Kurikulum Pendididikan Pustakawan untuk Program Sarjana, Apakah Masih Diperlukan?

Dunia erpustakaan | Untuk mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan maupun para alumninya yang sekarang mungkin sudah bekerja di perpustakaan, mungkin membaca judul diatas, anda sudah langsung punya jawaban dan argumen versi anda.

Namun sebelum anda mengambil kesimpulan, ada baiknya anda baca sampai tuntas tulisan berjudul "Kurikulum Pendididikan Pustakawan untuk Program Sarjana, apakah masih diperlukan?" yang ditulis oleh Prof. Sulistyo Basuki ini, yang pernah dimuat dalam majalah Visi Pustaka Edisi : Vol. 4 No. 1 - Juni 2002.

Tulisan tersebut dipublikasikan di tahun 2002, sehingga saat anda membaca setelah di tahun 2002, tentunya sangat mungkin jika isi dari tulisan ini mungkin akan dianggap tidak sesuai, atau mungkin akan tetap sesuai, yang itu sangat bergantung dengan perkembangan dan perubahan dinamikanya di setiap waktunya.

ilustrasi: thecompleteuniversityguide.co.uk

Abstrak

Setelah hampir 20 tahun kurikulum ilmu perpustakaan diatur oleh Dep. Pendidikan dan Kebudayaan muncul suara yang menyatakan bahwa kurikulum nasional ilmu perpustakaan tidak diperlukan, terserah pada masing-masing universitas penyelenggara untuk mendisain sendiri kurikulum masing-masing.

Pendapat tersebut memang benar di satu sisi mengingat keanekaragaman penyelenggara pendidikan ilmu perpustakaan serta kondisi setempat yang mempengaruhi pendidikan. Namun di segi lain ada yang berkeberatan dengan berbagai alasan. Bila tidak ada kurikulum nasional maka universitas penyelenggara mengalami kesulitan kurikulum mana yang akan digunakan sebagai patokan, sebagai sebuah profesi, pendidikan pustakawan perlu menentukan syarat untuk dapat berkarya dalam bidang kepustakawanan dan informasi.

Di beberapa negara maju kurikulum ilmu perpustakaan tidak diatur oleh negara melainkan oleh asosiasi profesi; itupun asosiasi profesi hanya mengakreditasi lembaga pendidikan, bukannya mengatur kurikulum.

1. Pendahuluan

Pendidikan pustakawan di Indonesia baru dimulai pada tahun 1952 tatkala Kementerian Pendidikan, Pengadjaran dan Kebudayaan (Kem. P.P.K.) membuka Kursus Pendidikan Pegawai Perpustakaan (KPPP), kemudian berubah menjadi Kursus Pendidikan Ahli Perpustakaan (KPAP).

Pendidikan  tersebut berubah menjadi Sekolah Perpustakaan, dilebur pada Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan Universitas Indonesia (FKIP UI) pada tahun 1962, selanjutnya menjadi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Indonesia (JIP FSUI) mulai tahun 1964 sampai sekarang. Mulai tahun 2002 nama Fakultas Sastra berubah menjadi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya disingkat FIB.

Pendidikan sarjana baru dimulai pada tahun 1969 tatkala  JIP FSUI menerima calon mahasiswa berpendidikan Sardjana Muda. Pola tersbeut berlangsung sampai dengan tahun 1986 tatkala JIP FSUI membuka program sarjana melalui jalur Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (Sipenmaru). Pola tersebut berlangsung hingga sekarang hanya saja nama Sipenmaru berubah menjadi UMPTN dan kini berubah lagi.

2. Kurikulum program sarjana

Kurikulum program sarjana di UI untuk mereka berbasis Sardjana Muda non Ilmu Perpustakaan didisain sepenuhnya oleh dosen JIP FSUI dibantu oleh tenaga pengajar dari University of Hawaii yang dipimpin oleh Harold Stevens. Keberadaan tenaga pengajar asing ini dimungkinkan  berkat bantuan The Asia Foundation.

Keberadaan mereka pada tahun 1969 juga dimaksudkan untuk membuka program serupa di Universitas Gadjah Mada dan Universitas Airlangga, namun hingga sekarang kedua universitas yang disebutkan kemudian tidak pernah membuka program sarjana ilmu perpustakaan.

Ketika Universitas Padjadjaran membuka program sarjana (1985) dan UI pada tahun 1986, waktu itu dikeluarkan kurikulum Ilmu Perpustakaan oleh Departemen Pendidikan dan kebudayaan. Kurikulum tersebut kemudian diubah lagi pada tahun 1992 selanjutnya pada tahun 1996.

Kurikulum yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan merupakan kurikulum wajib yang harus diikuti oleh penyelenggaran program sarjana ilmu perpustakaan. Untuk mengatur kurikulum, besarnya, cakupannya, pihak Dep. P&K membetuk Konsorsium beranggotakan pakar bidang ilmu. Untuk Ilmu Perpustakaan dimasukkan pada Konsorsium Sastra dan Filsafat.

Dengan tumbangnya kekuasaan Presiden Soeharto pada tahun 1998 diikuti dengan tuntutan reformasi dan pembentukan Badan Hukum Milik Negara muncul tuntutan agar perguruan tinggi diperbolehkan menyusun kurikulum sendiri tanpa campur tangan terlalu besar dari Dep. Pendidikan Nasional.

Sementara itu mulai tahun 1998 dibentuklah Komisi Disiplin Ilmu sebagai pengganti Konsorsium Sastra dan Filsafat. Untuk Ilmu Perpustakaan  tetap dimasukkan pada Komisi Disiplin Ilmu Sastra dan Filsafat  walaupun di kalangan anggota ada upaya untuk mengubahnya menjadi Komisi Disiplin Ilmu Budaya namun hingga tahun 2001 usulan tersebut belum dipenuhi.

