menyimpan dan melestarikan aset digital institusional lainnya, meliputi literatur yang tidak diterbitkan atau yang mudah hilang (misal thesis atau laporan teknis).

Di samping tujuan tersebut IR menjadi filter kualitatif utama, sehingga IR menjadi indikator yang signifikan dari kualitas akademik sebuah perguruan tinggi. IR mendesak untuk dipertimbangan secara serius bagi institusi akademik beserta komponen-komponennya: fakultas, pustakawan dan administrator (Johnson, 2002).

Prosser and Crow (dalam Gozetti, tt: 7) mempertahankan pendapatnya bahwa IR dapat menjadi indikator kualitas perguruan tinggi, membuktikan bahwa aktivitas penelitian bersifat ilmiah, sosial, dan mempunyai relevansi ekonomi, kemudian meningkatkan visibilitas, status dan nilai publik sebuah institusi.

Manajemen Pengetahuan dan Pengelolaan IR

Perguruan tinggi adalah salah satu institusi di mana terjadi proses penciptaan dan transfer pengetahuan. Menurut SECI Model (Nonaka & Takeuchi dalam Chatti et. al., 2007?) terdapat empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization.

Socialization adalah proses transfer dari tacit knowledge ke tacit knowledge, contohnya penyebaran informasi di antara orang-orang dengan cara percakapan. Externalization adalah proses transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge, misalnya menulis buku, artikel jurnal/majalah.

Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge, contoh untuk hal ini misalnya merangkum isi suatu buku. Sedangkan internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge, misal dosen menyampaikan materi kuliah yang berbasis buku teks.

Ketika mendiskusikan IR maka tidak dapat lepas dari pemahaman tentang pengelolaan pengetahuan. Pengelolaan pengetahuan dimulai dari pemahaman bagaimana suatu pengetahuan diciptakan sampai bagaimana desiminasinya yang melibatkan banyak komponen. Komponen tersebut dapat diidentifikasi melalui suatu tinjauan filsafat ilmu.

Ontologi adalah cabang dari filsafat ilmu dan membahas tentang yang ada tanpa terikat oleh perwujudan tertentu (Muhajir, 2001). Dalam kontek ini ontologi merupakan cara merepresentasikan pengetahuan tentang makna, properti dari suatu objek, dan relasi dari objek tersebut yang mungkin terjadi pada domain pengetahuan.

Ontologi mendukung suatu sistem manajemen pengetahuan serta membuka kemungkinan untuk berpindah dari pandangan yang berorientasi dokumen ke arah pengetahuan yang saling terkait, dapat dikombinasikan, serta dapat dimanfaatkan kembali secara lebih fleksibel dan dinamis.

Pada perguruan tinggi terdapat empat komponen penyusunan ontologi, yaitu tajuk subjek, pengetahuan, fakultas, dan laboratorium. Keempat komponen ontologi awalnya tidak memiliki hubungan, untuk menghubungkan keempat komponen tersebut dilakukan pemetaan sehingga keempat komponen ontologi tersebut menjadi saling terkait antara satu dengan lainnya.

Hubungan ke empat komponen ontologi dipetakan seperti gambar berikut:

Gambar1: Pemetaan komponen ontologi

Gambar di atas menunjukkan bahwa pengetahuan dapat tersimpan pada media di antaranya publikasi, buku, karya ilmiah, dan local content. Kemudian pengetahuan tersebut digolongkan ke dalam nomor kelas tertentu sesuai subyeknya menurut sistem klasifikasi yang diterapkan (DDC, LC, UDC dan lain-lain).

Laboratorium mempunyai sub kelas komputasi, akuntansi, manajemen, fisika, kimia, dan lain-lain. Universitas terdiri dari berbagai fakultas yang mengelola laboratorium atau lembaga penelitian, yang masing-masing mempunyai kaitan dengan subyek tertentu.

Semakin berkembangnya teknologi informasi dan komputer membuat civitas akademika mempunyai banyak pilihan dalam menuangkan/menstranfer dan mendapatkan pengetahuan. Perkuliahan dapat dilakukan dengan bantuan internet atau yang dikenal sebagai e-learning/e-teaching (Suwardi, 2012: 63).

Interaksi antar civitas akademika dalam ruang lingkup akademik juga dimungkinkan melalui media sosial yang ada hingga memunculkan adanya reading and writing habits dalam jejaring sosial (Suwardi, 2009).

Menurut Hansen, Nohria dan Tierney (dalam Setiarso (2), 2006) salah satu strategi organisasi mengelola pengetahuan adalah strategi kodifikasi, yaitu bila pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit dan disimpan dalam basis data sehingga para pencari pengetahuan yang membutuhkannya dapat mengakses pengetahuan tersebut dengan mudah.

Strategi kodifikasi ini sesuai dengan konsep IR. Untuk memudahkan memahami aliran pengetahuan yang terjadi dalam organisasi dan pendokumentasiannya dijelaskan pada gambar berikut:

Gambar2:Jaringan semantik ontologipengetahuan

Pengetahuan dibentuk berdasarkan model: data ? informasi ? pengetahuan. Pada era digital saat ini proses konversi dari data sampai pengetahuan menurut model tersebut pada organisasi banyak dilakukan dengan bantuan teknologi (Suwardi, 2012: 63). Tetapi pengelolaan pengetahuan lebih dari sekedar tentang teknologi, pengelolaan pengetahuan adalah sistem sosial.

Sistem sosial yang dimaksudkan adalah merujuk pada seperangkat bagian yang secara kolektif terdiri lebih dari satu, berinteraksi bersama-sama secara komplek membentuk sebuah sistem (McNabb, 2007). Dalam proses sistem sosial pengumpulan, distribusi dan berbagi pengetahuan dimungkinkan dan dipromosikan. Konversi informasi menjadi pengetahuan memerlukan proses yang sangat berbeda daripada konversi data menjadi informasi (McNabb, 2007).

Susunan pengetahuan dalam suatu organisasi mempunyai struktur sebagai berikut (Research Delphi Group dalam Setiarso (1), 2006): 42% di pikiran (otak) karyawan, 26% dokumen kertas, 20% dokumen elektronik, dan 12% knowledge based-electronics.

Banyaknya pengetahuan yang tersebar pada struktur dan jaringan dengan beragam bentuk dan media (lihat gambar 2) pada suatu perguruan tinggi perlu dikelola dengan baik supaya dapat didayagunakan secara optimal. Perpustakaan adalah lembaga pengelola pengetahuan dalam berbagai bentuk dan media.

Agar potensi pengetahuan yang ada pada setiap sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan dan dikembangkan, maka perlu adanya suatu pola pengelolaan yang baik. Berdasarkan uraian tentang manajemen pengetahuan, definisi dan pengertian IR, maka perpustakaan dapat berfungsi sebagai lembaga yang mengelola IR tersebut.

Secara ringkas ada berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola pengetahuan (Setiarso (1), 2006) dan dapat diterapkan dalam pengembangan IR, yaitu:

• analisis dan identifikasi proses kerja/bisnis dalam organisasi,
• pemahaman tentang proses pengetahuan di dalam proses kerja,
• pemahaman nilai, konteks, dan dinamika pengetahuan dan informasi,
• identifikasi penciptaan, pemeliharaan dan pemanfaatan aset pengetahuan,
• pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan pengetahuan,
• pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen informasi, proses publikasi dan perkembangan potensi teknologi informasi,
• pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama,
• manajemen aliran dokumen dan informasi,
• pemetaan aliran pengetahuan,
• manajemen perubahan,
• strukturisasi dan arsitektur informasi
• manajemen kegiatan/proyek

Pengembangan IR banyak berkaitan dengan ‘dunia’ perpustakaan digital, hal lain yang juga perlu dipahami oleh pustakawan terhadap hal ini adalah aspek hukumnya. Aspek hukum dimaksud diantaranya hak cipta pada dokumen dan hak cipta pada software yang digunakan (Suwardi, 2010).

Pengembangan dan pengelolaan IR pada lingkungan perguruan tinggi di Indonesia saat ini masih memprihatinkan, dari jumlah perguruan tinggi yang ada (negeri dan swasta) sebanyak 2.647 (http://jamarisonline.blogspot.com) baru 42

(http://repositories.webometrics. info/) (1,59%) (termasuk lembaga non PT yaitu LIPI dan PT yang mempunyai lebih dari satu IR) yang masuk dalam daftar Ranking Web of Repositories (Januari 2014). Kondisi ini jelas memprihatinkan, dan menimbulkan pertanyaan bagaimana fungsi dan tugas pustakawan Indonesia.

IR dan Peran Pustakawan: sebuah tantangan

Kepustakawan Indonesia masih menghadapi berbagai persoalan yang perlu penyelesaian. Persoalan tersebut mulai dari rasio antara jumlah pustakawan fungsional Indonesia (PNS) dibandingkan jumlah penduduk Indonesia yang sebesar 237.641.326 (Indonesia, 2010) masih sangat kecil, sementara jumlah pustakawan (PNS) sebesar 2.792 orang.

Menurut ALA (dalam Hasanah, 2009) rasio antara pustakawan dibandingkan penduduk adalah 1: 1000. Jadi jumlah kebutuhan pustakawan untuk Indonesia sebasar 237.641 orang. Sementara masalah yang lain mulai dari:

1. perlunya revisi Kepmenpan no. 132/KEP/M.Pan/2002,
2. nasib pendidikan Diploma perpustakaan,
3. kompetensi, sertifikasi dan tunjangan profesi,
4. hubungan mekanisme kerja jabatan structural dan fungsional,
5. pengakuan tentang profesi dan pendidikan profesi pustakawan,
6. transfer pejabat struktural ke fungsional, dan
7. organisasi profesi (Saleh, 2010).

Di samping itu, secara umum karakteristik atau profil sumber daya perpustakaan (terutama Pustakawan) mengalami “sindrom autis” (sibuk dengan diri sendiri), lemah di dalam penguasaan bahasa asing dan teknologi informasi (TI), serta tidak banyak menulis (Hernandono, 2005).

Menurut Lynch (2003) pengembangan IR membutuhkan kolaborasi antara pustakawan, ahli teknologi informasi, manajer arsip dan rekam, fakultas, universitas dan penentu kebijakan. Spesifikasi pustakawan yang dibutuhkan untuk pengembangan IR menurut Chang (2003: 78) adalah pustakawan yang mempunyai kemampuan manajemen koleksi digital dan Sistem Informasi Arsip Terbuka (Open Archive Information System(OAIS)), sementara menurut Rockman (dalam Gozetti. tt: 22) adalah pustakawan referensi.

Di samping masalah internal tersebut di atas, potensi keterlibatan pustakawan dalam pengembangan IR menghadapi beberapa kendala yang lain, yaitu:

1. Pimpinan perguruan tinggi kurang melibatkan pustakawan dalam perencanaan strategis,
2. Peran pustakawan masih dipandang sebagai support, bukan sebagai core function,
3. Meskipun profesi putawan diakui oleh pimpinan, tetapi pustakawan tetap tidak dilibatkan dalam peran strategis,
4. Pustakawan belum mampu memasarkan dan membuktikan bahwa profesi pustakawan adalah profesional bidang informasi,
5. Ketidakpedulian pustakawan tidak terlibat dalam perencanaan strategis, diisi oleh profesional bidang lain,
6. Mindset pustakawan masih menempatkan diri sebagai penyelia informasi belum sebagai pihak yang terlibat dalam core business yang memahami organisasi informasi mulai dari penciptaan sampai dengan penggunaannya.

Disamping kendala yang ada, menurut SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) model terdapat sebelas faktor dalam ruang lingkup pengelolaan pengetahuan (Finerty dalam Muttaqien, 2006) yang dapat dimasuki pustakawan untuk terlibat dalam pengembangan IR, yaitu:

1. Creation, pengetahuan makin berkembang dengan adanya transfer dan analisis dari berbagai pihak. Perpustakaan tidak menciptakan pengetahuan, tetapi memiliki andil dalam proses berkembangnya pengetahuan. Hal ini tidak akan terjadi jika tidak ada orang yang mengelola perpustakaan (pustakawan). Jadi, bila dihubungkan dengan konsep creation, pustakawan harus mampu menjadi pemicu perkembangan pengetahuan, khususnya diperguruan tinggi.

Pustakawan yang profesional akan mendukung ke arah berkembangnya pengetahuan dan penelitian, dengan cara selalu meng update koleksi dari berbagai media informasi (terutama sumber internal yang di-digitalkan) dan memfasilitasi alat telusur yang user friendly.

2. Utilization, dalam hal ini adalah tingkat keterpakaian koleksi perpustakaan. Saat ini terjadi tren penurunan keterpakaian koleksi tercetak, contoh kasus ini adalah yang alami perpustakaan Fakultas Kedokteran UGM (Sukirno et. al., 2012).

Untuk menanggulangi kondisi ini pustakawan harus dapat mendorong pengembangan IR pada perguruan tinggi masing-masing, jika IR dapat berjalan dengan baik hal ini akan  meningkatkan keterpakaian koleksi digital sehingga dapat menutupi berkurangnya keterpakaian koleksi tercetak.

3. Acquisition, adalah pengadaan informasi/koleksi, dalam hal ini koleksi berupa local content baik yang sudah dalam bentuk digital maupun masih bentuk tercetak. Untuk dapat menjaring semua informasi/koleksi internal institusi pustakawan sebaiknya mengembangkan jaringan semantik ontologi pengetahuan untuk perguruan tinggi masing-masing.

4. Storing (penyimpanan), dalam IR koleksi dan data-data terkait disimpan dalam bentuk digital. Hal ini membutuhkan keahlian khusus untuk pemeliharaan dan  pelestarian koleksi IR. Pemeliharaan dan pelestarian dalam lingkungan digital dapat dilakukan melalui beberapa cara:

preservai teknologi (hardware dan software), penyegaran dan pembaharuan, migrasi dan format ulang, emulasi (‘penyegaran” di lingkungan sistem), arkeologi data (penggalian data; misal karena bencana), dan alih media ke bentuk analog (digital ke microfilm) (Ramadhaniati, 2012).

5. Distribution/sharing, konsep ini menjelaskan bahwa harus ada proses distribusi pengetahuan pada IR. Artinya, bagaimana pustakawan dapat mendorong terjadi transfer informasi/pengetahuan yang ada dan dimiliki institusi ke pemustaka dilakukan secara efektif dan efisien.

