Kompetensi Perpustakaan Dan Pustakawan Dalam implementasi teknologi Informasi Di Perpustakaan.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 6 No. 2 - Desember 2004

Abstrak

Bentuk perpustakaan ideal akan selalu berubah dari masa ke masa. Dulu indikator perpustakaan ideal adalah jumlah koleksi yang banyak  dan ukuran gedung yang besar. Untuk sekarang indikator perpustakaan ideal sudah berubah jauh karena perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan pembelajaran pemakainya, termasuk pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan  dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreativitas. Perpustakaan dituntut untuk mampu mengikuti perubahan sosial pemakainya, termasuk, mengubah karakter sosial pemakainya, termasuk dalam kebutuhan informasi dan berinteraksi dengan orang lain.

Kompetensi perpustakaan meliputi:

a. Infrastruktur teknologi informasi
b. content
c.Sumber Daya Manusia (SDM)
d. a. pemakai

Kompetesi Pustakawan meliputi :

a.skill manajemen informasi

b. Skill interpersonal

c. Skill Teknologi Informasi

d. Skill manajemen.

Pendahuluan

Tak bisa dipungkiri lagi, bahwa perkembangan teknologi informasi (selanjutnya disebut TI) mengalami kemajuan sangat pesat. Semua bidang kehidupan hampir tidak ada yang tidak mendapat sentuhan "keajaiban" TI. Para futuristic pun berlomba membuat ramalan. Ada yang meramalkan bahwa konsumsi kertas di perkantoran akan semakin sedikit (paperless) dan ada juga sosiolog yang meramalkan hubungan antarmanusia akan semakin renggang karena makin tingginya interaksi antara manusia dengan komputer.

Fakta yang kemudian terjadi, World Wide Web ternyata masih belum dapat menggantikan media cetak. Penggunaan kertas justru semakin meningkat karena sebagian besar orang mencetak terlebih dulu artikel yang hendak dibaca. Industri majalah tercetak, bahkan semakin subur. Dunia Digital ternyata juga belum mampu membuat manusia menjadi mesin-mesin mekanis. Yang terjadi justru sebaliknya. Makin banyak terbentuk komunitas pembelajar dengan minat yang sama yang saling berbagi pengetahuan melalui media elektronik seperti mailing list dan chat room.

Sebuah riset dari The Pew Internet & American Life Project mendapati bahwa 26 juta warga Amerika menggunakan email untuk meningkatkan intensitas berkomunikasi dengan anggota keluarga yang tinggalnya berjauhan. "Banyak orang yang hampir melupakan arti persahabatan tiba-tiba menjadi intim kembali dengan "email", kata Adam Gopnik dalam artikelnya The New Yorker.

Di sisi lain, akses untuk mendapatkan informasi semakin mudah, sehingga muncul buzzword baru seperti "ledakan informasi" (information explosion), walaupun sebagian orang mengatakan bahwa yang terjadi bukanlah ledakan informasi, melainkan hanya ledakan bahan non-informatif atau sesuatu yang tidak memberikan informasi apa-apa (stuff that simply doesn’t inform). Ketersediaan informasi saja tidak cukup. Web tidak akan memecahkan masalah yang dihadapi manusia, kecuali manusia yang terus belajar yang mampu memanfaatkan informasi dan memecahkan masalahnya sendiri.

Berpijak pada kenyataan itu, banyak pengamat menggarisbawahi pentingnya pembelajaran bagi tiap orang  mengenai bagaimana cara memanfaatkan informasi. Tujuan pemanfaatan TI bukanlah hanya kemudahan dalam temu kembali informasi, tetapi yang jauh lebih penting adalah bagaimana menciptakan lingkungan pembelajaran (learning environment) dan membuat manusia yang terlibat di dalamnya menjadi manusia-manusia pembelajar seumur hidup (long-life learners). Maka kemudian mulai populer konsep-konsep seperti knowledge management di samping konsep information management yang telah muncul lebih dulu.

Bertolak dari konsep ini, penulis mencoba membahas kompetensi pustakawan dan perpustakaan dalam hubungannya dengan pemanfaatan TI di perpustakaan dalam rangka perubahan fungsi perpustakaan dari sebuah pusat informasi menjadi suatu lingkungan pembelajaran bagi pemakai.

Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan.

Pembahasan tentang kompetensi perpustakaan dan pustakawan di era kemajuan TI, harus dimulai dengan pemahaman yang sama tentang istilah manajemen informasi (selanjutnya disebut MI) dan manajemen pengetahuan (MP). Kesamaan pemahaman diperlukan, karena dalam kedua domain inilah kompetensi-kompetensi utama perpustakaan dan pustakawan ada.