3. Kurikulum nasional

Seiring dengan  munculnya konsep pendidikan yang diajukan oleh Unesco serta diterima oleh banyak  negara mengenai 4 pilar pendidikan, maka Dep. Pendidikan Nasional menerima konsep  pilar pendidikan yaitu "learning to know, learning to do, learning to live together, learning to live with others anf learning to be (Learning 1998, 86-97)"…

Konsep tersebut kemudian dijabarkan pada kurikulum yangdikembangkan oleh KDI Sastra dan Filsafat pada bulan November 2001. Sebelum itu pada bulan Mei 2001 The British Council melangsungkan Seminar Benchmarking Curriculum in Library and Information Science in Indonesia dengan menghadirkan dua pembicara yaitu Prof. Patricia Ward [Inggeris] dan Prof. Sulistyo-Basuki (Indonesia). Dari hasil penggodogan itu disusunlah (rancangan) kurikulum nasional iIlmu Perpustakaan. Hasilnya ialah sebagai berikut :

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Kompetensi Lulusan Program Sarjana

Lulusan Program Sarjana  Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi diharapkan mempunyai kemampuan untuk:

1. Memahami individu dan komunitas yang dilayani dalam konteks mereka menciptakan, merekam, mengorganisasi, menyebarkan, menelusur, menggunakan, dan menciptakan kembali informasi dan pengetahuan.
2. Mendayagunakan informasi dan pengetahuan secara fungsional untuk kepentingan individu dan komunitas yang dilayani, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sesuai dengan dinamika konteks kegiatan serta perkembangan informasi dan pengetahuan.
3. Melaksanakan butir 1 dan 2 di atas dengan menjamin hak setiap orang untuk mengakses dan menyampaikan informasi dan pengetahuan untuk berkarya dan pengembangan diri, dengan memperhatikan asas kerahasiaan informasi, privasi, hak cipta, toleransi, dan kemerdekaan berpikir.

Kurikulum

Jumlah Kurikulum Inti Program Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi adalah 66 SKS, dibagi dalam lima kelompok.

A. Kelompok Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MPK) (6 SKS)

Jenis MPK, tujuan dan jumlah SKS sesuai dengan MPK yang berlaku pada Kurikulum Inti Program Studi Bidang Ilmu /Ilmu Sastra dan Filsafat.

B. Kelompok Mata Kuliah Keilmuan dan Ketrampilan Berkarya (MKK) (8 SKS)

Kelompok mata kuliah ini bertujuan untuk :

1. Memberikan landasan penguasaan ilmu budaya.
2. Memberikan landasan berpikir dalam konteks kebudayaan Indonesia.
3. Melatih kemampuan berpikir secara logis dan kritis.
4. Memahami akar-akar historis terbentuknya pemikiran modern.
5. Memahami dan menganalisis kebudayaan Indonesia dalam perspektif historis dan informatif.

Kelompok mata kuliah ini terdiri atas :

1. Sejarah Pemikiran Modern*     2 SKS
2. Dasar-dasar Filsafat*     2 SKS
3. Sejarah Kebudayaan  Indonesia*    2 SKS
4. Dasar-dasar Ilmu Budaya*      2 SKS

C. Kelompok Mata Kuliah Keahlian Berkarya (MKB)  (20 SKS)

Kelompok mata kuliah ini bertujuan untuk :

1. Memberikan dasar kompetensi profesional informasi dan pengetahuan.
2. Memberikan landasan pengetahuan ilmu perpustakaan dan informasi.
3. Membekali kompetensi teknologi komunikasi dan informasi untuk kepentingan pemakai, lembaga,  dan masyarakat.
4. Mengembangkan wawasan profesi dan akademis yang terbuka dan toleran terhadap perkembangan ilmu dan teknologi.
5. Memberikan landasan untuk pengembangan ilmu pengetahuan, khususnya dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi.

Kelompok mata kuliah ini terdiri atas :

1. Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi    4 SKS
2. Telematika                   4 SKS
3. Metode Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi   4 SKS
4. Kepustakawanan Indonesia      2 SKS

D. Kelompok Mata Kuliah Perilaku Berkarya (MPB) (18 SKS)

Kelompok mata kuliah ini bertujuan untuk :

1. Mengelola berbagai lembaga yang bergerak dalam bidang perpustakaan dan informasi.
2. Mengembangkan koleksi lembaga informasi sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan masyarakat yang dilayaninya.
3. Menyebarkan berbagai jasa informasi kepada masyarakat.
4. Memberikan dasar pelestarian materi perpustakaan dengan tidak memandang media maupun formatnya sebagai khazanah budaya bangsa.

Kelompok mata kuliah ini terdiri dari :

1. Organisasi Informasi      4 SKS
2. Sumber dan Jasa Informasi      4 SKS
3. Konservasi dan Preservasi      2 SKS
4. Manajemen Perpustakaan dan Lembaga Informasi   3 SKS
5. Pemasaran Informasi dan Pengetahuan     3 SKS
6. Kajian Pemakai       2 SKS

E. Kelompok Mata Kuliah Berkehidupan Bermasyarakat (MBB) (14 SKS)

Kelompok mata kuliah ini bertujuan untuk :

1. memberikan dasar untuk berkomunikasi dalam masyarakat informasi.
2. Membekali profesi informasi tentang kehidupan bermasyarakat yang berbasis informasi.
3. Membekali landasan penilaian norma intern dan ekstern tentang kegiatan kepustakawanan dan informasi.