Terwujudnya IR, maka layanan kepada pemustaka tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu serta keanggotaan pada suatu institusi. Siapapun orangnya, dari mana saja dapat memperoleh informasi/ pengetahuan yang dibutuhkan jika yang bersangkutan mempunyai akses ke internet.

6. Structure, yang dimaksudkan di sini adalah struktur transfer pengetahuan, atau struktur media yang digunakan sebagai media transfer pengetahuan. Berdasarkan konsep ini media yang digunakan harus menitikberatkan pada sumber informasi/pengetahuan bentuk digital, maka pustakawan harus men-digitalkan semua materi yang masih bentuk cetak dan akan dimasukkan sebagai koleksi IR dengan tetap memertimbangkan aspek hukum yang berlaku.

7. Technology, adalah alat dan atau cara yang digunakan dalam pengembangan IR. Oleh karena IR bertumpu pada teknologi digital, maka pustakawan harus  menyediakan dan memahami sarana dan prasarana teknologi tersebut.

8. Measurement, konsep ini mengarah pada pengukuran secara kuantitif dan kualitatif untuk mengukur keberhasilan tujuan IR, membuat umpan balik dan melakukan tindakan yang diperlukan. Pengukuran dilakukan mulai dari tahap perencanaan sampai dengan IR berjalan serta dilakukan secara berkala dan konsisten. Contoh: IR – PT XX masuk pada Ranking Web of Repository.

9. Organizational design, masih banyak perpustakaan yang belum memasukkan perpustakaan digital dalam struktur organisasinya atau belum mempunyai sama sekali sehingga belum dapat menampilkan IR-nya. Agar dapat berjalan sebagaimana diharapkan IR dimasukkan dalam struktur organisasi resmi.

10. Leadership, konsep ini sangat berhubungan dengan sistem organisasi induk sehingga ada kepemimpinan kolektif yang berlaku untuk perpustakaan. Pemimpin diperlukan untuk menyatukan visi perpustakaan dalam mengembangkan IR, menegosiasikan dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak terkait untuk mewujudkan IR.

11. Culture, dalam hal ini adalah upaya pustakawan meng-‘up date’ pengetahuan serta menjadikan perilaku peningkatan pengetahuan sebagai budaya. Berkaitan dengan pendapat Chang, maka yang menjadi penekanan di sini adalah peningkatan kemampuan tentang teknologi komputer (digital).

Penutup

Pengembangan IR membutuhkan kerja sama berbagai pihak yang ada pada sebuah institusi, mulai dari penentu kebijakan, pihak-pihak yang terkait dengan proses penciptaan dan transfer pengetahuan, ahli teknologi informasi, pustakawan hingga operator.

Pustakawan tidak dapat mengembangkan IR ‘seorang’ diri, tetapi mempunyai potensi besar untuk mendorong pengembangan IR pada masing-masing perguruan tinggi dan terlibat didalamnya.

VERSI PDF

Penulis: Suwardi [sumber: Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 16 No. 1 - April 2014]

Pustakawan Tunggal (One-Person Librarian): Belajar dari Perpustakaan ELSAM

Dunia Perpustakaan | Apakah anda bekerja sebagai seorang pustakawan secara sendirian, baik di perpustakaan sekolah, perpustakaan instansi, perpustakaan khusus dan lainya?

Jika iya, maka tulisan yang sedang anda baca ini sangat cocok, karena tulisan yang ditulis oleh Hendro Wicaksono ini membahas tentang hal tersebut. Tulisan ini sebelumnya sudah pernah dimuat di Majalah Visi Pustaka Edisi : Vol. 15 No. 1 - April 2013.

ilustrasi: canberratimes.com.au

Abstrak

One-person librarian diakui sebagai salah satu jenis kepustakawanan yang secara entitas makin meningkat jumlahnya. Dibanyak negara seperti Australia, Jerman dan Amerika Serikat, solo librarianship mempunyai organisasi profesi tersendiri karena jumlahnya yang signifikan. Ini masuk akal karena di negara maju biaya untuk membayar SDM memang mahal.

Di Indonesia tren ini juga sudah lama marak. Hanya saja masih jarang diekspos dan tidak ada organisasi profesi khusus. Organisasi profesi pustakawan yang ada di Indonesia pun masih belum punya perhatian terhadap solo librarian. Artikel ini mencoba membahasone-person librariandaribest practiceyang sudah lama dilakukan perpustakaan ELSAM.

Perpustakaan ELSAM diambil sebagai contoh karena sudah melakukan one-person librarian sejak lama (lebih dari 10 tahun) dan beberapa kali menjadi tempat penelitian skripsi bagi dua skripsi di Universitas Indonesia yang membahas terkait one-person librarian.

Diharapkan artikel ini bisa menjadi sumber inspirasi bagi one-person librarian untuk terus menjadi lebih baik dalam mengelola perpustakaannya.

Pendahuluan

Di berbagai instansi swasta maupun pemerintah, salah satu jenis perpustakaan yang banyak dibangun adalah perpustakaan berskala kecil atau small librarianship. Khusus lembaga swasta biasanya lebih ketat dalam penggunaan dana.

Dikelola hanya oleh satu orang pustakawan, biasa disebut one-man-show librarian atau yang lebih populer dan resmi seperti solo librarian atau one-person librarian (One-person librarian). Dalam hal ini tantangannya jelas banyak dan hampir sama; manajemen waktu, kemampuan bekerja multitasking, sulitnya menghadiri kegiatan profesi diluar waktu kerja dan lain-lain.

Diluar semua keterbatasan yang ada itulah One-person librarian mempunyai tantangan khas tersendiri. Karena One-person librarian dituntut lebih mandiri, berani berinovasi, fast learning skill, cakap berkomunikasi dan bekerja diluar pakem-pakem pengelolaan perpustakaan yang konvensional. Dalam banyak kasus One-person librarian yang potensial seringkali mampu meraih capaian karir yang lebih baik.

Tulisan ini coba membahas lebih dalam tentang one-person librarian di Perpustakiaan ELSAM serta melihat studi kasusnya. Metode yang dilakukan adalah melakukan studi literatur dan mewawancarai pustakawan di sana.

Pustakawan Tunggal (One-person Librarian)

Istilah one-person librarian diperkenalkan pertama kali oleh Guy St. Clair –yang juga pendiri newsletter One-Person Librarian– pada tahun 1972, pada konferensi Special Libraries Association di Boston. Istilah one-person librarian sekarang lebih dikenal dengan solo librarianship (Wilson, 2003).

Sekilas solo librarian dapat diartikan seseorang atau individu yang melakukan semua pekerjaan. One-person library juga biasa didefinisikan sebagai: dimana semua pekerjaan dilakukan oleh satu pustakawan. Definisi yang lebih spesifik oleh Special Libraries Association (SLA): “the isolated librarian or information provider who has no professional peers within the immediate organization”.

Bisa diartikan sebagai seorang pustakawan yang berada di suatu lembaga informasi atau perpustakaan yang tidak memiliki staf profesional atau asisten dalam mengelola perpustakaan. One-person librarian bisa saja merupakan tenaga perpustakaan profesional ataupun non-profesional. Apabila dia merupakan tenaga non- profesional, maka dia merupakan satu-satunya tenaga perpustakaan.

One-person librarian bisa saja memiliki asisten. Bisa disebut tenaga sukarela atau tenaga paruh waktu. Kendati one-person librarian itu sendiri merupakan satu-satunya tenaga perpustakaan profesional yang ada di perpustakaan tersebut. (Yamini, 2007).

Sebuah perpustakaan dikelola oleh one-person librarian karena berbagai alasan.

Pertama, organisasi  induknya yang baru saja didirikan dan belum mengetahui dengan pasti berapa  jumlah staf yang dibutuhkan untuk mengelola perpustakaannya.

Kedua, kondisi keuangan organisasi induk yang buruk atau kurangnya dukungan manajemen perpustakaan, yang memungkinkan adanya pengurangan jumlah tenaga perpustakaan hingga hanya ada seorang pustakawan dalam perpustakaannya.

Ketiga, kebijakan perpustakaan itu sendiri yang hanya membutuhkan seorang pustakawan yang terlatih untuk melayani kebutuhan informasi dari organisasi induknya dengan lebih efisien. One-person librarian memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dari pustakawan biasa yang memiki rekan kerja dalam mengelola perpustakaan.

Beberapa karakteristik dari one-person librarian yang membedakannya dari pustakawan biasa menurut Judith A. Siess adalah:

1. One-person librarian biasanya mengelola perpustakaan khusus yang tidak memiliki koleksi dan sumber informasi yang terlalu luas. Beberapa juga terdapat di perpustakaan sekolah, rumah sakit, lembaga hukum dan lain-lain.
2. One-person librarian melakukan semua tugas pustakawan dalam mengelola perpustakaannya. One-person librarian bisa jadi memiliki asisten paruh waktu atau asisten bersih-bersih, tetapi hanya one-person librarian yang merupakan pustakawan dalam perpustakaan tersebut.
3. One-person librarian tidak memiliki rekan kerja. Dia memiliki tugas dan pekerjaan yang sama seperti dapat dimintai bantuan, saran, atau bercerita.
4. One-person librarian biasanya bekerja atau berada di bawah pengawasan seorang atasan yang bukan pustakawan atau tidak memiliki latar belakang ilmu perpustakaan dan tidak banyak mengetahui mengenai pekerjaan one-person librarian.
5. Keadaan keuangan organisasi yang tidak baik atau memang kebutuhan perpustakaan itu sendiri sesuai kebijakan organisasi merupakan penyebab munculnya one-person librarian yang paling sering dijumpai.

Menurut St. Clair dan Williamson, hal yang paling menonjol dari one-person librarian adalah kemandiriannya dalam mengerjakan seluruh tugasnya. Kemandirian ini bisa menjadi hal yang positif bagi one-person librarian dan dapat menjadi hal yang negatif.

Siess (2006) menyatakan bahwa untuk menjadi one-person librarian diperlukan sifat dan kemampuan antara lain fleksibel dan kreatif, inisiatif, mau mencoba hal yang baru dan tidak takut untuk mengambil resiko, percaya diri pada kemampuan sendiri, mau membagi informasi kepada pemakai dan kolega, mampu beradaptasi dalam berkerja seorang diri, mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun melalui tulisan, mampu berpikir analitis, memiliki wawasan yang luas, mampu mengatur waktunya sendiri, memiliki selera humor dan kesabaran.

Di akhir tahun 1980-an One-Man Group dibentuk sebagai bagian dari ASLIB (Association of Special Libraries and Information Bureaux). Dan pada tahun 1991 The Solo Librarians Caucus menjadi divisi penuh dari SLA dan Judith Siess sebagai ketuanya yang pertama.

Peresmian divisi baru pada tubuh organisasi SLA ini memacu One-person librarian lain di seluruh dunia untuk bergabung pada organisasi pustakawan di negaranya masing-masing, seperti di Australia dan Jerman.

Tahun 1995 di Australia, One-Person Australian Librarians (OPAL) menjadi bagian dari the Australian Library and Information Association (ALIA). Tahun 1997 di Jerman, One-person librarian Kommission resmi menjadi bagian dari Verein der Diplom-Bibliothekare (Yamini, 2007).

Pasca krisis ekonomi one-person librarian makin sering ditemukan dengan alasan untuk merampingkan organisasi dan menghemat anggaran. Dapat ditemukan di perpustakaan khusus – utamanya di korporat (swasta), perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi (biasanya perpustakaan jurusan).

Perpustakaan ELSAM

Lembaga Studi dan Advokasi Masyarakat (Institute for Policy Research and Advocacy), disingkat ELSAM, adalah organisasi advokasi kebijakan, berbentuk perkumpulan. ELSAM berdiri sejak Agustus 1993 di Jakarta.

Tujuan didirikannya ELSAM untuk turut berpartisipasi dalam usaha menumbuhkembangkan, memajukan dan melindungi hak-hak sipil politik serta hak-hak asasi manusia pada umumnya – sebagaimana diamanatkan oleh konstitusi UUD 1945 dan Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia Perserikatan Bangsa-Bangsa.

Sejak awal, semangat perjuangan ELSAM adalah membangun tatanan politik demokratis di Indonesia melalui pemberdayaan masyarakat sipil lewat advokasi dan promosi hak asasi manusia (HAM).

Perpustakaan ELSAM adalah perpustakaan yang mengoleksi literatur yang berkaitan dengan wacana hak asasi manusia kontemporer, hak sipil politik (sipol) dan hak ekonomi sosial budaya (ekosob), hukum pidana, keadilan di masa transisi (transitional justice), serta konflik dan kekerasan struktural.

Koleksi berupa buku tercetak dan downloadable e-book, prosiding, laporan, jurnal, rekaman suara dan gambar, peraturan perundang-undangan, dan dokumen persidangan terkait dengan Pengadilan HAM. Sampai saat ini koleksi yang terdata sekitar 5.000 judul dan telah digunakan oleh peneliti, akademisi, mahasiswa semua strata, dan siswa sekolah menengah.

Misi utama perpustakaan Elsam adalah “menjadi pusat pengetahuan yang menyediakan data komprehensif mengenai hak asasi manusia dalam berbagai bentuk bahan pustaka”. Perpustakaan Elsam adalah perpustakaan khusus, dalam arti mempunyai kekhususan dalam koleksi dan pengguna.

Kekhususan ini berimplikasi pada kebijakan akuisisi dan kegiatan sirkulasi bahan pustaka. Untuk kepentingan sosialisasi gagasan dan membangun kesiagaan (awareness) terhadap penegakan hak asasi manusia, perpustakaan juga mengkoleksi film-film dokumenter yang didalamnya mengandung nilai-nilai bermuatan isu hak asasi manusia.

Pustakawan di perpustakaan ELSAM bernama Triana Dyah, S.S. (biasa dipanggil Ana) yang secara resmi merupakan Kepala Divisi Informasi dan Dokumentasi. Ana bertanggung jawab atas perencanaan dan implementasi semua program yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan dokumentasi ELSAM. Meraih gelar sarjana di bidang Ilmu Perpustakaan dari Universitas Indonesia, pada tahun 2001.

Selain aktif mengikuti seminar-seminar mengenai pengembangan perpustakaan, Ana juga berpartisipasi dalam Kursus HAM untuk Pengacara yang diselenggarakan oleh ELSAM untuk memperdalam pemahaman tentang HAM dan program-program ELSAM. Pernah mengikuti International Human Rights Training Programme di Montreal Kanada danHuman Rights Training for Indonesian Agencies di New Zealand.