Untuk mulai membahas MI dan MP, maka dimulai dengan terlebih dulu membahas perbedaan antara apa yang dimaksud dengan Informasi (information) dan pengetahuan (knowledge).
F.N. Teskey, seperti di kutip oleh Pendit (1992) memberikan model:
Data —> Informasi —> Pengetahuan
· Data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; yang merupakan entitas dilengkapi dengan nilai tertentu.
· Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antar entitas
· Pengetahuan merupakan model yang diguanakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.

Model yang hampir sama juga diusung oleh Powell (2003). Menurut Powell, data adalah kumpulan fakta kuantitatif yang terstruktur (structured collection of quantitative facts) atau fakta yang mengandung arti (data or facts with meaning) sedangkan pengetahuan merupakan hasil atau keluaran atau nilai dari informasi (producing significance of value from information).
Model lain serupa juga dikemukakan oleh Nathan Shedroff, seperti dikutip oleh Wurman (2001). Shedroff menambahkan satu lagi tahap sesudah pengetahuan, yaitu kebijakan (wisdom).

Data —> Informasi —> Pengetahuan —> Kebijakan
Menurut penulis, model Data —> Informasi —> Pengetahuan (kita namakan saja DIP) di atas mempunyai beberapa kelemahan.
Pertama, dalam model di atas, data dianggap sesuatu yang bebas nilai. Artinya, interpretasi proses pengambilan (capture) suatu fakta menjadi data, tidak mengandung muatan apa-apa sampai ia diinterpretasikan menjadi informasi. Bagi para sosiolog aliran konstruksionis, definisi data seperti di atas tidak tepat. Mereka berpandangan bahwa, fakta tidak terbentuk secara ilmiah, tetapi merupakan sesuatu yang dibentuk atau dikonstruksi. Setiap orang bisa mempunyai konstruksi yang berbeda-beda atas suatu fakta, tergantung pada pengalaman, preferensi, pendidikan tertentu dan lingkungan pergaulan atau social tertentu hal itu berarti sudah ada proses interpretasi manusia melalui pengetahuan sebelumnya dalam mengumpulkan data (Eriyanto, 2002).

Kedua, Model di atas tidak memberikan batasan yang jelas tentang kapan sesuatu itu dianggap informasi, kapan sesuatu itu bias dianggap pengetahuan. Kalau kita mendapat pesan bahwa ?Air yang dipanaskan pada suhu mendidih 100 derajat celcius bisa mematikan kuman, dan bila kuman tersebut mati maka penyakit kolera akan sulit berkembang?, tidak dapat dipastikan apakah pesan tersebut merupakan informasi atau pengetahuan? Batasannya sangat tidak jelas.
Dengan alasan di atas penulis menawarkan model lain dalam membedakan antara informasi dan pengetahuan, yaitu :
1. Informasi adalah sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi (Information is something that we share).
2. Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada di dalam pikiran kita (knowledge is something that is still in our mind)
3. Informasi sama dengan pengetahuan yang dibagi atau telah dikomunikasikan melalui berbagai media (Information is share knowledge)
Dengan pembedaan yang lebih jelas antara informasi dan pengetahuan, maka selanjutnya dapat didefinisikan MI dan MP.
Manajemen informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi (share knowledge) mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi antara lain : pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, temu kembali informasi.
?Manajemen pengetahuan? adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran, dimana orang-orang di dalamnya mau terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan antara lain: pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi) dan berbagi (sharing) pengetahuan.

Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan
Bentuk perpustakaan ideal akan selalu berubah dari masa ke masa.  Dulu indikator perpustakaan ideal adalah jumlah koleksi dan ukuran gedung. Sekarang indikator perpustakaan ideal sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pembelajaran komunitas pemakainya. Termasuk di pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreativitas. Selama ini perpustakaan terlalu berkonsentrasi pada manajemen informasi, padahal tuntutan pemakai adalah agar perpustakaan berubah menjadi pusat pembelajaran komunitas pemakainya.

Perpustakaan saat ini dituntut untuk mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan TI telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya, termasuk perubahan dalam kebutuhan informasi, dalam berinteraksi dengan orang lain, dalam berkompetisi dan lain-lain. Di banyak institusi bisnis, para profesional  informasi mulai dituntut untuk mampu mengikuti perubahan lingkungan bisnis dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis.

Kebutuhan pembelajaran juga tidak harus dilihat sebagai sesuatu yang selalu bersifat serius. Membaca komik pun bisa dianggap sebagai suatu pembelajaran. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar merupakan tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi semacam one stop station, yaitu  lingkungan tempat :
? berinteraksi dengan orang lain,
? mencari informasi yang dibutuhkan,
? berbagi pengetahuan,
? merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.