Kelompok mata kuliah ini terdiri dari :

1. Komunikasi        4 SKS
2. Kerjasama dan Jaringan Informasi     2 SKS
3. Etika Profesi       2 SKS
4. Psikologi Pemakai Jasa Informasi     4 SKS
5. Kuliah Kerja       2 SKS

3.1. Kelompok Mata Kuliah Pe-ngembangan Kepribadian (MPK) (6 SKS).

Mata kuliah dalam kelompok MPK merupakan mata kuliah wajib nasional yang berlaku di seluruh Indonesia. Saat ini sebutannya berubah menjadi MDPT atau Mata Kuliah Dasar Perguruan Tinggi yang berlaku nasional.

3.2. Kelompok Mata Kuliah Keil-muan dan Ketrampilan Berkarya (MKK) (8 SKS).

Pada kelompok Kelompok Mata Kuliah Keilmuan dan Ketrampilan Berkarya (MKK) (8 SKS) sebagaimana tertera di atas dikemukakan karena  Universitas Indonesia dijadikan rujukan sementara di Universitas Indonesia, Jurusan Ilmu Perpustakaan dimasukkan ke Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya [dahulu Fakultas Sastra) sehingga mata kuliah wajib fakultas ilmu pengetahuan budaya yang dijadikan contoh.

Karena  pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi di beberapa perguruan tinggi berbeda, maka penyelenggara harus menyesuaikan diri dengan situasi pada masing-masing perguruan tinggi. Misalnya di Universitas Padjadjaran berada di bawah Fakultas Ilmu Komunikasi, maka mata kuliah fakultas ilmu komunikasi menjadi mata kuliah wajib fakultas untuk mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan.

Hal serupa dengan IAIN Sunan Kalijaga yang berada di bawah Fakultas Adab, Universitas Islam Negeri pada Fakultas Tarbiyah atau  Fakultas lain, Univ. Islam Nusantara  pada Fakultas Ilmu Komunikasi dll.

4. Perlu tidaknya kurikulum nasional

Setelah hampir 20 tahun kurikulum ilmu perpustakaan diatur oleh Dep. Pendidikan dan Kebudayaan muncul suara yang menyatakan bahwa kurikulum nasional ilmu perpustakaan tidak diperlukan, terserah pada masing-masing universitas penyeleng-gara untuk mendisain sendiri kurikulum masing-masing.

Pendapat tersebut memang benar di satu sisi mengingat keanekaragaman penyelenggara pendidikan ilmu perpustakaan serta kondisi setempat yang mempengaruhi pendidikan. Namun di segi lain ada yang berkeberatan dengan alasan sebagai berikut :

1. Bila tidak ada kurikulum nasional maka universitas penyelenggara mengalami kesulitan kurikulum mana yang akan digunakan sebagai patokan;
2. Sebagai sebuah profesi, pendidi-kan pustakawan perlu menentu-kan syarat untuk dapat berkarya dalam bidang kepustakawanan dan informasi. Di beberapa negara maju kurikulum ilmu perpustaka-an tidak diatur oleh negara melainkan oleh asosiasi profesi; itupun asosiasi profesi hanya mengakreditasi lembaga pendidi-kan, bukannya mengatur kuriku-lum.
3. Menjelang berlakunya Asean Free Trade Area pada tahun 2003, dirasakan perlunya suatu kuriku-lum baku yang menghasilkan pustakawan yang mampu  meng-hadapi pustakawan asing bahkan berkarya di negara lain.

Maka di Indonesia ada dua kutub, satu kutub menganggap kurikulum nasional tidak perlu sedangkan di kutub lain menganggap kurikulum nasional masih perlu. Dalam hal demikian, KDI Sastra dan Filsafat mengambil jalan tengah hanya menentukan kurikulum nasional seminimum mungkin.

Pendidikan pustakawan pada strata sarjana mensyaratkan jumlah kredit berkisar dari jumlah minimum (144 Satuan Kredit Semester) sampai dengan maksimum (160 SKS). KDI Sastra dan Filsafat mengambil jumlah minimum yaitu  40% dari jumlah minimum 144 SKS sehingga kurikulum nasional hanya memberikan ancer-ancer sekitar 60 SKS. Sisanya diserahkan kepada masing-masing penyelenggara.

4.1. Penjabaran kurikulum

Kurikulum nasional sebagaimana disusun oleh KDI sastra dan Filsafat sudah diserahkan kepada Ditjen Pendidikan Tinggi pada tahun 2001 untuk selanjutnya ditetapkan oleh Menteri Pendidikan Nasional sebagai kurikulum nasional. Namun hingga saat ini hal tersebut belum diputuskan oleh Menteri, bahkan ada rencana untuk meniadakan kurikulum nasional.

Bagi penyelenggara pendidikan ilmu perpustakaan, rancangan kurikulum nasional dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun kurikulum masing-masing. Bila setiap penyelenggara pendidikan ilmu perpustakaan  berpatok pada kurikulum di atas, maka sedikit-dikitnya sudah ada kesamaan dalam mata kuliah dasar untuk kepustakawanan. Langkah selanjutnya ialah menjabarkan isi masing-masing mata kuliah sehingga materi yang diajarkan di Sumatera misalnya sama dengan materi yang diajarkandi daerah lain.

Sebagai contoh Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi berbobot 4 SKS memerlukan penjabaran seperti konsep dasar perpustakaan; jenis perpustakaan;sejarah perpustakaan; prinsip dan filsafat kepustakawanan;  kerjasama dan jaringan; perpustakaan dan masyarakat; manajemen perpustakaan; pengolahan data bibliografis; organisasi informasi; aplikasi teknologi informasi termasuk automasi perpustakaan; Internet; komunikasi ilmiah; sebaran informasi;  temu balik informasi dll.