One-person Librarian di Perpustakaan ELSAM

Wawancara ke Perpustakaan ELSAM dilakukan tanggal 8 Oktober 2012. Dengan kunjungan dan wawancara sekitar 90 menit.

Ketika ditanyakan apa yang menjadi tanggungjawab pekerjaannya sekarang, Ana menjawab bahwa dia melakukan banyak hal. Ana sangat mencintai profesinya sebagai pustakawan. Passion-nya pada dunia tersebut diwujudkan dengan aktifnya Ana di pengembangan perpustakaan, khususnya di dunia nirlaba.

Bersama beberapa pustakawan lembaga swadaya masyarakat, Ana membentuk ‘Ruang Pustaka’ wadah berbagi pengetahuan dan keterampilan kepustakawanan yang  aktif memberi pelatihan-pelatihan pengelolaan perpustakaan sederhana.

Selain itu Ana juga dipercaya dalam berbagai kegiatan ditempatnya bekerja, baik sebagai pimpinan proyek atau support. Ana menambahkan secara administratif kerja di ELSAM tidak terlalu ketat karena sistem kerja berdasarkan program yang dibuat sehingga mengerjakan dua pekerjaan dengan jobdesk yang berbeda sangat dimungkinkan dengan pertimbangan bahwa jabat rangkap ini tidak terlalu menyita waktu dan tidak ada pekerjaan yang dikesampingkan.

Latar belakang Ana menjabat sebagai sekretaris redaksi awalnya pada setiap rapat program diharapkan ada satu orang internal yang bertugas untuk mencatat hasil rapat atau yang biasa disebut notulen, dan berhubung pada saat itu tidak ada orang lain dan Ana termasuk staf yang paling muda, maka ia yang ditugaskan menjadi notulis.

Makin lama, setiap ada rapat program Ana ditugaskan menyiapkan dan mengatur rapat, pencatatan hasil rapat dan kemudian mendistribusikan hasil notulen itu ke setiap staf ELSAM, Ana juga mulai mengurusi surat-menyurat internal untuk program. Sejak itulah jabatannya bertambah menjadi sekretaris redaksi ELSAM.

Yang dibutuhkan dari Ana bukan hanya kemampuan untuk mengolah koleksi yang dimiliki oleh ELSAM tapi juga Ana dituntut untuk bisa mengerti tentang konten hak asasi manusia dan segala aspek yang berkaitan dengannya.

Ana mengatakan bahwa one-person librarian di ELSAM merupakan kebijakan dan kultur organisasi. Pihak manajemen merasa perpustakaan bisa dikelola oleh satu orang pustakawan.

Ana juga menambahkan bahwa kondisi keuangan LSM yang relatif terbatas dan pengeluaran ekstra hati-hati karena tergantung lembaga donor. Perpustakaan di ELSAM juga relatif masih berusia muda dibanding unit kerja yang lain dengan jumlah koleksi yang relatif lebih terbatas. Karenanya penambahan staf harus sangat diperhitungkan.

Selain mengelola perpustakaan, Ana saat ini juga diberi tanggungjawab sebagai sekretaris redaksi bulletin ASASI yang diterbitkan oleh ELSAM. Ana mengatakan, karena kurangnya SDM yang ada di ELSAM, kadang Ana bertugas menjadi sekretaris program-program ELSAM yang sedang berjalan.

Pekerjaan pustakawan yang relatif terbatas di ELSAM, tuntutan organisasi, membuat Ana mendapatkan tanggungjawab tambahan seperti: menjadi sekretaris program, ikut terlibat aktif dalam program dan kegiatan yang dijalankan oleh ELSAM, penanggung jawab bidang acara untuk kegiatan seminar yang dijalankan ELSAM .

Ana mengatakan bahwa saat ini praktis pekerjaan sebagai pustakawan hanya dilakukan sekitar 20% dari waktu kerjanya. Tuntutan yang ada di organisasi menuntutnya agar mampu bekerja multitasking.

Pengelolaan perpustakaan pun masih dilakukan meski tidak lagi menghabiskan sebagian besar waktunya. Pekerjaan seperti: pengadaan, pengkatalogan, deskripsi bibliografi, pencarian informasi secara online, sirkulasi, layanan referens, menentukan kebijakan dan anggaran, sampai membersihkan perpustakaan jika diperlukan.

Biasanya pagi hari Ana ada di perpustakaan untuk merapikan perpustakaan seperti shelving, mengolah koleksi, dan tugas administrasi lainnya. Biasanya menjelang siang hari Ana sudah mulai disibukkan dengan ragam tugas diluar perpustakaan.

Karenanya untuk layanan sirkulasi Ana menyerahkan sepenuhnya kepada kejujuran pengguna. Siapapun staf ELSAM yang ingin meminjam koleksi diharapkan kejujurannya untuk mengisi buku catatan peminjaman dan mengembalikannya ketika sudah selesai menggunakannya.

Untuk memudahkan pekerjaan administrasi diperpustakaan, Ana memutuskan untuk menggunakan aplikasi SliMS/Senayan. SLiMS digunakan mayoritas untuk kebutuhan pengolahan koleksi seperti: pengatalogan, cetak barcode dan label. Sedangkan modul keanggotaan dan sirkulasi tidak digunakan karena layanan sirkulasi dilakukan secara mandiri dengan mencatat pada buku peminjaman.

Perpustakaan ELSAM juga terbagi menjadi 2 ruangan, yaitu: ruangan pustakawan yang relatif kecil dan ruangan pemakai. Terdapat meja yang bisa digunakan dengan duduk lesehan, jadi tanpa kursi. Tidak ada komputer untuk OPAC dan pengguna relatif tidak terlalu kesulitan mencari koleksi karena jumlahnya yang relatif sedikit. Untuk meningkatkan wawasannya tentang kepustakawanan, Ana mendapatkan dari banyak hal.

Jaringan dengan pustakawan di berbagai LSM serta metode diskusi secara online di mailing list, media sosial seperti Facebook dan Twitter, serta chatting. Diakuinya dulu dia sulit meninggalkan kantor karena layanan perpustakaan akan terganggu jika dia tidak ada.

Tetapi sejak diterapkannya sistem peminjaman mandiri, Ana bisa lebih mudah meninggalkan perpustakaan untuk mengikuti berbagai macam kegiatan diluar baik yang terkait dengan peningkatan kompetensi ataupun pekerjaan kantor lainnya diluar urusan perpustakaan.

Praktis untuk layanan di perpustakaan ELSAM masih relatif tradisional seperti: sirkulasi dan fotokopi. Model seperti current awareness service relatif lebih jarang karena biasanya by-project, tidak setiap hari ada. Ana menambahkan bahwa saat ini sulit bagi dia mengembangkan layanan lain karena:

1. Organisasi tidak keberatan dengan layanan perpustakaan yang ada.
2. Tugas non-perpustakaan yang sekarang mendominasi waktunya (80%).
3. Tidak ada kebutuhan secara eksplisit untuk menambahkan jenis layanan baru di perpustakaan apalagi jika itu tidak menjadi prioritas organisasi.

Ada banyak tantangan yang dihadapi Ana sekarang. Misal: makin menumpuknya buku baru yang harus diolah. Buku baru terus datang sedangkan alokasi waktunya dirasa sangat sedikit sekali.

Salah satu strategi untuk itu, setiap buku yang datang diinput dulu ke SLiMS, diberikan nomor barcode dan label (nomor panggil). Kemudian jika ada waktu baru dilakukan klasifikasi lebih detail. Itupun seringkali sulit dilakukan karena (lagi-lagi) waktu.

Mungkin masalah minimnya waktu untuk mengelola perpustakaan menjadi kendala umum di perpustakaan dengan model one-person librarian. Karena biasanya pustakawan tidak hanya melakukan (hampir) semuanya mandiri tetapi sebagian juga dituntut bisa melakukan pekerjaan diluar urusan perpustakaan dalam waktu yang bersamaan (multitasking).

Di ELSAM bahkan lumayan ekstrim, waktu pustakawannya untuk mengelola hanya tinggal 20%. Sesuatu yang luar biasa yang hanya bisa dicapai dengan sistem yang sudah relatif tertata baik, dukungan manajemen dan pengguna/pemustaka yang mau belajar dan bisa diajak kerjasama.

Ana sudah bekerja di ELSAM 10 tahun lebih sejak 2001. Sampai sekarang Ana mengatakan masih betah bekerja disana karena beberapa alasan.

Pertama, waktu kerja yang relatif fleksibel, tidak dikungkungi dengan kewajiban presensi yang kaku. Sehingga memudahkannya ketika ada urusan keluarga yang mendesak.

Kedua, lingkungan dan kultur kerja yang saling menghargai dan memberikan peluang mengembangkan potensi diri diluar urusan perpustakaan. Ana mengaku urusan perpustakaan saja bisa membosankan dan dia butuh tantangan baru. Apalagi Ana mengaku dia suka belajar dan suka dengan bidang yang digeluti oleh LSM tempat dia bekerja.

Penutup

Menurut St Clair dan Williamson (1992), beberapa sebab adanya One-Person Librarian adalah karena:

1. Kebutuhan inkorporasi (Incorporated Need). Di beberapa jenis institusi dan organisasi, dibutuhkan perpustakaan atau pusat informasi yang dibangun dari awal untuk menyediakan layanan informasi dan riset bagi mereka yang bekerja di institusi tersebut. Contoh: sekelompok dokter yang akan mendirikan rumah sakit, agar mampu bekerja dengan baik dengan tantangan kerja yang beragam, menambahkan layanan perpustakaan dan informasi dirumah sakit tersebut.
2. Kebutuhan yang ditemukan (Discovered need). Contoh: sebuah organisasi yang memiliki banyak cabang, biasanya ketika akumulasi dan kebutuhan informasi sudah semakin membesar, akan menyadari perlunya layanan perpustakaan dan informasi.
3. Kebutuhan negatif (Negative need). Situasi dimana sebuah organisasi, disebabkan kondisi (bisnis) yang tidak menguntungkan, kemudian memutuskan operasional one-person library disebabkan ketidakmampuan untuk membiayai pustakawan lebih dari satu orang dan harus melepas (PHK) pustakawan lainnya.
4. Kebutuhan minimal (Minimal need). Beberapa organisasi hanya membutuhkan layanan perpustakaan minimal. Biasanya organisasi dengan perpustakaan berskala kecil. Contoh: perpustakaan di kantor hukum dengan dua atau tiga partners dan seorang sekretaris.

Menjadi one-person librarian tidaklah mudah meski sebagian orang mungkin memandangnya berbeda. Sering kali membutuhkan usaha lebih karena dituntut mampu memecahkan banyak permasalahan secara mandiri. Ada beberapa karakteristik yang sebaiknya dipelajari.

Rasa percaya diri. Dalam bidang apapun, rasa percaya diri terhadap kemampuan diri dan kekuatan profesional merupakan kunci kesuksesan. John Nathan, seorang pembuat film dan pelaku bisnis, mengatakan:

Saya sudah pernah bertemu dengan beragam orang dengan pemikiran hebat dan orisinal. Apa yang saya lihat, orang-orang seperti itu seperti tersekat dengan kekurangan kepercayaan akan diri sendiri, padahal itu merupakan sumber kekuatan buat orang menguasai dunianya.

Rasa percaya diri membuat orang bisa mengartikulasikan visinya, menjadi energi untuk merealisasikan semua detail. Termasuk membujuk dan melakukan tindakan persuasif. Rasa percaya diri merupakan sumber energi luar biasa.

Ada beberapa karakteristik dasar terkait kemampuan mandiri sebagai seorang one-person librarian:

• Kemampuan untuk melakukan penilaian secara jujur dan obyektif.
• Teliti.
• Mampu memotivasi diri sendiri.
• Mampu bekerja sendiri atau dalam tim.
• Punya pemahaman tentang bisnis dan pengetahuan dari badan induknya.
• Standar pencapaian yang berkualitas tinggi.
• Skill sosial yang memadai.
• Skill Kemas Ulang Informasi.

Ada banyak hal positif yang bisa dipelajari dari sepak terjang Ana sebagai one-person librarian di ELSAM. 

Pertama, Ana punya ambisi yang kuat untuk mengembangkan potensi diri. Mau belajar dengan hal-hal baru dan berjejaring dengan kolega dari berbagai unit kerja dan LSM.

Kedua, Ana membangun layanan sirkulasi mandiri dimana pengguna meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan tanpa dibantu dan diawasi oleh pustakawan. Tentu untuk membangun kultur ini Ana harus melakukan edukasi pemakai yang cukup.

Keuntungan dari layanan sirkulasi mandiri adalah tanpa adanya keberadaan fisik Ana di perpustakaan, layanan minimal perpustakaan bisa berjalan. Ana juga bisa melakukan pengembangan diri yang terkadang harus dilakukan diluar kantor.

Pengaruh Program Pelatihan Literasi Informasi Terhadap Proses, Hasil, Sikap dan Motivasi Mahasiswa dalam Penulisan Karya Tulis

Dunia Perpustakaan | Pengaruh Program Pelatihan Literasi Informasi Terhadap Proses, Hasil, Sikap dan Motivasi Mahasiswa dalam Penulisan Karya Tulis.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 13 No. 1 - April 2011

Abstrak

ilustrasi: unity.com

Fokus dari penelitian ini adalah untuk menjelaskan pengaruh dari pelatihan literasi informasi terhadap proses, hasil, sikap dan motivasi mahasiswa dalam penulisan. Penelitian ini mengobservasi 30 mahasiswa keperawatan selama mengikuti 9 sesi kelas pelatihan literasi informasi yang diselenggarakan oleh perpustakaan UPH Karawaci.

Penelitian ini menggunakan model kuasi eksperimental, yang menggunakan uji awal dan akhir untuk mengukur perkembangan dari setiap variabel setelah diberi treatment (pelatihan). Hasil penelitian menunjukkan bahwa program literasi informasi secara efektif berhasil meningkatkan kualitas dari proses penulisan, hasil penulisan, sikap positif mahasiswa terhadap penulisan, pelatihan dan penerapan pelatihan.

Selain hal tersebut, penelitian ini menunjukkan bahwa motivasi mahasiswa untuk mengikuti pelatihan dapat dipertahankan, bahkan ditingkatkan.

Artikel Lengkap

Pembelajaran merupakan proses inti dari pendidikan. Pembelajaran selalu berkaitan dengan perubahan yang terjadi dalam diri seseorang. Robert Gagne (1985, 2) mengatakan bahwa pembelajaran merupakan sebuah perubahan disposisi yang terjadi pada manusia atau kemampuan yang terjadi dalam satu periode tertentu.