1. Kompetensi Perpustakaan
a) Infrastruktur Teknologi Informasi
Pemanfaatan TI saat ini telah menjadi keharusan di hampir setiap perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan setidaknya harus memiliki :

? Jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP. Keuntungan TCP/IP adalah banyaknya aplikasi (misalnya: WWW) yang berjalan pada infrastruktur tersebut.

? Akses ke internet, minimal pustakawan bisa mendapatkan fasilitas internet agar mudah dalam mendapatkan informasi secara cepat dan tepat.

? Komputer bagi pustakawan dan pemakai, dengan menyediakan server yang akan melayani pemakai serta komputer untuk mempercepat kebutuhan mendapatkan informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan

b) Content
Yang dimaksud dengan content  adalah semua dokumen, aplikasi dan layanan yang akan kita sajikan kepada pemakai perpustakaan.

Yang termasuk dalam dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospectus, laporan keuangan dan berbagai bentuk media lain, baik tercetak maupun elektronik, termasuk juga artefak 3 (tiga) dimensi seperti patung.

Aplikasi adalah sistem (biasanya menggunakan komputer) yang dibuat dengan tujuan tertentu, misalnya : aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang di download dari internet, aplikasi administrasi majalah dan aplikasi perpustakaan digital.
Layanan adalah jenis ?produk? atau ?jualan?nya perpustakaan. Misalnya layanan peminjaman buku, silang layan antar perpustakaan dan lain-lain.

Dalam hal ini yang perlu diperhatian adalah perpustakaan jangan lagi hanya terfokus ke penyediaan content manajemen informasi. Contohnya Buku (dokumen), aplikasi arsip artikel elektronik dan layanan peminjaman buku. Sekarang pun mulai di garap secara serius berupa content manajemen pengetahuan yang berbentuk dokumen kemas ulang dengan nilai tambah sehingga pemakai mudah dalam pengambilan keputusan yang spesifik (dokumen), aplikasi WIKI yang memungkinkan orang bekerja secara kolaborasi dalam penulisan (aplikasi) dan layanan asistensi dalam melakukan riset (layanan).

c) Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI. Detail kompetensi yang penting seorang pustakawan akan di bahas dalam sub-bab kompetensi Pustakawan.

d) Pemakai
Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja jika semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Seperti layaknya institusi bisnis, perpustakaan pun harus punya profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakai? Bagaimana image perpustakaan di mata mereka? Bagaimana positioning perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran pemakai potensialnya berdasarkan nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style)
Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai.

2) Kompetensi Pustakawan
a. Skill Manajemen Informasi
Yang termasuk dalam Skill manajemen Informasi :
1. Mencari Informasi. Proses mencari informasi terbagi lagi dalam :
? Mendefinisikan kebutuhan informasi, yaitu : mengidentifikaskan kebutuhan pemakai, mengenali beragam jenis penggunaan informasi oleh pemakai, menempatkan informasi yang dibutuhkan dalam suatu kerangka referensi (who, what, when, where, how, why) menghubungkan infrmasi yang dibutuhkan dengan domain pengetahuan dan mendefinisikan masalah informasi yang menggunakan beragam skill Tanya jawab.

? Melakukan penelusuran, yaitu mempunyai skill dasar penelusuran informasi, kemampuan navigasi system dan sumber daya elektronis dan pengetahuan dasar tentang beragam sumber informasi yang tidak tersedia bentuk elektronis seperti bentuk cetak, orang (people and colleggeues) dan lain-lain. Mengetahui sumber-sumber informasi baik eksternal maupun internal dan sumber mana saja yang dapat dipercaya dan diandalkan untuk memberikan nilai tambah.

? Memformulasikan strategi penelusuran. Mensyaratkan pengetahuan yang mendasar dan komprehensif yang sumberdaya informasi yang tepat termasuk strukturnya. Skill tentang suatu subjek juga perlu. Kemampuan lain yang dibutuhkan: mampu mendiskusikan ide-ide untuk mencari berbagai masukan, memilih alat penelusuran, mengidentifikasi kata kunci, konsep, tajuk subjek, deskriptor dan mengidentifikasi kriteria untuk mengevaluasi sumber informasi.

2. Menggunakan Informasi. Proses menggunakan informasi terbagi dalam :

? Evaluasi Informasi yang didapat, yaitu : menentukan nilai otoritatif, kebaruan dan kehandalan, relevansi dan kualitas.