4.2. Pertemuan informal penyelenggara

Saat ini terdapat berbagai lembaga penyelenggara pendidikan ilmu perpustakaan pada tataran sarjana.

Untuk menjabarkan lebih lanjut kurikulum nasional tersebut kiranya dapat dikembangkan kerjasama informal antara pengajar jurusan ilmu perpustakaan dalam bidang yang sama, misalnya bidang pengantar, pengolahan informasi, jasa perpustakaan, manajemen perpustakaan dll.

Pada pertemuan informal tersebut para pengajar dapat bertukar pikiran secara maya melalui fasilitas e-mail dan Internet mengenai topik yang akan dibahas, cakupannya, literatur ang diperlukan, metode pengajaran. Sebagai contoh mata kuliah Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi  berbobot 4 SKS (satuan kredit semester). Dari mata kuliah tersebut apa saja yang akan diajarkan.

Sebagai contoh Pengantar Ilmu Perpustakaan dan Informasi membahas tentang kata pustaka; berbagai materi perpustakaan; jenis perpustakaan; kerjasama perpustakaan; jasa perpustakaan; sejarah perpustakaan; filsafat kepustakawanan; pustakawan sebagai profesi, aplikasi teknologi informasi di perpustakaan; automasi perpustakaan, perpustakaan dijital.

Dari ilmu informasi dibahas definisi informasi; pendekatan terhadap ilmu informasi; komunikasi ilmiah (formal dan informal); bibliometrika; kajian pemakai; temu balik informasi; relevansi, nilai informasi dll. Bila sesama pengajar saling berkomunikasi secara informal, maka  pengalaman satu dengan  yang  lain dapat disalingtukarkan. Dengan demikian ada pembakuan pokok mata kuliah.

5. Penutup

Sebelum tahun 1998 dikenal kurikulum nasional ilmu perpustakaan yang dicantumkan dalam keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Seiring dengan era reformasi serta munculnya gagasan pilar pendidikan, maka kurikulum ilmu perpustakaan juga harus direvisi. Dalam penentuan kurikulum nasional, Komisi Disiplin Ilmu Sastra dan Filsafat mengambil pendekatan minimum artinya hanya 40% dari 144 SKS yang merupakan kurikulum nasional sisanya dikembangkan oleh  lembaga pendidikan pustakawan.

Untuk menyamakan kemampuan dalam menghasilkan lulusan yang mampu bersaing dalam AFTA maka lembaga pendidikan perlu bekerja sama  mengisi lebih lanjut isi masing-masing kuliah di samping mengembangkan kekhasan masing-masing lembaga pendidikan.

Pengalaman Otomasi Perpustakaan Universitas Bina Nusantara

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 4 No. 1 - Juni 2002

Abstrak

Makalah mengulas pentingnya usaha mengotomasikan perpustakaan agar tercapai layanan prima bagi pengguna. Paparan pengalaman otomasi dimulai dari perencanaan modul otomasi untuk pengadaan, pengolahan, dan sirkulasi. Selain itu, penyiapan ruangan, piranti lunak, perangkat keras, dan pelatihan SDM mutlak diperlukan.

Pada makalah ini dijelaskan pula pentingnya pembentukan citra perpustakaan dengan cara meyakinkan pimpinan bahwa perpustakaan sebagai pendukung utama kegiatan pembelajaran dan penelitian, melakukan kerja sama dengan perpustakaan lain, pembentukan forum, seminar ilmiah, pembinaan milis dan newsgroup. Dengan cara ini pula secara otomatis profesionalisme pustakawan dapat terbentuk.

Atrikel Lengkap

Pendahuluan

Otomasi perpustakaan adalah penataan sistem perpustakaan sehingga mudah untuk dioperasikan dan diakses. Komputer merupakan pendukung utama proses otomasi.

Mengapa otomasi perpustakaan penting? Otomasi perpustakaan perlu dilakukan dan penting apabila koleksi yang dihimpun telah banyak dan jumlah transaksi per bulan sudah sulit untuk ditangani secara manual.  Maka, untuk menjaga mutu layanan diperlukan otomasi perpustakaan.

Perkembangan teknologi informasi, misalnya internet, membuat orang lebih suka menggunakan "mesin pencari" (search engine) untuk mencari informasi yang mereka butuhkan daripada harus berhubungan dengan perpustakaan dan pustakawan. Pengguna perpustakaan membutuhkan layanan prima dan cepat, apabila mutu layanan perpustakaan tidak ditingkatkan maka keberadaannya dianggap tidak penting, sehingga suatu saat tidak ada yang mengaksesnya lagi.

Citra perpustakaan sebagai jantung institusi perlu dibina sehingga mendukung rencana atau suksesnya otomasi perpustakaan. Caranya adalah dengan menunjukkan kepada pihak atasan bahwa layanan di perpustakaan dapat ditingkatkan sehingga manfaatnya sangat dibutuhkan oleh para pengguna jasa perpustakaan. Usaha tersebut dapat dimulai dengan memanfaatkan kondisi dan peralatan yang ada serta menyusun perencanaan strategi dan tujuan yang hendak dicapai.

Peran aktif pustakawan sangat diperlukan untuk melakukan promosi guna mempercepat pembentukan citra perpustakaan. Suatu strategi promosi adalah memberi pelaporan kepada pihak atasan bahwa perpustakaan mampu mengelola atau memberikan layanan yang lebih apabila didukung penuh oleh mereka. Perlu ada catatan/bukti bahwa pelayanan perpustakaan telah meningkat sejak ada usaha otomasi sesederhana apapun.

Sebagai contoh, saat ini pengguna sudah dapat mencari informasi koleksi dengan menggunakan komputer dan program sederhana atau WinISIS.