Klein (2002, 2) menambahkan bahwa pembelajaran merupakan proses akumulasi dari pengalaman (experiental) yang membawa perubahan permanen. Walaupun area hasil pembelajaran pada manusia bisa terjadi di dalam tiga area, yaitu: area kognitif (berpikir), afektif (perasaan), dan psikomotor (gerak), namun perubahan terbesar dan paling dominan biasanya terjadi pada area kognitif.

Berbagai metode pembelajaran digunakan untuk mengasah area kognitif mahasiswa selama proses pembelajaran di kelas perkuliahan. Tujuannya agar mahasiswa memiliki berbagai strategi metakognitif  yang dapat menolong mereka untuk menjadi pembelajar mandiri.

Salah satu metode yang dapat digunakan dalam mengembangkan proses kognitif dari yang sederhana sampai dengan yang kompleks adalah dengan menggunakan metode penulisan karya tulis.

Pembuatan karya tulis disini seharusnya lebih diarahkan pada model penulisan yang bertujuan untuk mentransformasi pengetahuan (knowledge transformation), daripada model penulisan yang hanya bertujuan untuk mengobservasi pengetahuan yang dimiliki mahasiswa (Knowledge-telling) seperti yang dinyatakan oleh Bereiter, Scardamalia (dalam Grabe dan Kaplan, 1996, 117-124) dan Tynjälä  (1998, 214).

Dengan menulis maka keterampilan berpikir seseorang akan dilibatkan secara kompleks, karena dalam proses menulis setidaknya seseorang harus melakukan berbagai kegiatan seperti membaca, mengingat, menginterpretasi, menganalisa, membandingkan, menyeleksi dan juga membuat sintesa dari berbagai informasi yang didapatkannya (Brookes and Grundy 2005, 3-4; Tynjälä 1998, 214).

Karena prosesnya yang kompleks, maka menulis menjadi satu hal yang tidak mudah untuk dikerjakan oleh para mahasiswa. Sebenarnya kesulitan pembuatan karya tulis tidak selalu berhubungan dengan terbatasnya kemampuan kognitif mahasiswa dalam menulis, namun seringkali berhubungan dengan proses pemerolehan “bahan baku” untuk membangun sebuah tulisan yang harus di dapatkan dengan cara yang efektif dan efisien, yaitu informasi.

Seorang pengajar pendidikan literasi bagi mahasiswa di Eastern California University, menjelaskan bahwa sebenarnya mahasiswa tidak memiliki kesulitan untuk menulis. Yang menjadi masalah bagi mereka adalah kemampuan berpikir yang dalam untuk mendapatkan, mengelola dan memproses informasi yang cukup untuk menjadi sebuah tulisan (Caron 2008, 139).

Penelitian lain mengenai kesulitan membuat karya tulis bagi para mahasiswa di Thailand menjelaskan bahwa dari 272 orang mahasiswa yang menjadi partisipan tersebut berpendapat bahwa untuk mendapatkan informasi dalam membuat karya tulis, umumnya mereka menggunakan internet dan menurut mereka mendapatkan informasi yang relevan dan menggabungkannya menjadi sebuah esai merupakan hal tersulit.

Dalam penelitian tersebut direkomendasikan agar dalam kegiatan pra-tulis di mana mahasiswa mengumpulkan informasi dari internet, harus diajarkan hal-hal penting seperti pemilihan informasi, cara mengutip, serta pembuatan sitasinya untuk mendapatkan informasi yang relevan dan menghindari plagiarisme (Boonapattaporn NA, 78).

Seorang ahli literasi informasi, William Badke (2008,49) mengatakan bahwa ada 10 hal negatif yang  sudah berkembang dan menjadi ”DNA”(mendarah daging) dalam kegiatan penelitian mahasiswa adalah:

1. Mahasiswa yang giat menggunakan komputer tidak akan membuat mahasiswa tersebut menjadi peneliti yang baik.
2. Kebanyakan mahasiswa tidak belajar banyak hal dari berbagai kesalahan pada saat melakukan kegiatan riset dasar.
3. Umumnya mahasiswa berfikir bahwa mereka adalah peneliti yang jauh lebih baik dari pada kenyataannya.
4. Umumnya mahasiswa tidak pernah menggunakan sumber di database yang sudah dilanggan dengan mahal oleh perpustakaan.
5. Banyak mahasiswa yang tidak benar-benar mengerti perbedaan yang esensial antara jurnal ilmiah dan website.
6. Kondisi awal paper penelitian mahasiswa biasanya sangat basic, sangat kacau balau, dan penuh dengan URL yang tidak layak pakai(evaluated). Hal ini adalah sesuatu yang tidak diharapkan.
7. Adalah sangat mungkin untuk mengajar mahasiswa untuk melakukan penelitian yang lebih efektif daripada yang mereka lakukan.
8. Adalah sangat mungkin untuk mengajar mahasiswa untuk menggunakan hasil riset secara etis.
9. Adalah sangat mungkin untuk mengajar mahasiswa untuk menikmati penelitian.
10. Seorang mahasiswa yang tidak mengerti bagaimana melakukan riset, tidak dapat diartikan sebagai seorang yang terdidik.

Dalam kaitannya dengan permasalahan diatas, literasi informasi atau diterjemahkan juga sebagai keberiformasian  merupakan sebuah konsep keahlian esensial untuk dikembangkan dalam era informasi untuk menjadi salah satu opsi pemecahan masalah di atas.

Permasalahan yang sama seperti di atas sebenarnya timbul sejak dulu dan karena sebab yang sama itulah maka Zurkowski pada tahun 1974 menyuarakan sebuah urgensi terhadap generasi yang berliterasi informasi untuk pertama kalinya sbb: “Orang-orang yang terlatih untuk memanfaatkan aplikasi sumber daya informasi untuk pekerjaan mereka dapat disebut dengan orang yang “berliterasi informasi”(Zurkowski 1974, 6).

Dengan adanya kebutuhan tersebut, maka perpustakaan di UPH Karawaci mengembangkan sebuah program pelatihan literasi informasi (ILTP) sejak tahun 2007. Berawal dari 6 modul yang didasarkan pada model literasi informasi The BIG6 (Eisenberg dan Berkowitz, 1990), pelatihan ini berkembang menjadi 9 sesi.

Pengembangan modul ini didasarkan pada dinamika perkembangan kebutuhan mahasiswa dan pengajar terhadap keahlian literasi informasi yang berkonjungsi dengan kegiatan perkuliahan.

Latar belakang diatas menimbulkan pertanyaan yang menarik untuk diteliti lebih lanjut : “Apakah pelatihan literasi informasi yang diselenggarakan berpengaruh pada peningkatan proses, hasil, sikap terhadap penulisan, pelatihan dan penerapan pelatihan, serta terdapat motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan?”

Penelitian ini bertujuan untuk membuktikan adanya pengaruh pelatihan literasi informasi terhadap berbagai variabel yaitu: proses, hasil, sikap, dan motivasi mahasiswa dalam pembuatan karya tulis.

Jika pengaruh tersebut dapat dibuktikan dan besarnya bisa diukur, maka hal ini akan menjadi validasi bagi para pustakawan yang mengadakan pelatihan serupa di institusi mereka masing-masing, dan menjadikan penelitian ini sebagai dasar untuk memacu usaha mereka dalam menyusun pelatihan literasi informasi yang efektif.

METODE

Penelitian ini menggunakan model kuasi eksperimental, yaitu penelitian yang dilakukan dengan memberikan sebuah treatment (dalam kasus ini adalah pelatihan literasi informasi) terhadap sebuah kelompok tertentu.

Untuk melihat perbedaan kondisi kelompok tersebut sebelum dan sesudah pemberian treatment, maka dilakukan pengukuran awal dan pengukuran akhir, menggunakan pre-test dan postest. Perubahan inilah yang nantinya diukur secara kuantitatif dengan menggunakan uji statistik.

Untuk mengukur proses, digunakan instrumen tes awal dan tes akhir yang dilakukan sebelum mahasiswa mengikuti pelatihan, dan pada pertemuan terakhir.

Instrumen tes terdiri dari 25 butir pertanyaan yang diturunkan dari indikator yang terdapat dalam standar literasi informasi dari ACRL (Association of College and Research Libraries) yang diterbitkan pada tahun 2000 sebagai acuan dalam pengembangan program literasi informasi di berbagai  negara.

Untuk mengukur hasil karya tulis mahasiswa, maka mahasiswa diminta untuk memberikan karya tulis awal sepanjang 2000 kata. Karya tulis ini sudah diminta untuk dibuat sebelum program pelatihan dimulai dan dikumpulkan pada pertemuan pertama.

Kemudian pada pertemuan ke 5(dari 9 sesi pertemuan seluruhnya) mahasiswa diminta lagi untuk menulis karya tulis akhir (1500 kata) yang dikumpulkan pada pertemuan akhir. Karya tulis ini kemudian dinilai dengan skor kriteria penulisan karya tulis yang meliputi: ide penulisan, organisasi tulisan, gaya bahasa, dan tata bahasa (Jago, 2005).

Untuk mengukur sikap mahasiswa terhadap penulisan, pelatihan dan komitmen penerapan hasil pelatihan, digunakan instrumen kuesioner (survei) dengan menggunakan skala likert. Survei ini dilakukan pada pertemuan pertama dan pada pertemuan akhir.

Instrumen ini terdiri dari 26 butir pertanyaan yang terbagi menjadi 4 butir pertanyaan survei mengenai sikap terhadap penulisan, 12 butir pertanyaan survei mengenai sikap terhadap pelatihan, dan 10 butir pertanyaan survei mengenai sikap mahasiswa dalam penerapan pelatihan.

Yang terakhir, untuk mengukur motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan literasi informasi yang diadakan oleh perpustakaan, instrumen yang digunakan adalah data kehadiran mahasiswa, catatan observasi kelas, dan catatan penyelesaian tugas-tugas.

Mahasiswa keperawatan sebagai subyek penelitian terdiri dari dua kelompok kelas, Kelas yang pertama terdiri dari 30 orang, disebut dengan kelas Entry to Practice (EP), yaitu kelas yang terdiri dari mahasiswa yang baru lulus SMU dan harus menyelesaikan studi selama 7 semester untuk mendapatkan gelar Sarjana Keperawatan UPH (S1).

Kelas yang kedua adalah kelas Conversion Class (CC), yaitu kelas yang dibuka bagi para perawat yang sudah bekerja di rumah sakit, namun ingin meng-upgrade gelarnya menjadi S1 keperawatan dengan lama studi 4 semester. Kelas CC berjumlah 19 orang.

Karena keterbatasan waktu penelitian, maka hanya dipilih satu kelas sebagai subyek penelitian ini dan dari beberapa kondisi diatas, maka kelas yang dipilih untuk diteliti adalah kelas EP dengan beberapa pertimbangan berikut:

• (1) Jumlah mereka (30 orang) mencukupi persyaratan minimal penelitian kuantitatif dengan penghitungan statistik.
• (2) Karakteristik awal mereka menunjukkan bahwa mereka lebih rata usia, rata dalam hal latar belakang dan tingkat pendidikan.
• (3) Mereka sudah memiliki keahlian untuk menggunakan teknologi yang cukup memadai yaitu dalam menggunakan komputer dan internet.
• (4) Kelas ini memiliki karakteristik yang relatif sama dalam hal pengetahuan dasar mengenai penulisan.

Untuk memastikan validitas instrumen tes, dilakukan uji validitas konstruk dengan cara membandingkan nilai rhitung dengan rtabel  menggunakan taraf kepercayaan 95% dengan responden sebanyak 15 orang (N=15), didapatkan nilai rtabel  sebesar  0,441. Semua hasil rhitung terbukti lebih besar dari 0,441 sehingga disimpulkan bahwa instrumen tes valid.

Sedangkan untuk instrumen survei dengan bentuk kuesioner, didapatkan r tabel dengan taraf kepercayaan sebesar 95% dengan responden sebanyak 22 orang (N=22) adalah sebesar 0,36 dan setelah diujikan dengan nilai r hitung, didapatkan ada 4 butir soal kuesioner yang harus dibuang, karena lebih kecil dari nilai r tabel. Maka jumlah kuesioner keseluruhan berjumlah 26 butir soal.

Untuk uji reliabilitas, dilakukan dengan menggunakan nilai cronbach alpha sebesar 0,60 sebagai batas bawah nilai reliabilitas. Nilai tersebut kemudian dibandingkan dengan nilai cronbach alpha semua butir soal tes.

Dari penghitungan didapatkan nilai koefisien cronbach alpha sebesar 0,997 >0,60 sehingga disimpulkan bahwa hasil uji instrumen tes reliabel. Begitu juga dengan uji reliabilitas instrumen kuesioner, didapatkan bahwa nilai cronbach alpha adalah sebesar 0,974>0,60 sehingga disimpulkan bahwa hasil uji instrumen kuesioner reliabel.

Untuk membuktikan adanya pengaruh antara pelatihan literasi informasi dengan peningkatan proses, hasil, sikap dan motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan, dilakukan dengan menggunakan pengujian statistik, yaitu uji T berpasangan.

Tujuannya adalah untuk menguji seberapa besar perubahan nilai rata-rata (mean) awal dan akhir. Karena uji T berpasangan hanya digunakan untuk data yang berdistribusi normal, maka sebelum menguji semua data instrumen yang berbeda-beda, dilakukan terlebih dahulu uji normalitas.

Uji ini digunakan untuk menentukan apakah data uji awal dan akhir berdistribusi normal atau tidak. Dari uji normalitas, didapatkan bahwa data hasil rata-rata instrumen tes, dan hasil penulisan tidak memiliki distribusi yang normal

Karena itu untuk ke dua instrumen ini akan digunakan uji tanda wilcoxon sebagai uji banding non-parametrik untuk data yang tidak berdistribusi normal. Sedangkan untuk data instrumen survei, didapatkan hasil bahwa data tersebut berdistribusi normal, sehingga data tersebut bisa diuji dengan menggunakan uji T berpasangan.

HASIL DAN TEMUAN

Dari uji statistik dengan menggunakan uji tanda wilcoxon, dihasilkan kesimpulan bahwa terdapat pengaruh yang signifikan antara pelatihan literasi informasi yang diselenggarakan dengan peningkatan kualitas proses penulisan mahasiswa (Z=4,732; p=0,01).