? Menilai informasi yang didapat, yaitu melihat secara cepat ide utama dan kata kunci, membedakan antara fakta, opini, propaganda, sudut pandang dan bias,dan  melihat kesalahan logika. Akan lebih baik bila pustakawan juga memiliki skill dalam framing analysis yang akan sangat bergunakan melihat beragam sudut pandang media.

? Meng-integrasikan informasi dari berbagai sumber, Yaitu : klasifikasi informasi, mengenali hubungan antar konsep, meng-identifikasi konflik dan kesamaan berbagai sumber.

? Memilah informasi, yaitu : kemampuan memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu

? Interpretasi informasi, yaitu : meringkas dan melakukan identifikasi detail informasi yang relevan, organisasi dan analisa informasi, membandingkan dengan sumber permasalahan yang ingin dipecahkan dan mengambarkan suatu kesimpulan atau konklusi.

3. Membuat dan menciptakan informasi. Output dari pembuatan informasi adalah produk yang bisa membantu pemakai dalam mengambil keputusan. Format yang digunakan bisa beragam tergantung preferensi pemakai. Dalam membuat informasi, skill yang penting adalah : kemas ulang informasi (Information Repackaging). Dalam melakukan kemas ulang informasi, hal-hal penting yang harus diperhatikan :

? Menentukan tujuan kemas ulang informasi,
? Menentukan isi yang dianggap penting (key content),
? Memilih format yang tepat (tertulis, lisan, visual) tergantung audiens dan tujuan,
? Mengerti implikasi legal dari suatu proses kemas ulang informasi,
? Menyediakan panduan, dokumentasi dan referensi

4. Organisasi Informasi. Salah satu misi pustakawan adalah pemakai memanfaatkan informasi. Beberapa skill yang membantu pustakawan agar pemakai mudah dalam mencari dan menggunakan informasi adalah :
? Membuat abstrak (abstracting). Kemampuan untuk menulis ringkasan sesuatu yang membuat pembaca bisa menangkap dengan jelas relevansi dan pentingnya informasi yang ingin disampaikan
? Menyusun indeks (indexing). Menggunakan system klasifikasi atau taksonomi (tesaurus, tajuk subjek) yang ada.
? Melakukan retensi, review termasuk pemberian informasi versi (versioning system)

5. Penyebaran informasi, yaitu :

? Kemampuan menyampaikan dan mempromosikan (marketing) ide-ide secara jelas dalam berbagai bentuk (tertulis, oral, presentasi).
? Mendengar dan mengevaluasi opini dan informasi dari orang lain.
? Menggunakan perangkat TI yang punya unsur interaktifitas tinggi seperti Portal yang memudahkan berbagi informasi.
? Memfasilitasi berbagai bentuk forum  berbagi informasi (sharing knowledge forum) antar pemakai

b) Skill interpersonal
Yaitu bagi pustakawan yang berguna dalam berkomunikasi dengan pemakai dan sesama rekan kerja :

• 1. Kemampuan berkomunikasi dengan efektif dan bisa mempengaruhi orang lain. Mampu memberikan presentasi dengan jelas, komunikasi tertulis, dengan ejaan struktur dan isi yang jelas. Berkomunikasi dengan interaktif dan mampu memberikan pandangan dari beragam perspektif.


• 2. Kemampuan mendengar. Mampu mendengar dan mendiskusikan pendapat  orang lain dari beragam sudut pandang dan bisa mendapatkan ide dari pendapat orang lain. Serta mampu memberikan komentar yang konstruktif.


• 3. Kemampuan memberikan umpan balik yang baik beragam situasi yang dihadapi orang lain.


• 4. Kemampuan merespon mengatasi konflik dengan memberikan respon yang tepat dalam beragam situasi. Bisa memberikan alasan bila tidak setuju terhadap sesuatu, memahami posisi dan kepentingan dalam sebuah konflik dan bisa menghasilkan win-win solutions


• 5. Kemampuan menggunakan mekanisme komunikasi formal dan informal dalam menjaga hubungan baik dengan sesama staf maupun pemakai perpustakaan seperti membuat focus group discussion, quesioner dan analisa komplain.