Peranan perpustakaan khusus ialah sebagai penyedia informasi bagi organisasi/institusi induknya. Sehingga koleksi maupun penggunanya khusus pula. Ruang lingkup koleksi yang spesifik akan memudahkan pengguna untuk mencari suatu informasi berdasarkan kompentensi dari perpustakaan khusus tersebut. Apabila antara perpustakaan khusus maupun perpustakaan sejenis lainnya dapat saling menginformasikan koleksinya berbasis Teknologi Informasi (TI) maka akan terjadi kumpulan informasi yang dapat didayagunakan secara bersama dan sangat bermanfaat bagi masyarakat, terlebih dengan adanya jasa resource sharing.

Makalah ini bertujuan untuk membagi pengalaman UPT Perpustakaan Universitas Bina Nusantara (BiNus) dalam melakukan proses otomasi, hambatan, serta manfaat yang diperoleh.
Proses dimulai dengan menata modul otomasi perpustakaan yang dapat dibagi atas:

– OPAC (Online Public Access Catalog)
  Berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya

– Pengadaan
  Berisi informasi buku, seleksi buku yang diperlukan, administrasi pembelian, buku yang sudah diorder, buku yang sudah datang, penyerahan buku kepada bagian pengolahan, dll.

– Pengolahan
Berisi informasi bibliografi, proses katalogisasi, cetak label punggung, label barcode, kartu buku, perbaikan terhadap koleksi yang rusak, dll.

– Sirkulasi
  Melayani peminjaman, perpanjangan, pengembalian, denda, pemesanan buku yang sedang dipinjam, buku hilang, dll.

– Referensi
  Mencarikan bahan referensi di internet, melayani korespondensi via email, via forum di newsgroup, bimbingan pengguna, dll.

Faktor yang perlu diperhatikan

Dalam melakukan implementasi otomasi perpustakaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.Persiapan Perangkat Keras

  -Tidak perlu yang terbaru, yang penting sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia.
– Perlu ada rencana investasi untuk upgrade perangkat keras bila yang lama sudah tidak memadai lagi mutu pelayanannya.
– Yakinkan untuk mendapatkan dukungan garansi atau menjalin kontrak servis untuk meyakinkan perangkat keras dapat mendukung otomasi.
– Awalnya berdiri sendiri (stand alone) mengarah ke jaringan komputer lokal (Local Area Network/ LAN).
– Akses internet:
– secara dial-up untuk akses e-mail atau menjelajah (browsing) internet
– web hosting yaitu sewa tempat untuk menitipkan homepage atau data
– secara leased line untuk menyediakan dan mengelola sendiri web server, ftp server, email server, freeawais. Membutuhkan perangkat router dan hub untuk membuat hubungan internet agar bisa diakses pada tiap terminal yang ada di LAN

b.Persiapan Piranti Lunak

  – Penentuan platform: Windows 9X, Windows NT, Unix (Linux, FreeBSD, dll).
– OPAC: CDS/ISIS, WinISIS, WWWISIS
– Otomasi: SIPISIS, NCI BookMan, Cardbox, Inmagic, VLTS, DYNIX, buatan sendiri dan lain-lainya.

c.Persiapan Sumber Daya Manusia

  – Sumber daya manusia perlu dipersiapkan untuk dapat bekerja menggunakan sistem otomasi yang baru. Tidak adanya  dukungan baik dari operator maupun pustakawan akan menyebabkan ada saja keluhan bahwa sistem otomasi tidak berjalan sebagaimana direncanakan.
– Perlu ada pelatihan bagi pemakai sistem agar dapat mengoperasikan sistem dan tahu kepada siapa harus berhubungan untuk membantu kelancaran operasional.

d.Persiapan Prosedur dan Data

  – Pembenahan terhadap prosedur manual yang berjalan terlebih dahulu, karena sia-sialah usaha otomasi bila dari awalnya masih berantakan.
– Penentuan siapa melakukan apa, kapan harus dilakukan, apa yang harus dilakukan bila terjadi sesuatu, dll.
– Backup data dan program dilakukan secara terjadwal dan konsisten untuk upaya berjaga-jaga apabila suatu saat media penyimpanan di server rusak.

Pengalaman Otomasi Sistem Perpustakaan BiNus

UPT Perpustakaan Universitas Bina Nusantara (http://digilib.binus.ac.id) saat ini melayani sekitar 22.000 mahasiswa dan 700 dosen dengan 5.684 judul dan 16.385 eksemplar (status per 5 Desember 2000). Periode Januari – November 2000, rata-rata pengunjung 6.670 orang per bulan; rata-rata buku yang dibaca di tempat 15.140 eksemplar per bulan; dan rata-rata buku yang dipinjam pulang 3.140 eksemplar per bulan. Pengunjung pada bulan Maret, April, September dan Oktober mencapai rata-rata 12.375 orang untuk 4 bulan tersebut.

Program otomasi UPT Perpustakaan di BiNus dimulai sejak awal tahun 1998 namun baru terealisasi pada bulan Oktober 1998. Program otomasi diawali dengan membentuk kelompok kerja yang terdiri atas:

  – Kelompok Mediator (yang diwakili oleh Suryadiputra Liawatimena dan Harjanto Prabowo); mempunyai tugas untuk mengakomodasikan kebutuhan dan input dari kelompok lainnya.
– Kelompok Pustakawan (yang diwakili oleh Endang, Nurasih, Arief dan Elvenita); yang mempunyai tugas untuk memberikan masukan tentang lokasi dan kegiatan perpustakaan yang sejak semula sudah dipersiapkan untuk otomasi.
– Kelompok Piranti Lunak (yang diwakili oleh Hudiarto, Anomdipoetro, Desi, Sofyan dari PT Widia Raharja Informatika); yang mempunyai tugas untuk menerjemahkan keinginan dari kelompok pustakawan menjadi piranti lunak yang dapat digunakan operasional.
– Kelompok Sistem Jaringan (yang diwakili oleh Eddy Santosa Jaya, Rudyanto, Teguh, Honny, dan Komarrudin); yang bertugas untuk menjamin terselenggaranya SIPUS dan OPAC (web based) di atas jaringan untuk di dua lokasi kampus (Syahdan dan Anggrek) dan internet.