Hasil uji statistik tersebut didukung oleh data peningkatan nilai rata-rata indikator proses penulisan sesuai dengan langkah literasi informasi sebagai berikut:

Tabel 1. Perbandingan nilai rata-rata indikator tes awal dan akhir

Hasil uji statistik dengan menggunakan uji tanda Wilcoxon terhadap nilai rata-rata hasil karya tulis awal dan akhir mahasiswa yang mengikuti pelatihan literasi informasi menunjukkan bahwa terdapat pengaruh yang signifikan antara pelatihan literasi informasi pada peningkatan hasil karya tulis mahasiswa (Z=4, 547; p=0,01).

Peningkatan hasil rata-rata nilai mahasiswa tersebut diukur berdasarkan beberapa komponen rubrik yang sudah disebutkan diatas. Hasilnya adalah sebagai berikut:

Tabel 2. Perbandingan nilai rata-rata indikator karya tulis awal-akhir

Untuk pengukuran sikap, penelitian ini berusaha untuk mengukur 3 hal pendekatan sikap, yaitu: sikap terhadap penulisan, sikap terhadap pelatihan yang diikuti dan sikap terhadap penerapan hasil pelatihan.

Pengujian statistik dalam mengukur sikap mahasiswa terhadap penulisan dengan menggunakan uji T berpasangan, menghasilkan kesimpulan bahwa terdapat pengaruh yang sangat signifikan dari pelatihan literasi informasi terhadap sikap mahasiswa dalam menulis (T=2,966; p=0,01).

Peningkatan nilai rata-rata sikap mahasiswa yang didapatkan dari hasil kuesioner awal dan akhir menunjukkan adanya peningkatan sikap (secara tertulis), yang terlihat sebagai berikut:

Tabel 3. Perbandingan nilai rata-rata sikap menulis awal-akhir (skala likert)

Pengujian statistik terhadap sikap mahasiswa pada pelatihan dengan menggunakan uji T berpasangan menghasilkan kesimpulan bahwa tidak terdapat pengaruh antara pelatihan literasi informasi dengan sikap mahasiswa terhadap pelatihan itu sendiri (T=1,349; p=0,05).

Dari perbandingan nilai rata-rata awal dan akhir berbagai aspek sikap mahasiswa terhadap pelatihan tergambar adanya kenaikan, walaupun sangat kecil dan satu aspek justru menurun.

Tabel 4. Perbandingan nilai rata-rata aspek sikap terhadap pelatihan

Sedangkan hasil uji statistik terhadap nilai rata-rata survei sikap mahasiswa terhadap penerapan hasil pelatihan dalam penulisan mereka menunjukkan adanya pengaruh yang sangat signifikan dari pelatihan literasi informasi pada sikap mahasiswa untuk menerapkan hasil pelatihan yang mereka ikuti dalam penulisan yang mereka lakukan (T=3,322, p=0,01).

Hal ini dikuatkan dengan data peningkatan nilai rata-rata hasil survei mereka sebagai berikut:

Tabel 5.  Peningkatan nilai rata-rata sikap mahasiswa untuk menerapkan hasil pelatihan

Untuk melihat pengaruh pelatihan terhadap motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan ini, maka penelitian ini menggunakan berbagai data yang dapat menunjukkan motivasi (aksi) mahasiswa untuk berpartisipasi dalam mengikuti pelatihan, seperti angka kehadiran, keaktifan mahasiswa di dalam kelas, serta penyelesaian berbagai tugas kelas.

Dari berbagai instrumen yang digunakan seperti data kehadiran, catatan observasi kelas, dan catatan penyelesaian tugas-tugas, penelitian ini mengukur nilai rata-rata di 3 minggu awal, dan 3 minggu akhir dari keseluruhan 9 minggu pelatihan yang diselenggarakan. Hasilnya adalah sebagai berikut:

Tabel 6. Perbandingan indikator motivasi mahasiswa dari hasil observasi kelas

Jadi dari tabel diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pelatihan literasi informasi ini juga menimbulkan motivasi mahasiswa untuk mengikuti pelatihan secara konsisten, dan bahkan keaktifan dan atensi mahasiswa dapat meningkat.

PEMBAHASAN DAN DISKUSI

Untuk pengaruh pelatihan pada proses (lihat tabel 1), pemahaman mahasiswa terhadap indikator 1 dan 2, yaitu mengidentifikasi masalah melalui topik, dan perumusan masalah serta pencarian informasi melalui berbagai indeks eletronik seperti mesin pencari di internet, OPAC dan katalog artikel di basis data jaringan sudah relatif baik, sehingga peningkatan nilai awal-akhirnya rendah.

Dari semua indikator, nilai rata-rata akhir yang paling kecil adalah pada indikator 4, yaitu penggunaan informasi secara efektif dalam penulisan. Hal ini meliputi kemampuan mahasiswa untuk membaca teks dengan efektif termasuk mengidentifikasi dan melakukan seleksi terhadap informasi yang dibutuhkannya dari keseluruhan teks, melakukan pengutipan langsung, melakukan parafrase, dan melakukan pengembangan kerangka karangan dengan menempatkan informasi pendukung pada bagiannya masing-masing dengan tepat.

Sejalan dengan hasil yang didapat tersebut, jelaslah bahwa literasi informasi bukanlah keberliterasian yang dapat berdiri sendiri tanpa didukung oleh keberliterasian lainnya.

Taylor menyebutkan setidaknya ada beberapa keahlian yang disebutnya sebagai transferable skill, yang harus dimiliki seseorang untuk mendukung literasi informasi. Beberapa keahlian tersebut antara lain adalah:

berpikir kritis, berpikir kreatif, kemampuan memcahkan masalah (problem solving), pemikiran tingkat tinggi (high-order thinking), serta komunikasi yang efektif (Taylor 2007, 11).

Dalam penelitian ini terlihat bahwa indikator literasi informasi yang masih sulit ditingkatkan adalah kemampuan berpikir yang melibatkan keterampilan kognitif yang kompleks seperti menganalisa, sintesis, membandingkan, mengevaluasi dan sebagainya.

Karena itulah maka tepat sekali jika dikatakan bahwa tujuan akhir dari literasi informasi adalah untuk membantu seseorang untuk menjadi pembelajar mandiri sepanjang hayat, karena memang demikian profil seorang pembelajar yang memiliki kemampuan metakognitif yang kompleks.

Pengaruh pelatihan yang menimbulkan peningkatan nilai rata-rata yang paling signifikan adalah pada hasil penulisan mahasiswa yang terjadi pada hampir seluruh mahasiswa. Mungkin benar jika dikatakan bahwa mahasiswa lebih mengutamakan hasil dari pada proses dalam penulisan, karena terbukti, hasil penulisan mereka jauh lebih meningkat setelah mengikuti pelatihan, dibandingkan dengan prosesnya.

Hal paling besar yang terjadi sebagai peningkatan dalam hal hasil penulisan adalah tereduksinya kasus plagiarisme. Dalam tugas penulisan awal, didapatkan sebanyak 15 mahasiswa melakukan plagiarisme. Jumlah tersebut tereduksi dengan sangat signifikan menjadi 3 mahasiswa yang masih melakukan plagiarisme di dalam tugas penulisan akhir. Kebanyakan mahasiswa mengatakan bahwa penyebab mereka melakukan plagiarisme adalah karena mereka tidak tahu batasan dan cara pengutipan yang benar.

Pengaruh pelatihan pada sikap terhadap penulisan, pelatihan dan penerapan pelatihan nampaknya tidak se-signifikan pengaruh pelatihan terhadap proses dan hasil penulisan. Hal ini Dari tabel 7  di bawah ini bisa ditarik kesimpulan bahwa peningkatan kualitas dalam proses dan produk juga mendorong dan menghasilkan peningkatan nilai sikap dalam menulis walaupun kurang signifikan. Dari hasil total penghitungan di atas, peningkatan total keseluruhan sikap hanya terjadi sebesar 0,95.

Tabel 7. Perbandingan peningkatan nilai rata-rata tiap variabel

Demikian juga diselenggarakannya pelatihan literasi informasi bisa disimpulkan kurang memberikan pengaruh yang signifikan terhadap sikap terhadap pelatihan itu sendiri. Hal yang paling mungkin mempengaruhi hal ini adalah yang disebut oleh Cordaro sebagai “self-regulatory skills” (2007, 362), yang menurutnya mengacu pada:

“Disiplin penulis untuk terus bergerak maju melalui proses menulis (pra-tulis, menulis, dan revisi) yang sangat kompleks dan sering kali menyebabkan rasa frustasi yang berulang-ulang”. Dengan adanya  self-regulatory skill  yang baik, maka memungkinkan mahasiswa untuk tetap memiliki semangat dan motivasi untuk lebih meningkatkan kemampuannya (efikasi) dalam menulis.

Walaupun hasil uji statistik tidak membuktikan adanya pengaruh dari pelatihan terhadap sikap mahasiswa terhadap pelatihan itu sendiri, namun dari nilai rata-rata sikap terhadap pelatihan yang terdapat di tabel 4, jumlah nilai rata-ratanya akan menunjukkan bahwa hasil survei diawal dan akhir memiliki angka rata-rata kelas di atas 4(mean awal=4,06, dan mean akhir=4,24 skala 5).

Hal ini menunjukkan bahwa walaupun tidak terjadi peningkatan sikap positif  yang signifikan, namun sikap mahasiswa terhadap fungsi pelatihan tersebut sudah cukup baik.

Dari beberapa masukan mahasiswa yang didapat dari wawancara, didapatkan pula pendapat positif mengenai pelaksanaan pelatihan. Rata-rata mahasiswa menyatakan bahwa mereka sangat terbantu dalam hal penentuan arah penulisan, struktur penulisan, serta cara-cara mengutip serta memberikan referensi yang benar.

Pernyataan para mahasiswa ini sejalan dengan apa yang dikatakan oleh Brunning dan Horn, di mana salah satu hal yang bisa mendorong motivasi mahasiswa untuk menulis adalah “mengajarkan berbagai strategi penulisan dan menolong mahasiswa dalam memonitor penggunaannya” (Brunning dan Horn  2000, 28).

Dalam hal ini pelatihan literasi informasi menjadi sebuah pengajaran strategi penulisan dan sekaligus memonitor keberhasilan mahasiswa melalui berbagai latihan dan praktek di kelas.

Beberapa hal dari pelatihan yang dinilai bisa mempertahankan dan meningkatkan motivasi mahasiswa untuk mengikuti pelatihan antara lain adalah:

• a) Menggunakan program yang seimbang (teori dengan latihan). Hal itu jelas dari paparan mahasiswa yang mengikuti pelatihan. Mahasiswa pada umumnya lebih tertarik untuk langsung melakukan penulisan dari pada terlalu banyak mempelajari teorinya.
• b) Pelatihan memberikan tugas penulisan sesuai dengan latar belakang mahasiswa. Dengan memberikan tugas penulisan yang berkaitan dengan bidang kesehatan untuk mahasiswa keperawatan, maka mahasiswa akan merasa tidak asing dengan berbagai pengetahuan yang harus didapatkannya karena memang itu adalah bidang mereka, selain itu mereka akan lebih tertantang untuk menguasai pengetahuan dibidang mereka sendiri dan tidak merasa sia-sia untuk mempelajarinya.
• c) Selama pelatihan dilakukan pemberian umpan balik (feed back) terhadap tugas-tugas, latihan dan proses penulisan itu sendiri. Pemberian umpan balik merupakan salah satu hal penting untuk meningkatkan motivasi mahasiswa dalam menulis. (Brunning dan Horn 2000, 27; De la paz 2007, 257).
• d) Penggunaan moodle sebagai alat bantu pada pelatihan (Computer Assisted Instruction) sangat membantu dalam pelaksanaan pelatihan. Mahasiswa lebih mudah untuk mengakses materi yang dibutuhkan kapan saja, mengerjakan tugas, dan menarik minat siswa untuk belajar, karena pada dasarnya mahasiswa lebih menyukai interaksi dengan teknologi dan tidak asing dengan berbagai fasilitas elektronik.

Keahlian literasi hanya akan menjadi teori semata apabila tidak dikaitkan dengan tugas tertentu untuk mengolah informasi menjadi sebuah produk tertentu. Menulis merupakan hal yang harus terus menerus dilatih agar bisa menjadi semakin baik. Karena itu tugas-tugas praktek harus lebih banyak dari pada teori. Brunning dan Horn juga setuju dengan hal tersebut.

Mereka mengatakan bahwa salah satu cara meningkatkan motivasi penulisan adalah dengan membuat sebuah komunitas di dalam kelas yang mendukung penulisan serta berbagai aktifitas literasi lainnya (2000, 28).

Implikasi dari hal ini adalah pustakawan harus tahu cara mendisain pelatihan literasi informasi yang memiliki teori dan praktek yang seimbang, sehingga pelatihan tersebut menjadi pelatihan yang bermakna bagi para pesertanya.

KESIMPULAN

Dari masalah yang telah dirumuskan diawal penelitian yaitu: “Apakah pelatihan literasi informasi yang diselenggarakan berpengaruh pada peningkatan proses, hasil, sikap terhadap penulisan, pelatihan dan penerapan pelatihan, serta terdapat motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan?”

maka dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa terdapat pengaruh yang signifikan dari pelaksanaan pelatihan literasi informasi yang dilakukan oleh perpustakaan Johannes Oentoro, di UPH Karawaci dengan peningkatan kualitas proses penulisan, hasil penulisan, sikap terhadap penulisan, sikap terhadap pelatihan, sikap dalam menerapkan hasil pelatihan, dan motivasi mahasiswa dalam mengikuti pelatihan tersebut.

Hasil penelitian ini seharusnya bisa menjadi semacam rekomendasi bagi perpustakaan perguruan tinggi yang lain untuk menyelenggarakan program pelatihan literasi informasi yang seimbang dalam hal teori dan praktek sebagai salah satu usaha yang positif

Dalam meningkatkan bukan saja keterampilan mahasiswa dalam melakukan penelitian, menulis, bahkan yang terpenting untuk meningkatkan keterampilan berpikir yang kompleks dan tajam dalam upaya membekali mereka sebagai pembelajar mandiri sepanjang hayat.