• 6. Mampu membangun tim dan memotivasi orang lain, seperti menghargai kontribusi individu


• 7. kemampuan untuk belajar mandiri (self learning skill)


• 8. Kemampuan berinisiatif tanpa harus di suruh (self initiation)


• 9. Kemampuan untuk bekerja sama dalam tim


• 10. Cerdas dan mampu melakukan sesuatu terfokus


• 11. Memiliki jiwa entrepreneurship

c) Skill Teknologi Informasi
Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi Informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI yang diperlukan :
1. Desain dan Manajemen database
2. Data warehousing
3. Penerbitan elektronik
4. Pengelolaan Hardware
5. Arsitektur informasi
6. Sumber informasi elektronik
7. Integrasi Informasi
8. Desain intranet dan ekstranet
9. Aplikasi perangkat lunak
10. Pemrograman
11. Alur kerja
12. Text processing
13. Metadata
14. Perangkat lunak untuk manajemen informasi (information management tools)

d) Skill Manajemen
1. Administrasi. Mampu membuat system administrasi yang baik bagi berbagai kegiatan yang (akan) dilakukan
2. Memahami proses kegiatan sebuah perpustakaan dan kegiatan lain yang terkait.
3. Manajemen Perubahan. Mampu mengatur berbagai kemungkinan yang bisa timbul dari suatu perubahan.
4. melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait.
5. Kepemimpinan. Mempunyai karakter kepemimpinan yang menonjol
6. Pengukuran. Mampu melakukan pengukuran terhadap kinerja dan dampaknya terhadap layanan perpustakaan.
7. Manajemen sumberdaya manusia
8. Manajemen proyek. Mampu memimpin dan mengatur sebuah proyek.
9. Relationship Management. Mampu menjaga hubungan baik dengan sesama pustakawan dan pemakai.
10. Team Building. Mampu membangun tim kerja yang kompak dan bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.
11. Manajemen Waktu
12. Pelatihan dan pengembangan. Mampu menganalisis skill yang dibutuhkan dan memberikan pelatihan yang diperlukan.
13. Mampu melakukan perencanaan-perencanaan strategis dan implementasinya.

Daftar Pustaka
Abel, Angela; Oxbrow Nigel. Competing With Knowledge: The Informasition Professional in the Kowledge Management, London: Library Association Publishing, 2001

Eriyanto. Analisis Framing. Yogyakarta: LkiS, 2002
Pendit, Putu Laxman. ?Makna Informasi: Lanjutan dari Sebuah Perdebatan? Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan, Jakarta: Kesaint Blanc, 1992

Powell, Mike. Information Management for Development Organizations. Oxford : Oxfam BG, 2003
Rosenfelde, Louis; Peter Morville. Information Architecture for the World Wide Web, Cambridge: O?reilly, 2002

Sudarsono, Blasius. Pendekatan Untuk Memahami Kepustakawanan. Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan. Jakarta : Kesaint Blanc, 1992

Wicaksono, Hendro. Segmentasi Psikografis Pemakai Perpustakaan X. Makalah Seminar. Pra Skripsi. Tidak diterbitkan, 1996

Wurman, Richard Saul. Information Anxiety 2, Indiana, Que, 2001

Zultanawar. Pustakawan dan Penelitian di Bidang Perpustakaan. Kepustakawanan Indonesia : Potensi dan Tantangan, Jakarta, Kesaint Blanc, 1992

Implementasi Teknologi Informasi Sebagai Usaha Peningkatan Mutu Layanan Perpustakaan.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 6 No. 2 - Desember 2004

Abstrak

Peranan teknologi informasi di perpustakaan pada saat ini sangat dibutuhkan. Kehadiran teknologi informasi menyebabkan  pengelolaan informasi oleh pekerja di bidang informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat. Perpustakaan merupakan salah satu institusi yang bergerak dalam bidang pengelolaan informasi sangat memerlukan teknologi informasi.

Dengan adanya teknologi informasi dapat membantu pustakawan untuk mengerjakan tugas-tugas kepustakawanan secara lebih professional, dan memberikan dampak yang positif bagi perpustakaan yaitu dapat bermanfaat dan mendukung tugas-tugas perpustakaan.

Pada umumnya perpustakaan berbasis teknologi informasi terdiri atas beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras : server, modem, scanner, harddisk dll.
2. Perangkat lunak : database, indexing, internet, WB.
3. Sumber daya manusia (SDM) yang mempunyai keterampilan di bidang tehnologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.
4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik.

Implementasi tehnologi perpustakaan dapat mengubah citra perpustakaan dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan modern, dimana teknologi informasi akan menjadi pilar utama operasional perpustakaan, sehingga akhirnya kita mengenal istilah perpustakaan modern, seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library).

Pendahuluan

Ledakan informasi (information explosion) dapat menyebabkan terjadinya peningkatan kebutuhan akan layanan informasi yang merupakan hal yang harus ada bagi (sin que non) manusia. Dengan adanya informasi maka ketidakjelasan yang dapat teratasi. Dewasa ini, perkembangan informasi yang sangat cepat menuntut pengelolaan yang lebih optimal.