Setiap kelompok kerja tersebut masing-masing mempunyai tugas sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, yaitu terbinanya Sistem Informasi perPUStakaan (SIPUS) yang mempunyai kemampuan untuk otomasi di bagian pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan temu kembali.

Perkembangan UPT Perpustakaan

UPT Perpustakaan BiNus pada awalnya berlokasi di kampus Syahdan, menempati ruangan seluas 256 m2. Jumlah koleksi sekitar 5.000 judul dan 15.000 eksemplar. Sistem layanan menggunakan sistem layanan tertutup. Sumber daya yang ada yaitu 2 komputer sirkulasi, 2 printer dot matrik, dan 9 orang SDM dengan kualifikasi 1 orang S-1 Perpustakaan, 1 orang D-3 bidang lain, dan 7 orang SLTU.

Pada saat pembangunan kampus Anggrek, pihak Rektorat sudah berpikir untuk mengembangkan UPT Perpustakaan. Upaya tersebut ditempuh dengan meminta bantuan 2 orang ahli yaitu Ibu Endang Ernawati dan Ibu Nurasih dari PDII¿LIPI dan 2 orang pustakawan yaitu Arief dan Elvenita pada awal tahun 1998.
Sejak 18 November 1998 UPT Perpustakaan dipindahkan dari Kampus Syahdan ke Kampus Anggrek, menempati 3 lantai ditambah 1 ruangan sekretariat dengan total luas ruangan 1.504 m2.

Perangkat Keras

Pada awal perpindahan kampus, UPT Perpustakaan memiliki 1 server NT, 4 terminal OPAC, 4 terminal sirkulasi, 2 terminal buku tamu, 1 terminal CD-ROM dan internet, 1 komputer Kepala UPT, 1 komputer sekretariat, 1 komputer pengolahan, 1 komputer pengadaan, 2 barcode reader, 2 pintu pengaman, 4 printer dot matrix, 1 printer deskjet, dan 1 printer laser.

Pada September 2000, UPT Perpustakaan memiliki 2 server (NT dan Linux), 5 terminal OPAC, 4 terminal sirkulasi, 2 terminal buku tamu, 2 terminal CD-ROM dan Internet, 1 komputer Kepala UPT Perpustakaan, 1 terminal sekretariat, 2 terminal pengolahan (entri dan pencetak), 1 terminal pengadaan,  4 barcode reader, 1 CD-ROM writer, 1 komputer linux untuk eksperimental, 1 komputer stand alone untuk mengetik, 1 terminal untuk sahabat pustaka, 2 pintu pengaman, 4 printer dot matrix, 1 printer deskjet, dan 1 printer laser.

Pada bulan April 2000, Perpustakaan di lokasi Pasca Sarjana disatukan di bawah UPT Perpustakaan, kecuali proses pengadaan bahan pustakanya masih dipegang oleh tim seleksi Pasca Sarjana. Pada bulan Oktober 2000, 1 terminal sirkulasi telah di-upgrade dari 486 DX4 menjadi Pentium II 266 dan 1 printer dot matrix.

OPAC

Pada awalnya, saya tidak mengetahui apa-apa mengenai program-program yang berhubungan dengan perpustakaan. Saya mendapatkan salinan beberapa program yang berhubungan dengan perpustakaan yaitu: masih berbasis DOS CDS/ISIS, fangorn, txt2iso.com, db2iso.com, dll. Banyak waktu dicurahkan untuk mempelajari hal-hal yang baru dan asing bagi saya.

OPAC yang digunakan adalah WinISIS ver 1.31 yang di-download dari situs http://www.unesco.org dan dibantu oleh Pak Eko Setiaji, rekan Ibu Nurasih, untuk menerangkan cara merubah syspar.par (sistem paramater) agar WinISIS bisa digunakan di lingkungan UPT Perpustakaan Bina Nusantara.

Awalnya tiap komputer untuk OPAC adalah stand alone karena belum adanya network card (tidak terjaring dalam LAN), sehingga pembaharuan data harus dilakukan berulang pada 4 lokasi.
Segmen program FoxPro, didapatkan dari salah satu mahasiswa bimbingan skripsi, digunakan untuk dapat mengkonversikan basisdata FoxPro (*.dbf) menjadi data berbasis ISIS agar bisa diakses dengan WinISIS.

Pada Munas pembentukan FP2T, Maret 2000 di Lembang, saya bertemu dengan Pak Abdul Rahman Saleh dan Pak Mustafa (IPB) yang ahli ISIS, saya banyak bertanya dan berkonsultasi mengenai WinISIS. Pada Munas pembentukan FPPTI, bulan Oktober 2000 di Ciawi, saya berkesempatan untuk praktek langsung beberapa command WinISIS dengan bantuan Pak Abdur Rahman Saleh dan Pak Mustafa. Ternyata program WinISIS yang saya dapatkan tidak lengkap dokumentasinya.