DAFTAR REFERENSI

• Badke, William. “Information Literacy and Faculty.” Online May-June 2008 (2008): 47-49.
• Bonnapattoporn, Pornpan. “A Comparative Study of English Essay Writing Strategies and Difficulties as Perceived by English Major Students: A Case Study of Students in the School of Humanities, the University of the Thai Chamber of Commerce.” University of the Thai Chamber of Commerce (ND) : 75-90
• Brookes, Arthur, dan Peter Grundy. Beginning to Write: Writing Activities for Elementary and Intermediate Learners. Cambridge: Cambridge University Press, 2005.
• Brunning, Roger, dan Christy Horn. “Developing Motivation to Write.” Educational Psychologist 35, no. 1 (2000): 13.
• Caron, Thomas. “Teaching Writing as a Con-Artist: When Is a Writing Problem Not?” College teaching 56 no. 3 (2008): 137-139.
• Cordaro, Danielle A. “Motivating Students to Write: Some Empirical Answers (and Questions).” Pedagogy 9, no. 2, Spring, 2009: 361-367.
• De la Paz, Susan. “Managing Cognitive Demands for Writing: Comparing the Effect of Instructional Component in Strategy Instruction.” Reading and Writing quarterly 23, 2007: 249-266.
• Eisenberg, Michael B., dan R. E Berkowitz. Information Problem-Solving: The Big6 Skills Approach to Library & Information Skills Instruction. New Jersey: Ablex, 1990.
• Gagne, Robert M. The Conditions of Learning and Theory of Instruction. Revision ed. New York: CBS College Publishing, 1985.
• Grabe, William, and Robert B. Kaplan. Theory and Practice of Writing: An Applied Linguistic Perspective. London: Longman, 1996.
• “Information Literacy Competency Standard for Higher Education.” edited by Association of College and Research Libraries. Chicago: ALA, 2000.
• Jago, Carol. Papers, Papers, Papers: An English Teacher’s Survival Guide. Portsmouth: Heinemann, 2005
• Klein, Stephen B. Learning: Principles and Applications. New York: McGraw-Hill, 2002
• Plata, Maximino. “Looking Beyond Undergraduates’ Attitude About a University-Wide Writing Requirement.” Journal of Instructional Psychology 35, no. 4: 365-375
• Taylor, Terry. One Hundred Percent Information Literacy Success. New York: Delmar, 2007
• Tynjälä, Päivi. “Writing as a Tool for Constructive Learning: Students’ Learning Experiences During an Experiment.” Higher Education 36, 1998 (1998): 209-230.
• Zurkowski, Paul. The Information Service Environment Relationships and Priorities. Washington, D.C.: National Commission on Libraries and Information Science, 1974.

Penulis: Dhama Gustiar Baskoro [sumber: Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 13 No. 1 - April 2011]

Strategi Peningkatan Mutu Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

Dunia Perpustakaan | Tulisan ini membahas terkait dengan Strategi Peningkatan Mutu Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, yang didalamnya dibahas mulai dengan strategi hingga soal pendanaan dan terkait lainya.

Salah satu aktivitas para mahasiswa di Perpustakaan | gambar: archdaily.com

Abstrak

Artikel ini membahas tentang bagaimana meningkatkan mutu perpustakaan perguruan tinggi. Mutu perpustakaan dapat diartikan sebagai sebuah pencapaian yang dilakukan melalui serangkaian proses, baik dalam kegiatan jangka pendek mauapun jangka panjang. Adapun serangkaian proses menciptakan mutu perpustakaan dapat di spesifikasikan dalam tiga hal, yaitu memperhatikan mutu input, mutu proses dan konteks serta mutu outcome.

Artinya perncapaian mutu dilihat secara input memiliki kesiapan mental, adanya proses layanan yang didukung dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan outcomes yang berkualitas sebagai produk dari rangkaian sebelumnya.

Selanjutnya untuk meningkatkan mutu perpustakaan perguruan tinggi setidaknya memerlukan strategi khusus, dengan harapan agar tujuan yang direncanakan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Strategi khusus yang dimaksud antara lain: perencanaan strategis, penerapan prinsip learning organization, serta berorientasi kepada kepuasan dan kebutuhan pemustaka dengan mempersiapkan kualitas koleksi, SDM, layanan, komitmen petugas serta dukungan dana yang cukup.

Pendahuluan

Keberadaan perguruan tinggi sebagai salah satu ujung tombak peningkatan sumber daya manusia dibidang pendidikan adalah suatu kenyataan yang tidak terbantahkan. Perguruan tinggi sebagai salah satu institusi yang berperan memajukan pembangunan bangsa memerlukan sebuah sarana pusat informasi dan dokumentasi sebagai sumber belajar yang dikelola secara baik, mudah, cepat dan tepat.

Keberadaan perpustakaan sebagai salah satu pusat sumber belajar pada perguruan tinggi merupakan amanah Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pada pasal 1 butir 20, yang menyatakan bahwa pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan sumber belajar pada suatu lingkungan belajar.

Pada sisi yang sama, peraturan pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal 42 juga dinyatakan bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki antara lain buku dan sumber belajar lainnya.

Dari peraturan perundang-undangan tersebut dapat dimaknai bahwa disetiap satuan pendidikan khususnya lembaga pendidikan tinggi baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat harus menyediakan pusat sumber belajar berupa perpustakaan sebagai pendukung proses pembelajaran sekaligus sebagai pusat informasi akademik.

Apalagi perpustakaan sebagai jantung sekaligus pusat sumber belajar pada perguruan tinggi mutlak diperlukan.

Dalam era informasi dan komunikasi, dimana antar negara yang satu dan yang lain seakan menjadi satu akibat begitu mudahnya transfer informasi dilakukan menuntut individu-individu masa kini dan institusi perguruan tinggi unggulan menerapkan strategi khusus dalam menghadapinya.

Berbagai macam strategi memang perlu dipakai, agar individu dan institusi perguruan tinggi tidak terlindas dan tertinggal jauh dibelakang individu-individu dan institusi perguruan tinggi lain.

Banyak stretegi khusus yang dilakukan, misalnya penekanan terhadap pengembangan research bagi seluruh civitas akademika terutama staf pengajarnya sebagai upaya menuju research university.

Ada yang menekankan pada pengembangan particular skills keterampilan-keterampilan khusus bagi mahasiswanya agar sesuai dengan tuntutan dunia kerja. Bahkan terdapat pula beberapa perguruan tinggi berlevel best universities in the world yang menerapkan gabungan dua penekanan strategi akademis tersebut, meskipun secara umum mereka terkenal dengan research universities.

Namun yang perlu digarisbawahi adalah bahwa satu prasyarat utama yang tidak bisa dikesampingkan oleh institusi perguruan tinggi dalam meningkatkan kualitas dan mutu akademik, serta menuju perguruan tinggi berkelas dunia world class university adalah pengembangan library and information center.

Meningkatkan kualitas pepustakaan dan pusat informasi perguruan tinggi adalah penting karena salah satu yang dipakai untuk mengukur apakah perguruan tinggi itu maju atau tidak yaitu mutu perpustakaan (USNEWS Edisi 2006).

Bersandar dari pernyataan tersebut, maka sebuah pertanyaan penting adalah bagaimana meningkatkan mutu perpustakaan perguruan tinggi dilihat dari aspek manajemen pengelolaan perpustakaan. Untuk itu, tulisan ini secara khusus akan membahas strategi peningkatan mutu perpustakaan perguruan tinggi dalam perspektif manajemen.

Proses Pencapaian Mutu Perpustakaan

Mutu perpustakaan pada hakikatnya memang tidak bisa dirumuskan secara mutlak, karena rumusannya akan tergantung pada seberapa luasnya perspektif yang hendak dijangkau dan siapa yang hendak merumuskannya.

Namun mutu perpustakaan sering kali dirumuskan sebagai akhir dari sebuah pencapaian yang dilakukan melalui serangkaian proses, baik dalam kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang. Bahkan dalam proses pencapaian tersebut melibatkan berbagai unsur lainnya secara internal dan eksternal.

Serangkaian proses pencapaian mutu perpustakaan dapat dispesifikasikan dalam tigal hal, diantaranya:
Pertama, mutu input perpustakaan; meliputi kecakapan pustakawan, pengelola/kepala perpustakaan, staf layanan dan administrasi.

Kedua, mutu proses dan konteks; proses pencapaian mutu perpustakaan melalui mutu layanan, mutu koleksi dan mutu efektif serta efisiensi dalam proses penelusuran sebuah informasi, serta dukungan lembaga dan masyarakat.

Ketiga, mutu outcome; layanan perpustakaan yang prima, memuaskan dan koleksi yang bermutu serta sangat menunjang terhadap proses pembelajaran civitas akademikanya. Secara konsep, kesemua unsur tersebut saling berinteraksi dan ketergantungan antara yang satu dengan yang lainnya.

Ketiga dimensi penentu mutu perpustakaan secara fundamental merupakan suatu setting dari perpustakaan yang mencerminkan kualitas proses dan outcomes. Oleh karena itu rangkaian logis (logical sequence) proses pencapaian mutu perpustakaan adalah adanya input yang memiliki kesiapan mental, adanya proses layanan yang didukung dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna serta menghasilkan outcomes yang berkualitas sebagai produk dari rangkaian proses sebelumnya.

Apakah mutu perpustakaan bisa dirumuskan seperti itu? Jawabnya bisa. Mengingat bahwa mutu perpustakaan perguruan tinggi dipahami dan diinterpretasikan secara beragam.

Namun secara konkret, mutu perpustakaan dapat dipakai dan diinterpretasikan dengan beberapa hal;
Pertama, sebuah perpustakaan perguruan tinggi harus merencanakan dan memiliki tujuan yang jelas, pasti dan berpandangan secara luas.

Kedua adanya suatu pendekatan pengukuran atau pelaksanaan evaluasi secara rutin yang memungkinkan variabel penting dapat diidentifikasi, dipertimbangkan dan diukur.

Ketiga adanya suatu kerangka kerja untuk proses penyempurnaan, yang secara komprehensif meliputi komponen-komponen yang berkaitan dengan sistem perpustakaan dan memberikan peluang bagi perubahan.

Dengan demikian, maka sebagai langkah awal dalam meningkatkan mutu perpustakaan perguruan tinggi harus diupayakan suatu strategi agar tujuan-tujuan yang direncanakan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Beberapa strategi berikut kiranya dapat diaplikasikan yaitu: perencanaan strategis dengan pendekatan analisis SWOT, penerapan prinsip learning organization sebagai bentuk pembelajaran institusi sekaligus evaluasi menuju perubahan dan perbaikan, serta berorientasi kepada kepuasan dan kebutuhan pemustaka dengan mempersiapkan kualitas koleksi, kualitas SDM, kualitas layanan, komitmen petugas serta dukungan dana yang cukup.

Perencanaan Strategis

Perencanaan adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk membuat masa depan yang diinginkan lebih baik dari masa sekarang. Menurut Bryson perencanaan memiliki tiga tahapan: pertama, pemikiran strategis untuk menemukan aspek visi, misi, strategi yang akan digunakan.

Kedua, perencanaan jangka panjang untuk mengkombinasikan pemikiran intuitif dan pemikiran analitis sehingga menghasilkan proyeksi pemikiran masa depan dalam upaya mewujudkan visi, misi dan strategi. Ketiga, tahap perencanaan taktis yang merupakan langkah operasional sehari-hari dari suatu organisasi (Bryson. 1998: 98).

Setelah selesai analisa visi, misi maupun mandat, langkah selanjutnya menurut Bryson adalah analisa SWOT untuk menganalisa lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal dapat dikelompokan menjadi:

1. sumber daya yang terdiri dari sumber daya manusia, sumber daya fisik, sumber daya dana, dan sumber daya teknologi.
2. proses,
3. output. Sedangkan lingkungan eksternal adalah perubahan lingkungan dari sisi sosial, ekonomi, politik, maupun teknologi dan lingkungan pelanggan, pesaing, dan kerjasama (Bryson, 1998: 95-103).

Analisis SWOT merupakan instrumen perencanaan strategi yang biasa dipergunakan pada dunia pendidikan, termasuk juga perpustakaan didalamnya.

Dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan perpustakan, akan didapatkan peluang untuk mengatasi ancaman dan meminimalkan kelemahan. Dalam hal ini sekedar sebagai pandangan, untuk kasus perpustakaan perguruan tinggi misalnya, faktor kekuatan, kelemahan dan peluang bisa digambarkan antara lain sebagai berikut:

a. Kekuatan

• Kepemilikan koleksi yang banyak
• Sistem otomasi perpustakaan (dapat diperoleh secara gratis, seperti : program Senayan).
• Pustakawan dan pengelola berijazah ilmu perpustakaan dan informasi.

b. Kelemahan

• Kualitas pelayanan belum optimal
• Minimnya upaya pemasaran jasa perpustakaan.
• Anggaran perpustakaan kurang dari standar (kurang dari 5%) dari anggaran perguruan tinggi.
• Rendahnya kemampuan berbahasa asing bagi pustakawan
• Rendahnya kemampuan menulis dan meneliti bagi pustakawan
• Respon pada kebutuhan user masih rendah
• Sarana dan prasarana yang terbatas.

c. Tantangan

• Pimpinan dan pengambil kebijakan yang tidak memahami pentingnya perpustakaan
• Jumlah anggota yang banyak, yakni seluruh civitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan.
• Petugas layanan yang berpenampilan kaku, serta tidak ramah.
• Beragamnya pemustaka yang terdiri atas mahasiswa, dosen, peneliti, guru besar dan sebagainya.

d. Peluang

• Dana bantuan dari pemerintah dan luar negeri
• Melimpahnya jumlah anggota perpustakaan perguruan tinggi
• Pustakawan yang berpengalaman dan berijazah ilmu perpustakaan
• Kerja sama dengan perpustakaan lain, atau pusat sumber belajar, pusat penjaminan mutu akademik dilingkungan kampus.
• Kepemilikan sistem otomasi perpustakaan secara online.
• Adanya pusat badan kerja sama (Pusbangker) pada tiap-tiap perguruan tinggi sebagai fasilitator dalam melakukan hubungan kerjasama antar pusat informasi, dokumentasi dan perpustakaan.

Kelemahan-kelemahan yang secara umum terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi haruslah segera diupayakan jalan keluarnya. Upaya memasarkan produk perpustakaan perguruan tinggi bisa lebih gencar dilakukan dengan cara yang lebih kreatif dan menarik.

Pencarian dana juga harus dilakukan dengan lebih kreatif tidak semata-mata mengandalkan bantuan dari pemerintah. Pelayanan lebih ditingkatkan disemua segmen dan lini. Koleksi yang ada lebih disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka utama atau civitas akademika.