Berkenaan dengan hal tersebut, peranan teknologi informasi (TI) di perpustakaan sangat dirasakan. Kehadiran TI menyebabkan pengelolaan informasi (TI) oleh pekerja di bidang informasi akan menjadi lebih mudah dan cepat.

Pada dasarnya, teknologi informasi merupakan aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, penataan, simpan dan temu balik informasi, serta penyebaran informasi (American Library Association, 1983: 183) . Pengertian tersebut menekankan bahwa teknologi informasi merupakan kombinasi komputasi dan teknologi telekomunikasi berbasis mikro elektronik.

Teknologi informasi dapat mempengaruhi kegiatan suatu instansi. Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan biasa dengan proses penyelesaian yang lebih cepat dan tepat seperti kegiatan rutin perpustakaan.

Di samping itu, teknologi informasi dimanfaatkan untuk mempermudah proses penyimpanan informasi dan mendorong terjadinya perubahan style institusi. Pola hidup seperti ini diharapkan dapat mendorong terjadinya masyarakat informasi (information society), yaitu masyarakat yang menganggap informasi merupakan kebutuhan utama.

Perpustakaan merupakan salah satu institusi yang bergerak di bidang pengelolaan informasi sangat memerlukan teknologi informasi. Dengan adanya teknologi tersebut dapat membantu pustakawan untuk mengerjakan tugas-tugas kepustakawanan secara lebih professional. Pada saat ini, teknologi informasi yang paling banyak dikenal di perpustakaan adalah teknologi komputer.

Manfaat komputer sangat besar dalam pelaksanaan otomasi perpustakaan, yaitu pemanfaatan perangkat komputer dan teknologi lain secara terpadu (integrated) pada berbagai aktivitas perpustakaan seperti penelusuran informasi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, sirkulasi dan administrasi.

Perpustakaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan. Otomasi perpustakaan dapat dilakukan secara bertahap yaitu tingkat pra jaringan, tingkat jaringan local (LAN), tingkat jaringan luas (WAN) dan tingkat global atau internet (Purnomo, 1999: 8-9).

Perpustakaan hendaknya menerapkan teknologi informasi. Hal ini disebabkan adanya peningkatan dan keragaman pekerjaa perpustakaan, kesulitan dana, keragaman kebutuhan pengguna perpustakaan, ketatnya persaingan layanan di bidang informasi, dan trend menuju masyarakat informasi. Semua kendala tersebut dapat diatasi dengan implementasi teknologi informasi di perpustakaan secara optimal.

Dari uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa teknologi informasi memberikan dampak yang positif bagi perpustakaan yaitu dapat bermanfaat dan mendukung tugas-tugas perpustakaan. Namun demikian kehadiran TI dapat juga menjadi hambatan bagi pustakawan karena pengguna potensial mempunyai anggapan bahwa kebutuhan informasi dapat terpenuhi melalui penyediaan layanan  teknologi yang dimiliki di rumah atau di kantor lain tanpa harus ke perpustakaan. Untuk itu perpustakaan harus cermat menerapkan prinsip-prinsip optimalisasi pelayanan informasi.

Persepsi Teknologi Informasi dan Perkembangannya di Indonesia

Pentingnya teknologi informasi sudah disadari sejak tahun 1980 (Devargas, 1993: 1).  Kecenderungan tersebut ditandai dengan hadirnya personal computer (PC) yang awalnya dimanfaatkan untuk kegiatan tulis-menulis, penghitungan atau sejenisnya.

Pada saat sekarang manfaat PC terlihat juga pada komunikasi informasi berbasis TI seperti resource sharing, searching di internet dan sebagainya. Sebelumnya komunikasi informasi dilakukan secara atap muka, penyuluhan dan sejenisnya, namun dengan adanya perkembangan TI yang semakin maju maka komunikasi informasi dapat dilakukan melalui media eletronik (radio. Televisi), media cetak (Koran. Publikasi lainnya) dan media maya (virtual media) seperti Koran online, internet dan sejenisnya.

Perkembangan tersebut menunjukkan bahwa terjadinya gerakan inovasi teknologi yang begitu cepat. Inovasi teknologi tersebut cenderung mengarah kepada pengabungan beberapa teknologi dans sering dikenal dengan proses "konvergensi teknologi" yang terdiri dari telekomunikasi, komputer dan broadcast (communication, computing, content) atau sering disebut dengan istilah telematika (telekomunikasi=media-informatika).