Saya juga belajar dari Pak Wardiyono dari CIFOR mengenai beberapa paramater WinISIS lainnnya. Sejak 13 September 2000, mailing list ICS-ISIS telah disetup untuk mengakomodasikan diskusi teknikal mengenai ISIS. Arsip beritanya bisa diakses di http: //www.egroups.com/ messages/ics-isis. Sedangkan untuk akomodasi diskusi masalah teknikal seputar otomasi telah di-setup tanggal 13 Oktober 2000, mailing list ICS-Otomatisasi. Arsip beritanya bisa diakses di http://www.egroups.com/messages/ics-otomatisasi.

Pada bulan September 1999, UPT Perpustakaan akhirnya dapat memiliki server berbasis Linux RedHat 6.2, di mana atasnya diinstalasikan WWWisis (web-based OPAC), homepage perpustakaan, ftp server, mySQL, PHP4 dan program lainnya. Server tersebut dipakai bersama-sama dengan 2 UPT lainnya. Proses instalasi WWWisis membuat pusing karena buku petunjuk dan mailing list yang membahas WWWisis kebanyakan menggunakan bahasa Spanyol. Namun, sangat beruntung ada http://world.altavista.com yang menyediakan fasilitas penerjemahan dari bahasa satu ke bahasa lainnya.

Pada bulan September 2000, anggaran pengadaan network card dan beberapa peralatan lainnya terpenuhi sehingga 5 terminal OPAC sekarang terhubung ke jaringan.

Perlu adanya usaha resource sharing atau saling tukar data OPAC agar dapat saling mengetahui koleksi dari suatu institusi, sehingga bisa meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Permintaan pengguna dari institusi tersebut dapat dilayani dengan berhubungan dengan perpustakaan yang memiliki koleksi yang diminta oleh pengguna.

Sistem Informasi Perpustakaan

Proses rekatalogisasi dilakukan mengingat ada perubahan yang mendasar dari DDC 20 ke DDC 21 terutama di bagian subjek komputer dan sistem informasi perpustakaan yang lama dinilai sudah tidak sesuai lagi dengan untuk melayani civitas akademika Universitas Bina Nusantara, sehingga dikembangkan program SiPus.

Masalah-masalah timbul pada saat proses rekatalogisasi. Dalam 6 bulan awal, peminjaman dibatasi untuk buku yang sudah diolah dengan nomor baru dan tercatat di SiPus, koleksi sisanya hanya boleh baca di tempat. Masalah lain yaitu pengelupasan nomor lama, penentuan subjek, diberi label barcode, nomor punggung, kartu kuning, kantong buku, magnet pengaman.

Saat itu, koleksi yang ada sekitar 5.000 judul dan 15.000 eksemplar. Pada waktu perpindahan, banyak buku yang di-weeding out karena sudah banyak yang out-of-date dan rusak.
PT Widia Raharja Informatika (http://www.wri.co.id/) adalah merupakah salah satu subsiadari dari Yayasan Bina Nusantara yang bergerak di bidang pengembangan sistem informasi berbasis komputer.

SiPus (SIstem Informasi perPUStakaan) dikembangkan sejak awal 1998¿ Agustus 2000, masih ada penyesuaian agar bisa mengikuti perkembangan operasional. SiPus menggunakan Visual Foxpro 6.0 untuk mengoperasionalkan program dan database-nya.
Pada awalnya server SiPus yang berbasis Windows NT hanyalah sebuah komputer PC Pentium 90, RAM 16MB, Harddisk 1 GB dan belum di kelompokkan menjadi satu jaringan tersendiri (virtual LAN), sehingga kinerja sistemnya lambat bila penggunanya melebihi dari 5 orang secara bersamaan.

Pembinaan Sumberdaya Manusia

Sumberdaya manusia pada awal beroperasinya UPT Perpustakaan, berjumlah 9 orang dengan kualifikasi 1 orang S-1, 1 orang D-3, 7 orang SLTU. Pada saat pengembangan SiPus), telah dirancang pula sumberdaya manusia untuk memenuhi kondisi perpustakaan yang baru. Secara bertahap dilakukan rekruitmen SDM bidang perpustakaan dan nonperpustakaan hingga saat ini mencapai 35 orang dengan latar pendidikan sebagai berikut: 1 orang S-2 Perpustakaan, 1 orang S-2 bidang lain, 2 orang S-1 Perpustakaan, 7 orang D-3 Perpustakaan, 3 orang D-3 bidang lain, 19 orang SLTU, dan 2 orang SLTP. Selain itu, adapula rencana penambahan 1 orang S-1 bidang Teknologi Informasi dan 1 orang D-3 Perpustakaan.

Setiap staf diberitahukan wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing dan mereka diminta untuk bekerja sebagai satu tim. Pada awalnya ada keluhan pembagian posisi kerja, misalnya  petugas locker, shelving, data entry, sekretariat, layanan CD-ROM , tandon & skripsi. Untuk mengatasi masalah itu dilakukan pergantian posisi jabatan dan posisi bertugas di lantai setiap 4 bulan sekali untuk locker, shelving, layanan CD-ROM, tandon & skripsi dan setiap 8 bulan sekali untuk data entry. Selain itu, ada pergantian shift kerja (pagi dan siang) setiap 2 minggu. Ditanamkan juga pengertian bahwa pekerjaan apapun bila tidak dinikmati maka akan terasa berat dan membosankan. Berdasarkan kebijakan tersebut staf dapat menikmati pekerjaan yang ditugaskan dan mereka mengusahakan layanan yang terbaik kepada pengguna jasa perpustakaan.