Kemampuan meneliti, menulis dan berbahasa asing dapat ditingkatkan dengan diklat ataupun kursus jurnalistik dan bahasa asing. Serta keterbatasan sarana dan prasarana diupayakan dengan mencari bantuan hibah, dan sebagainya.

Peluang yang ada diperpustakaan perguruan tinggi hendaknya dioptimalkan untuk mengatasi kelemahan. Apa yang menjadi penyebab meningkatnya animo mahasiswa ataupun masyarakat berkunjung dan mempergunakan jasa perpustakaan bisa dijadikan bahan evaluasi.

Peluang dana bantuan dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri harus diapresiasi dan dimanfaatkan se-efektif mungkin. Kekuatan yang sudah ada di perpustakaan perguruan tinggi haruslah dipertahankan bahkan ditingkatkan lagi. Tantangan juga harus diantisipasi dengan berbagai usaha.

Learning Organization

Perpustakaan perguruan tinggi haruslah mau belajar terus menerus berkelanjutan dan tidak takut dengan perubahan dan persaingan, seperti kata pepatah If you don?t change you die. Oleh karena itu dibutuhkan kejelian dalam mengelola perpustakaan perguruan tinggi.

Peluang harus diditangkap dengan cermat, strategi harus dicanangkan, dan promosi perpustakaan harus dilakukan dengan cepat dan teliti. Untuk itu institusi perpustakaan perguruan tinggi harus dikondisikan untuk siap menghadapi berbagai tantangan.

Tantangan dijadikan sebuah peluang. Inovasi harus terus berjalan karena belajar atau learning bagi suatu institusi adalah syarat mutlak untuk mempertahankan eksistensi dan menaikan mutu organisasi perpustakaan.

Peter M. Senge berteori tentang disiplin kelima (The Fifth Discipline), yaitu:

1. Pertama, keahlian pribadi (personal mastery), yaitu belajar untuk meningkatkan kualitas pribadi yang mendorong semua anggota untuk mengembangkan diri mereka ke arah sasaran dan tujuan yang mereka pilih serta senantiasa menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan (change).
2. Kedua, model mental, yang dilakukan dengan terus melakukan perenungan, mengklarifikasi, memperbaiki gambaran dan senantiasa menyenangkan pihak lain.
3. Ketiga, membangun visi bersama, yaitu komitmen dalam kelompok tentang masa depan yang direncanakan bersama.
4. Keempat, learning organization, yaitu mengubah keahlian berkata dan berfikir secara kolektif sehingga kelompok manusia dapat lebih mengembangkan kecerdasan dan kemampuannya.
5. Kelima, berfikir sistemik (system thinking), yaitu suatu kekuatan berfikir untuk menguraikan atau memahami kekuatan antar hubungan yang membentuk perilaku sistem (Peter M Senge. 2002: 10-11).

Para ahli manajemen modern melihat learning organization sebagai pengorganisasian kreativitas, kecakapan, dan transfer pengetahuan yang selanjutnya diharapkan mampu memperbaiki perilaku sebagai penjabaran dari wawasan dan pengetahuan yang baru serta dapat membawa perubahan perilaku yang akan menuntun pada perbaikan dan peningkatan kinerja

(Slater, S.F.&Narver J.C. 1995: 63-74). Dalam hal ini perpustakaan perguruan tinggi harus melakukan perubahan paradigama dan cultural transformation yakni menjadi center information yang prima.

Berorientasi Pengguna

Dalam rangka menciptakan keunggulan bersaing dalam strategi bersaing, David Osborne dan Ted Gaebler menandaskan bahwa kebiasaan yang harus dikembangkan pada pelanggan adalah:

(a) selalu tepat waktu. (b) selalu menindaklanjuti janji. (c) tidak mengumbar janji. (d) selalu berusaha berbuat baik lagi. (e) memberikan pilihan. (f) memperlakukan pelanggan dengan baik, serta (g) kontak langsung secara ramah

(O?hara B.S.&Bolesand Johnston, M.W. 1991: 1). Konsep berorientasi kepada pelanggan menurut Lovelock, Wirtz dan Keh harus senantiasa memberikan informasi kepada pelanggan, memberikan penawaran yang terbaik, dan mampu menyelesaikan permasalahan pelanggan yang berhubungan dengan pelayanan (Christoper Lovelock dkk. 2002 :157).

Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna perpustakaan bisa melakukan survey dan mendata semua keluhan yang dirasakan pelanggan. Masukan-masukan dari pelanggan juga bisa dilakukan dengan survey. Menurut prinsip-prinsip Total Quality Management, definisi kualitas yang paling bermakna adalah persepsi pelanggan mengenai kualitas.

Menurut Sallis tujuan dari setiap anggota dalam manajemen ini adalah menciptakan budaya mutu untuk kepuasan pelanggannya.

Sedangkan Peter dan Warman menyatakan bahwa dalam Total Quality Management budaya organisasi yang didukung dan ditentukan oleh pencapaian kepuasan pelanggan secara terus menerus melalui sistem terintegrasi yang terdiri dari bermacam alat, teknik dan pelatihan-pelatihan

(Husaini Usman, 2006: 462-467). Jadi esensi TQM ialah cara pengorganisasian dan keterlibatan seluruh anggota organisasi, yakni setiap bagian, setiap aktifitas, setiap orang di semua level yang memiliki seperangkat prinsip, seperangkat komponen, seperangkat keuntungan dari Total Quality Management.

Diantara prinsip dari TQM adalah: mengutamakan kepuasan pelanggan, respek terhadap setiap orang, manajemen berdasarkan fakta dan perbaikan secara terus menerus (Lasa HS. 2005: 24). Sedangkan Andrew Taylor & Frances Hill mengungkapkan bahwa prinsip TQM mencakup antara lain:

TQM membutuhkan komitmen dan keterlibatan semua anggota organisasi secara terus menerus, TQM membutuhkan sistem informasi yang akurat, makna pelanggan disini adalah pelanggan internal dan eksternal serta mendukung pentingnya hubungan internal para pegawai (Husaini Usman. 2006: 43-49).

Dari seperangkat prinsip di atas, TQM memiliki keuntungan:

1. Pertama, memfokuskan pada pentingnya tim antar bidang dengan kombinasi staf akademik dan administrasi.
2. Kedua, menyokong perbaikan pengorganisasian secara berkelanjutan.
3. Ketiga, meningkatkan tingkat kepuasan eksternal pelanggan.
4. Keempat, Menghemat biaya operasional secara nyata.
5. Kelima, memperbaiki komitmen, moral, dan motivasi pegawai.
6. Keenam, sebuah cara baru dalam memenej organisasi yang mengunggulkan tujuan kesamaan yang luas, akuntabel, dan keterlibatan seluruh anggota organisasi ((Husaini Usman. 2006: 45).

Misi utama manajemen ini adalah kepuasan pelanggan. Semua organisasi yang ingin mempertahankan keberadaannya harus berobsesi pada mutu. Mutu harus sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggan. Mutu adalah keinginan pelanggan bukan keinginan institusi perpustakaan.

Tanpa layanan dan penyediaan informasi yang bermutu serta sesuai dengan keinginan pemustaka, maka perpustakaan perguruan tinggi boleh jadi hanya tinggal namanya saja.

Jadi institusi perpustakaan perguruan tinggi harus mempunyai mekanisme tentang tempat yang umumnya menentukan kebutuhan dan persepsi pemustaka. Kemudian institusi perpustakaan perguruan tinggi harus mampu merespon informasi ini dalam satu kerangka waktu (time-frime) yang tepat.

Karena pemustaka adalah raja yang harus dilayani dengan sebaik-baiknya. Meskipun suatu perpustakaan perguruan tinggi sudah berfokus kepada pemustaka atau pengguna, hal itu bukan berarti institusi tersebut tidak membutuhkan strategi yang lengkap untuk menemukan persyaratan yang diinginkan pelanggan.

Dalam hal ini perpustakaan perguruan tinggi akan berhadapan dengan tantangan yang lebih berat dalam berhubungan dengan pemustaka eksternal karena harapan mereka bermacam-macam, dari latar belakang dan kepentingan yang berbeda, bisa jadi malah keinginan mereka saling berbenturan satu dengan yang lainnya.

Oleh karena itu pendekatan strategis harus dilakukan. Akan tetapi juga bukan berarti pemustaka internal dilupakan karena setiap orang dalam suatu perpustakaan bukan hanya seorang penyalur (suplier) tetapi juga seorang pemustaka bagi yang lainnya serta harus tetap diperhatikan.

Kegiatan mencari akar persoalan, dan memilih solusinya kemudian mengimplementasikan perbaikan-perbaikan dilakukan oleh semua pustakawan ini biasanya didukung oleh tim pengembangan yang memfokuskan kepada tujuan perpustakaan.

TQM mempunyai banyak arti, terutama berkaitan dengan perbaikan institusi perpustakaan dengan memfokuskan kepada pelanggan berupa pemustaka yang dicapai melalui pengelompokan pustakawan dan staf perpustakaan dalam berbagai tingkatan di struktur organisasi perpustakaan.

TQM berpandangan bahwa semua pustakawan dan staf perpustakaan berdampak pada kualitas layanan dan penyediaan informasi yang disajikan. Sistem dan proses dari perpustakaan dianggap sama tingginya dengan informasi yang disediakan, layanan yang disajikan dan output-nya.

Agar pemustaka merasa puas, perpustakaan perguruan tinggi bekerja keras menjamin mutu layanan dan penyediaan informasi setidaknya dalam tiga hal, yaitu pustakawan, program kerja dan proses (fasilitas atau sarana dan prasarana penunjang kegiatan layanan, penyediaan informasi berbasis TI, sarana belajar bagi pemustaka yang nyaman dan sebagainya).

Pustakawan harus mempunyai kompetensi yang kuat dibidang perpustakaan dan pengembangannya. Program kerja harus disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka, khususnya menunjang dan mendukung kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Kualitas Pelayanan

Parasuraman, et.al. dalam Fitzsimmons menyatakan bahwa kualitas pelayanan suatu organisasi bisa diukur dengan ukuran-ukuran yang baku, yaitu antara lain:

• – Tangibles, yaitu bukti fisik kemampuan suatu organisasi dalam menunjukan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan kemampuan suatu organisasi dalam sarana dan prasarana fisik dan keadaan lingkungan menjadi bukti nyata pelayanan yang meliputi fasilitas fisik seperti gedung, infrastruktur, sarana dan prasarana lainnya.
• – Reliabilitas, atau keandalan organisasi dalam memberikan pelayanan sesuai dengan yang dijanjikan secara akurat dan terpercaya. Kinerja sesuai dengan yang diharapkan pelanggan seperti tepat waktu, simpatik, tidak berbuat kesalahan, dan sebagainya.
• – Responsiveness, yaitu ketanggapan untuk memberikan pelayanan yang cepat dan tepat pada pelanggan, dengan penyampaian informasi yang jelas.
• – Assurance, atau jaminan dan kepastian berupa pengetahuan maupun sikap sopan santun, dan menumbuhkan rasa percaya para pelanggan kepada perusahaan. Komponennya yaitu terdiri dari komunikasi, kredibilitas, keamanan, kompetensi dan sopan santun.
• – Emphaty, yaitu memberikan perhatian yang tulus dan bersifat individual yang diberikan kepada konsumen sesuai dengan keinginan dan kebutuhan mereka (James A. Fitzsimmons. 2001: 16).

Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Gronroos, pada tahun 1990 menunjukan bahwa setidaknya terdapat enam kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas suatu pelayanan, yaitu:

1. Pertama, profesionalisme dan keterampilan karyawan.
2. Kedua, sikap dan perilaku.
3. Ketiga, fleksibilitas dan kelenturan.
4. Keempat, kehandalan dan kepercayaan.
5. Kelima, pemulihan atau recovery, dan keenam, reputasi dan kredibilitas (Johnson Robert. 1995: 55).

Rogers menyatakan bahwa, faktor kunci pembentuk kapabilitas internal organisasi, dalam hal pelayanan jasa adalah sumber daya manusia yang terlibat langsung dalam pelayanan kepada pelanggan (Rogers, et.al. 1994: 14).

Melihat beberapa pendapat di atas, maka dalam hal ini pustakawan adalah orang yang berperan sebagai frontliners yang melakukan kegiatan pelayanan langsung kepada pemustaka.

Peran kontributif pustakawan sangat menunjang keberhasilan pembelajaran pemustaka, khususnya dalam penelusuran informasi serta menunjukan alternatif jawaban dan solusi melalui berbagai koleksi yang ada.

1. Pustakawan

Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi yang baik tidak mungkin terlaksana jika tidak tersedia pustakawan yang memiliki perilaku (pengetahuan, keterampilan, dan sikap) yang baik guna membantu suksesnya pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Artinya pustakawan yang profesional adalah pustakawan yang melaksanakan tugas kepustakawanannya dengan kemampuan tinggi (high proficiency) serta dituntut mempunyai keragaman kecakapan (various cempetencies) yang bersifat psikologis yang meliputi tiga dimensi, yaitu cognitive competence (kecakapan ranah cipta), affective competence (kecakapan ranah rasa) dan psychomotorik competence (kecakapan ranah karsa) (Dreher. 2001: 30).

Strategi peningkatan mutu pustakawan pada perpustakaan perguruan tinggi bisa dilakukan dengan:

• Rekruitmen calon pustakawan yang berijazah ilmu perpustakaan dan informasi.
• Memiliki keterampilan komputer
• Pemberian izin studi lanjut S2 dan S3 di dalam dan luar negeri.
• Pelatihan pustakawan yang bekerja sama dengan Perpustakaan Nasional
• Kunjungan atau studi banding ke perpustakaan perguruan tinggi yang lebih besar dan maju baik dalam maupun luar negeri.
• Peningkatan kompetensi berbahasa asing, minimalnya bahasa inggris.
• Memperhitungkan rasio pustakawan dan jumlah pemustaka yang dilayani.
• Peningkatan jumlah dan kualitas terbitan ilmiah dan penelitian bagi pustakawan.

Perpustakaan perguruan tinggi sebagai organisasi jasa nirlaba yang bertugas membantu pelaksanaan Tri Dharma Perguruan tinggi sudah seharusnya menyediakan sumber daya manusia yang bekerja secara profesional.

2. Staf Perpustakaan

Selain pustakawan, perpustakaan perguruan tinggi juga memerlukan tenaga karyawan atau staf perpustakaan non fungsional yang profesional dan berkualitas.