Pada awalnya, teknologi informasi dipersepsikan dengan berbagai hal seperti alat yang besar dan mahal, bentuknya canggih atau modern (elit) dan sejenisnya. Namun dengan sosialisasi dan promosi yang gencar maka persepsi masyarakat terhadapa teknologi informasi semakin jelas.

Masyarakat mulai dari anak-anak sampai orang tua sudah mengenal dan menggunakan alat-alat berbasis TI seperti handphone, mobile remote, TV kabel, internet dan sebagainya. Gejala seperti menunjukkan adanya kesadaran masyarakat akan pentingnya TI dalam berbagai aspek kehidupan. Masyarakat diharapkan agar memilih dan memanfaatkan TI pada hal-hal positif.

Walaupun teknologi informasi telah berkembang pesat, namun perkembangannya di Indonesia masih belum sepesat di negara-negara maju. Data dari Paul Kinberly dalam Siregar (2004:3) menunjukkan beberapa indicator teknologi informasi di Indonesia yaitu :

• 2 juta pengguna internet (20 juta tahun 2010)


• 30-40 ISP aktif dari 140 yangmemperoleh izin


• 5,55 juta line telephone (3% jumlah penduduk)


• 1,8 juta telepon bergerak


• 2.500.000 komputer personel (PC)


• 187.000 wartel

Notodiprojo (2004:3) memberikan perbandingan penggunaan teknologi informasi di beberapa negara termasuk di Indonesia seperti dalam table berikut :
Digital Devide di Indonesia

Kondisi seperti di atas sangat erat kaitannya dengan kesiapan masyarakat Indonesia dalam menerima teknologi informasi. Di Samping itu, kebijakan pemerintah dalam pengembangan teknologi informasi di Indonesia seperti pembangunan infrastruktur dan kualitas TI masih belum merata sangat mempengaruhi kondisi itu.

Perpustakaan Bebasis Teknologi Informasi

Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu :

1. Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.


2. Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya


3. Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai ketrampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.


4. Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik

Walaupun spesifikasi alat yang dibutuhkan oleh perpustakaan seperti tersebut, namun dalam implementasinya tidak harus memerlukan keseluruhan alat di atas, mengingat dana yang di alokasikan perpustakaan masih minim. Untuk itu dalam pengembangan teknologi informasi di perpustakaan dapat melalui beberapa tahap yaitu komputerisasi perpustakaan, pengembangan koleksi elektronik, penyediaan sarana dari sumber internet dan koperasi dengan organisasi perpustakaan local dan luar negeri (Siregar, 2004:5)

Implementasi teknologi informasi di perpustakaan dapat mengubah citra perpustakaan. Dahulu kita sering mengenal istilah "perpustakaan adalah tempat buangan", "pustakawan adalah hanya seorang penjaga rak saja", dan sejenisnya, namun dengan adanya teknologi tersebut citra perpustakaan jadi berubah, dalam hal ini, kondisi perpustakaan dulu (tradisional) lambat laun berubah menjadi perpustakaan modern, dimana teknologi informasi menjadi pilar utama operasional perpustakaan, sehingga akhirnya kita mengenal istilah perpustakaan modern seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library).

Perpustakaan digital (digital library) memfokuskan pada penyediaan layanan bahan pustaka full text berformat digital dan bahan multi media berbasis web atau CD sedangkan cyber mengacu kepada kehidupan maya dalam jaringan komunikasi global. Dari semua istilah tersebut di atas dapat dikatakan bahwa teknologi informasi merupakan tulang punggung (backbone) bagi perpustakaan modern.

Beberapa manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :

• Melalui teknologi informasi, akses menjadi sangat mudah, cepat dan tidak mengenal batas jarak dan waktu


• Akses content menuju on-line


• Adanya perubahan pola dan paradigma pengelolaan perpustakaan yang selalu menekankan pada efisiensi dan kecepatan pelayanan


• Adanya koleksi elektronik seperti CD-ROM, E-Journal dan sejenisnya,


• Adanya sarana barcode, maka peminjaman koleksi secara fisik akan dapat di proses dengan cepat.


• Koleksi fisik lebih terjamin karena adanya sensor elektronik

Menurut Henderson (1992) dalam Sulistyo (1998:3) manfaat teknologi informasi.
Bagi pemakai perpustakaan adalah (1) menyediakan akses yang cepat dan mudah (2) menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam bila TI dioperasikan selama 24 jam, (3) menyediakan akses pada informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber (4) menyediakan informasi yang lebih mutakhir (5) menyediakan data dari berbagai sumber.

Perpustakaan berbasis teknologi informasi sangat tergantung juga pada faktor pendukung seperti dukungan internal, alokasi anggaran, volunteer dan bantuan-bantuan dari pihak terkait. Untuk itu faktor pendukung harus dapat berperan secara optimal dalam implementasi teknologi informasi di perpustakaan.