Selain itu, diadakan pula pelatihan mengoperasikan OPAC (WinISIS), program SiPus, program Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access), Visio, cara menggunakan mesin pencari (search engine), mengirim dan menerima email berbasis web, dll. Setiap staf diberikan hak untuk meningkatkan kemampuan dengan menggunakan komputer dan akses internet di sela jam istirahat makan siang (jam 12.00 -13.00), sebelum dan sesudah shift ia bekerja. Mailing list PerpusBiNus telah digunakan untuk saling tukar informasi, pengalaman, suka-duka dari setiap staff UPT Perpustakaan.

Staf ditawarkan untuk mengajukan permohonan mutasi ke bagian lain atau berhenti bila tidak betah bekerja di perpustakaan. UPT Perpustakaan sejak saya pimpin berhasil memutasikan 1 orang ke bagian BiNus Net, 1 orang ke Biro Pembelian, dan 1 orang ke Pembimbing Angkatan. Sehingga image bahwa perpustakaan adalah tempat "terminal akhir pembuangan" (maaf) dapat dicoba untuk dihilangkan.

Perpustakaan juga melakukan studi banding ke perpustakaan lain dan menerima kunjungan dan permintaan magang dari institusi lain. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan agar bisa mempelajari hal-hal yang baru dari pihak lain untuk memperbaiki kekurangan UPT Perpustakaan Universitas Bina Nusantara.

Prosedur dan Data

Sehubungan dengan prosedur ISO 90001 yang diterapkan di Universitas Bina Nusantara, maka UPT Perpustakaan harus mengikuti penerapan ISO 90001 untuk manajemennya. Oleh sebab itu, UPT perpustakaan juga membuat prosedur kerja dan instruksi kerja. Prosedur kerja itu meliputi: pengadaan, pengolahan, penyiangan koleksi, pelestarian, sirkulasi, layanan referensi, dan layanan ruang CDROM. Sedangkan instruksi kerjanya antara lain: Pembaharuan data anggota, pengolahan kliping, penitipan barang, buku tamu, pembuatan kartu anggota perpustakaan, peminjaman jangka pendek, (short loan) dan pembuatan nomor loker.

Catatan Mutu merupakan catatan yang berguna untuk memantau mutu pelayanan di UPT Perpustakaan, antara lain: statistik bulanan, anggaran pengadaan buku tahunan, matriks kebutuhan pelatihan , rencana pengadaan tahunan, dll.

Mailing List ICS

Pada tahun 1999 BiNus memberanikan diri bekerja sama dengan British Council dan UK Petra untuk menyelenggarakan seminar "Peranan Internet bagi Pustakawan Perguruan Tinggi" pada tanggal 20-22 September 1999 di Jakarta, dan dilanjutkan 23-25 September 1999 di Surabaya. Hasil seminar tersebut melahirkan ICS (Indonesian CyberLibrary Society). UPT Perpustakaan Bina Nusantara diberikan tugas untuk menjadi pusat pengembangan perpustakaan di wilayah Indonesia Barat dan UK Petra di wilayah Indonesia Timur.

Mailing list ICS http://groups.yahoo.com/group/i_c_s dibentuk tanggal 5 Oktober 1999, pada halaman ini terdapat informasi sub-milis teknikal ICS lainnya. Arsip berita ICS bisa diakses pada http:// groups.yahoo.com/messages/i_c_s.

Anggotanya sudah mencapai 151 account dan 28 account terkena status bouncing (surat-surat mental karena masalah teknis antara server egroups dan server penerima).  Posting yang sudah masuk 2.669 per 6 Desember 2000 20:14 WIB. Dari diskusi mailing list ICS itulah saya banyak berkenalan dan banyak belajar dari pustakawan lainnya.

Akhir September dan Oktober 2000, ada usulan untuk membuatkan mailing list yang lebih bersifat teknikal. Lahirlah ics-isis, ics-otomasi, ics-indomarc, ics-web, ics-ebook. Dengan sarana ini pustakawan bisa saling sharing ilmu pengetahuan dan menimba ilmu untuk hal-hal yang berhubungan isis, otomasi, indomarc.

Rencana ke depan

Perpustakaan BiNus sedang meng-uprade WWWisis ver 3.0 menjadi wxis (yaitu WWWisis ver 4.0) agar web-based OPAC dapat ditingkatkan kemampuannya. Integrasi antara SiPus (yang mengendalikan sirkulasi) dengan wxis ver 4.0 dimaksudkan untuk mengetahui status buku, melakukan booking, dan perpanjangan buku melalui internet.

Perpustakaan juga sedang mempelajari ISISonline dari Digital Library ITB, untuk dicoba diinstalasikan di UPT Perpustakaan BiNus agar dapat memberikan lebih banyak titik akses untuk mengimbangi semangat resource sharing antara perpustakaan di seluruh Indonesia, baik untuk katalog perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan khusus.

Dilakukan pula persiapan untuk menuju e-book. Hal ini mutlak dikembangkan karena keterbatasan ruangan perpustakaan dan  banyaknya judul buku untuk melayani seluruh civitas akademika.

Kesimpulan

Otomasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan  koleksi,  transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.

Citra perpustakaan adalah hal yang penting dan harus diciptakan dengan cara memberikan laporan perkembangan kepada pimpinan, bergabung dengan forum perpustakaan sejenis, kemudian menginformasikan keberadaan dan pentingnya forum, aktif dalam mengikuti seminar dan bertanya agar usaha mutu layanan perpustakaan bisa ditingkatkan. Dengan cara ini citra perpustakaan terbentuk dan sekaligus profesionalime pustakawan tercapai.

Pustakawan perlu memiliki rasa percaya diri bahwa dirinya mampu dan mau untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi dan dapat juga menerapkan sistem otomasi di perpustakaannya.
Resource sharing dapat memperkaya dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan yang tergabung dalam suatu forum perpustakaan sejenis.