Djoyonegoro dan Suryadi mengemukakan beberapa ciri individu yang berkualitas, yaitu apabila memiliki sikap, perilaku, wawasan, kemampuan, keahlian, serta keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan berbagai bidang dalam sektor pembangunan (Djoyonegoro&Suryadi. 1995: 32).

Kompetensi karyawan atau staf perpustakaan perguruan tinggi perlu ditingkatkan agar sesuai dengan tuntutan tugas dimasa depan. Oleh karena itu jika ada rekruitmen karyawan atau staf perpustakaan perlu antisipasi dengan memprediksi berbagai kecenderungan perkembangan dan perubahan.

Jabatan dan tugas yang menuntut pengembangan pengetahuan dan teknologi, perlu diimbangi dengan kemampuan SDM yang berkualitas. Adapun kompetensi karyawan atau staf perpustakaan ditingkatkan lagi kualitasnya dengan diklat atau upgrade.

3. Pimpinan/Kepala Perpustakaan

Peran kepemimpinan dalam membawa keberhasilan suatu perpustakaan perguruan tinggi sangatlah menentukan. Kualitas dan karakteristik pimpinan dalam lingkup akademik harus mendorong kepada tercapainya tujuan perpustakaan.

Menurut Ramsden, karakteristik pimpinan atau kepala diharapkan mempunyai visi, imajinasi, integritas akademik, inspirasi, jaringan kerja, percaya diri, dan kolaborasi (P. Ramsden, tt.: 82). Selain aspek di atas, untuk tercapainya keberhasilan perpustakaan perguruan tinggi diperlukan pula gaya kepemimpinan yang tepat yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.

Disisi lain seorang kepala perpustakaan perguruan tinggi harus mempunyai pandangan kedepan (visioner) dan mampu menciptakan kerjasama kemitraan, saling mendukung dan sharing.

Untuk mengetahui lebih pasti pelayanan seperti apa yang harus diberikan kepada pemustaka maka setidaknya perpustakaan perguruan tinggi menggunakan metode atau pendekatan yang bisa mengukur secara langsung aspek-aspek:

1. Pertama,  kualitas pelayanan yang diharapkan pemustaka.
2. Kedua, pelayanan yang diharapkan pemustaka.
3. Ketiga, tingkat kesenjangan yang terjadi antara harapan dan kenyataan yang dihadapi pemustaka.

Pengukuran kepuasan pelanggan harus dilakukan secara berkala dan berkesinambungan, karena dari waktu ke waktu dapat terjadi pergeseran dari faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pemustaka.

Kemampuan mendeteksi secara lebih dini perubahan tersebut merupakan keunggulan kompetitif yang harus diperjuangkan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Akan tetapi pelayanan yang berkualitas bukanlah akhir segalanya, masih ada hal yang juga sangat penting untuk diupayakan, yaitu loyalitas pemustaka.

4. Loyalitas Pemustaka

Pemasaran adalah perang. Fakta yang mendukung pernyataan tersebut adalah makin maraknya aktifitas mata-mata (khususnya diperusahaan-perusahaan berskala besar) dan informasi pesaing (marketing intelligence).

Hermawan Kertajaya menyatakan bahwa di era of choices saat ini kepuasan hanyalah proses, bukan hasil akhir. Moving target dari setiap the marketing company adalah loyalitas pelanggan (Hermawan Kertajaya, et.al., 2002: 43).

Griffin Jill menyatakan bahwa tingkat loyalitas pelanggan dapat dikelompokan dalam tujuh tahapan, yaitu suspect, prospect, disqualified prospect, first time customer, repeat customers, clients, advocates (Griffin Jill. 1995: 34-35). Untuk konteks perpustakaan perguruan tinggi bisa dijelaskan sebagai berikut:

1. Suspects, meliputi semua mahasiswa baru sebagai calon yang akan mendaftar sebagai anggota perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi menyebut sebagai suspect karena yakin mereka akan menjadi anggota dan memanfaatkan sumber-sumber informasi perpustakaan. Namun belum tahu apapun mengenai perpustakaan ataupun jasa yang ditawarkan.
2. Prospect adalah orang-orang yang memiliki kebutuhan akan informasi ataupun jasa tertentu dan mempunyai kemampuan untuk memperolehnya. Meskipun mereka belum melakukan transaksi dan proses pencarian informasi, mereka telah mengetahui keberadaan perpustakaan di kampusnya dan jenis jasa yang ditawarkan, karena rekomendasi dari orang lain.
3. Disqualified prospect, yaitu prospect yang telah mengetahui keberadaan barang atau jasa tertentu, tetapi mereka tidak mempunyai kebutuhan akan hal itu, atau tidak mempunyai kemampuan untuk memperolehnya.
4. First time customers, ialah mahasiswa baru yang mendaftar untuk pertama kalinya. Mereka menjadi pemustaka atau pengguna yang baru.
5. Repeat customers, yaitu mahasiswa atau pemustaka yang telah melakukan registrasi pada perpustakaan sebanyak dua kali atau lebih.
6. Clients adalah pemustaka yang mampu memperoleh semua jasa yang ditawarkan dan yang mereka butuhkan. Hubungan dengan pemustaka ini sudah kuat dan berlangsung lama, yang membuat mereka tidak terpengaruh oleh daya tarik perpustakaan lain.
7. Advocates adalah mereka yang mampu memperoleh seluruh informasi jasa yang ditawarkan. Mereka mendorong teman-temannya untuk mempergunakan dan memperoleh jasa dan informasi perpustakaan tersebut. Ia membicarakan, melakukan pemasaran dan membawa pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan.

Melihat tahapan pengelompokan loyalitas pelanggan di atas, maka strategi yang perlu dilakukan perpustakaan perguruan tinggi dalam hal loyalitas adalah mengupayakan pemustaka:

Pertama, dari suspect menjadi qualified prospect. Adapun hal yang perlu dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah menjawab pertanyaan: siapa sasaran perpustakaan perguruan tinggi?, bagaimana memposisikan produk berupa informasi dan jasa perpustakaan?, serta bagaimana menyaring prospect yang potensial?

Kedua, qualified prospect menjadi fist time customers. Beberapa langkah yang perlu dilakukan perpustakaan perguruan tinggi ialah: mendengarkan segala keluhan pemustaka, mendiagnosis masalah yang dialami pemustaka, menawarkan solusi bagi permasalahan pemustaka, serta bagaimana belajar dari kegagalan masa lalu.

Ketiga, dari repeat customers menjadi loyal clients. Strategi yang perlu dirumuskan ialah: 1) Menset pengguna, sehingga mengetahui siapa pengguna terbesar, jasa informasi dan jenis koleksi apa yang mereka perlukan, dan mengapa mereka loyal. 2) Membuat hambatan agar pengguna tidak berpindah. Hambatan tersebut bisa berupa hambatan fisik, psikologis, maupun ekonomis. 3) Melatih dan memotivasi pustakawan dan staf perpustakaan untuk loyal. 4) Promosi yang mempunyai nilai tambah untuk perpustakaan perguruan tinggi.

Perpustakaan perguruan tinggi harus senantiasa membangun keunggulan kompetitifnya dengan upaya-upaya yang kreatif dan inovatif sehingga akan menjadi pilihan bagi banyak pemustaka yang akhirnya mereka diharapkan menjadi loyal.

Oleh karena itu, perpustakaan perguruan tinggi perlu melakukan identifikasi prioritas kepentingan dan keinginan pemustaka secara tepat. Di era persaingan bebas ini customer satisfaction lebih merupakan suatu proses, bukan tujuan akhir.

Sebab moving target dari Perpustakaan Perguruan tinggi adalah customer loyalty. Maka perpustakaan perguruan tinggi sepatutnya menyusun kerangka berfikir yang kuat untuk membangun pemustaka yang loyal.

5. Bersikap Enterpreneurship

Semua upaya dalam strategi yang sudah dikemukakan sebelumnya akan lebih mantap apabila semua yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi mampu bersikap enterpreneurship.

Sebuah sikap yang biasanya hanya dipakai didunia usaha ini sangat mendukung untuk diterapkan sebagai upaya memajukan dan meningkatkan daya saing perpustakaan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Adapun sikap yang berhubungan dengan seorang enterpreneur di bagi dalam tiga kemampuan, yaitu:

kemampuan berinovasi dan terbuka dengan hal-hal yang baru,  sikap proaktif, berwawasan kedepan sehingga menjadi penggerak pertama, serta berani mengambil resiko (Sheila Slauter&Lary L. Laslie, 1997: 178).

Sikap dan jiwa enterpreneurship harus dimiliki semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi. Spirit enterpreneurship sangat dibutuhkan dalam kondisi perubahan lingkungan yang cepat dan serba tidak menentu seperti saat ini.

Pendanaan

Dukungan dana untuk sektor pengembangan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting. Tampak jelas bahwa sebagian sumber dana pengelolaan dan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi berasal dari mahasiswa (pendaftaran anggota, wakaf, hadiah, hibah dan sebagainya).

Adapun anggaran dana dari pemerintah bukan rahasia lagi jumlahnya, yaitu belum setara dengan alokasi standar pengembangan dan pengelolaan perpustakaan (5% dari anggaran operasional perguruan tinggi tersebut).

Oleh karena itu dalam hal pendanaan, perpustakaan perguruan tinggi memang harus lebih kreatif. Artinya perpustakaan perguruan tinggi harus banyak bekerja sama dengan banyak kalangan untuk memenuhi kekurangan dana.

Misalnya mengembangkan kewirausahaan (entrepreneurial) dan kemampuan mencari sumber-sumber penerimaan.

Komitmen

Untuk mencapai keberhasilan tujuan organisasi, berbagai strategi di atas masih memerlukan komitmen yang kuat dari pustakawan, kepala perpustakaan, maupun staf atau karyawan perpustakaan. Wayne K. Hoy dan Cecil G. Miskel menyatakan berdasarkan teori tujuan (goal theory), komitmen berpengaruh secara langsung terhadap pencapaian tujuan maupun efektivitasnya (Wayne K. Hoy and Cecil G. Miskel. 1999: 186).

Kenneth Schatz dan Linda Schatz menyatakan sebagian besar keberhasilan suatu perusahaan disebabkan adanya komitmen dari orang-orang yang ada di perusahaan tersebut (companies attribute largerly their success largerly to the commitment of their people) (Kenneth Schatz&Linda Schatz. 1986: 134).

Semakin kuat komitmen orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan maka akan semakin lapang dan mudah aplikasi serta pencapaian mutu sebuah perpustakaan perguruan tinggi, begitu juga sebaliknya.

Kesimpulan

Mutu perpustakaan merupakan sebuah pencapaian yang dilakukan melalui serangkaian proses baik dalam kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang.

Bahkan dalam proses pencapaian tersebut melibatkan berbagai unsur lainnya secara internal dan eksternal. Dilihat dari dimensi proses pencapaian mutu, terdapat tiga hal yang perlu diperhatikan oleh sebuah perpustakaan perguruan tinggi, yaitu: mutu input, mutu proses dan konteks, serta mutu outcome.

Pada sisi lain, perpustakaan dalam meningkatkan mutu layanan memerlukan strategi khusus, diantaranya adalah:

pertama, perencanaan sebagai sebuah tindakan yang dilakukan untuk membuat masa depan yang diinginkan lebih baik dari masa sekarang.

Kedua, learning organization sebagai prinsip untuk tetap belajar secara terus menerus berkelanjutan serta tidak takut dengan perubahan dan persaingan.

Serta ketiga, senantiasa berorientasi terhadap kebutuhan pengguna melalui pendekatan TQM dengan berbekal menyediakan SDM, koleksi, dan layanan yang berkualityas serta didukung oleh komitmen petugas dan dana yang cukup.

Dengan upaya dan usaha tersebut, maka perpustakaan perguruan tinggi akan tampak bermutu dan melakukan perubahan kedepan guna mensukseskan kegiatan pendidikan dan penelitian di tiap-tiap perguruan tinggi.

Sumber Rujukan

• Bryson, John M.  1998. Strategic Planning For Public and Nonprofit organizations. San Fransisco: Jossey Bass.
• Djoyonegoro dan Suryadi. 1995. Peningkatan Kualitas SDM untuk Pembangunan. Jakarta: Depdikbud.
• Dreher. 2001. Human Resource Strategy, A Behavioral Perspective for the General Manager. Mc Graww-Hill international Edition.
• Fitzsimmons, James A. 2001. Service Management: Operations, Strategy, and Information Technology. McGraww-Hill International Edition.
• Hoy, Wayne K.  and Miskel, Cecil G. 1999. Educational Administration. New York: Mc Graww Hill Inc.
• Jill, Griffin. 1995. Customer Loyalty, How to Earn; How to Keep It. Lexington Books, an Imprint of the Free Press.
• Kertajaya, Hermawan et.al. 2002. Mark Plus on Strategy. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
• Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.
• Lovelock, Christoper., Wirtz, Jochen., and Keh, Hean Tat. 2002. Service Marketing in Asia: Managing People, Technology and Strategy.
• O?hara B.S., Johnston, Bolesand M.W. 1991. The Influence of Personal Variables on Salesperson Selling Orientation. Journal of Perdonal Selling and Sales Management. Vol. XI No. 1.
• P. Ramsden. tt. Leading Academics. Buckingham: Society for Research Into Higher Education and the Open University Press.
• Robert, Johnson. 1995. The Determinant of Service Quality: Satisfies and Dissatisfiers. International Journal of Service Industry Management. Vol.6, no. 5, h. 55.
• Rogers, et.al. 1994. Increasing Job Satisfaction of Service Personnel. The journal of Service Marketing. Vol. 8, no. 1, h. 14.
• Schatz, Kenneth and Schatz, Linda. 1986. Managing by Influence. New Jersey: Prentice-Hall Inc. Englewood Cliffs.
• Senge, Peter M . 2002. The Fifth Discipline Book. Batam: Interaksa.
• Slater, S.F. and Narver J.C. 1995. Market Orientation dan the Learning Organization. Journal of Marketing. Vol. 59 (July), h. 63-74.
• Slauter, Sheila and Laslie, Lary L. 1997. Academic Capitalism: Politics, Policies and The Enterpreneurial University. London: The Johnson Hopkins University Press.
• Usman, Husaini. 2006. Manajemen, Teori, Praktik dan Riset Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara.

Penulis: Safrudin Aziz [sumber: Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 12 No. 2 - Agustus 2010]