Pustakawan dan Teknologi Informasi

Salah satu kendala dalam implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah mengenai sumber daya manusia (SDM) perpustakaan. Kondisi SMD perpustakaan di Indonesia pada umumnya adalah secara kulaitas dan kuantitas masih terbatas, tidak merata dan kurang adanya kreativitas dan keinginan untuk menekuni profesi secara mendalam.

Sementara itu, perpustakaan berbasis teknologi informasi menuntut SDM (pustakawan) yang memiliki keterampilan di bidang database, aplikasi perpustakaan, internet, jaringan serta pengelolaan komputer. Untuk menjaga kualitas SDM , maka pustakawan sebagai pengelola perpustakaan harus mempunyai persepsi dan meyakini bahwa TI merupakan bagian penting dalam pengelolaan perpustakaan.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, maka pemberian pendidikan dan pelatihan (Diklat) tentang teknologi informasi sangat perlu dilakukan. Tujuan pelatihan atau lokakarya implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah :

• Untuk memberikan informasi tentang pentingnya teknologi informasi bagi perpustakaan


• Untuk menyediakan akses informasi yang diperlukan bagi kegiatan pendidikan dan penelitian di perpustakaan.


• Untuk mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan.


• Untuk meningkatkan pelayanan dan fungsi tenaga perpustakaan

Dengan pemberian pelatihan atau lokakarya diharapkan staf perpustakaan mengenai teknologi informasi menjadi meningkat. Di samping itu, dengan adanya pelatihan atau lokakarya itu, minat para staf terhadap aplikasi teknologi informasi menjadi tinggi, serta adanya citra (image) pustakawan modern meningkat.

Peningkatan Mutu Layanan Perpustakaan Melalui Teknologi Informasi

Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan layanan yang diberikan kepada pemakai. Layanan perpustakaan sebenarnya merupakan suatu proses aktivitas yang mencakup perencanaan, implementasi dan monitoring. Efektifitas layanan harus diukur dalam konteks sejahu mana layanan dapat memuaskan pemakainya bukan sekedar seberapa banyak yang dapat di raih (Bawden, 1990 : 49). Pada umumnya, pemakai akan merasa puas jika kebutuhan informasinya terpenuhi (Wilard, 1983 : 41).

Layanan perpustakaan akan semakin bermutu jika tingkat keterpakaian koleksi dan kepuasan pemakai semakin meningkat. Oleh karena itu, agar mutu layanan perpustakaan meningkat, maka pengelola perpustakaan harus dapat merespon kebutuhan pemakai.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, maka perpustakaan sangat perlu mengimplementasikan TI secara terpadu (integrated) pada berbagai aktifitas perpustakaan untuk mencapai layanan prima. Berbagai kegiatan yang dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan antara lain pengelolaan koleksi, pengolahan data perpustakaan, seleksi dan akuisisi, system sirkulasi dan informasi serta kajian pemakai disamping katalog berbasis web, penelusuran bahan pustaka (OPAC) statistik dan sebagainya.

Sasaran teknologi informasi dalam meningkatkan mutu layanan adalah akses yang mudah, cepat dan akurat melalui jaringan telekomunikasi (LAN, WAN, Internet) baik internal maupun eksternal (pemakai). Di samping itu penyediaan jaringan dari sumber elektronik berupa teknologi digital bagi pemakai akan mempercepat terbentuknya masyarakat informasi.

Menurut Siregar (2004 : 6), isu-isu managemen teknologi informasi yang penting dalam peningkatan mutu layanan perpustakaan adalah skill telemanaging koleksi, hindari  kepemilikan data sendiri, kemitraan, lisensi, intellectual property dan pengembangan system. Ke semua isu manajemen tersebut hendaknya dijadikan pedoman untuk pengembangan TI perpustakaan.

Penutup

1. Kesamaan perpsepsi dan pandangan antar pengelola perpustakaan dan pihak terkait seperti pimpinan institusi, pemerhati dan pengguna perpustakaan tentang teknologi informasi sangat perlu dilakukan, karena pemahaman tersebut dapat mendorong kita semua untuk memacu diri aktif sebagai pelaku dalam perkembangan teknologi informasi perpustakaan.

2. Untuk mewujudkan masyarakat yang haus akan informasi atau yang sering dikenal dengan masyarakat informasi (information society), maka evolusi teknologi informasi pasti akan terus terjadi, untuk itu persiapan dan adaptasi diri sangat penting dilakukan agar kita tidak menjadi "gagap teknologi".